Як ділитися папками та співпрацювати за допомогою Google Диска
Google Диск чудово підходить для співпраці з колегами над проектом. Він пропонує точно налаштований контроль над тим, хто може переглядати ваші файли та що вони можуть з ними робити. Співробітники можуть пропонувати зміни, писати коментарі та багато іншого.
Як додати співавторів до документа Google Диска
За допомогою Google Диска ви можете додати співавторів для перегляду або редагування документів. Ось як:
відчинено Google Диск, а потім відкрийте файл, яким хочете поділитися.
-
Виберіть Поділіться (він розташований у верхньому правому куті документа).
Введіть електронні адреси людей, яких ви хочете додати як співавторів.
-
Виберіть Редагувати стрілку спадного меню та виберіть, чи можуть співавтори редагувати, коментувати або переглядати документ.
-
Натисніть Налаштування (значок шестірні), щоб додати обмеження спільного доступу.
-
Перевірте Редактори можуть змінювати дозволи та ділитися щоб дозволити вашим співробітникам ділитися документом з іншими. Перевірте Глядачі та коментатори можуть побачити опцію завантаження, друку та копіювання
надати глядачам і коментаторам ці можливості.
-
Виберіть Готово закрити.
Щоб відстежувати зміни співавторів, виділіть діапазон тексту, клацніть правою кнопкою миші та виберіть Показати редагування. Ви побачите список редакторів та їх змін разом із мітками часу.
Як поділитися папкою на Google Диску
Спільний доступ до всієї папки зі співавторами схожий на спільний доступ до одного документа. Виберіть папку, до якої потрібно поділитися на Google Диску, потім відкрийте спадне меню та виберіть Поділіться, а потім виконайте наведені вище дії.
Коли ви надаєте спільний доступ до папки, кожен документ або файл, розміщений у цій папці, успадковує ті самі права спільного доступу. Це досить потужна спільна робота, але тепер і Google Docs також Google Диск, це ускладнюється. Бачите, кожен файл може існувати лише в одній папці, але люди, які мають спільні права редагування, можуть переміщувати файли.
Файли можуть існувати лише в одній папці
Якщо ви використовуєте програму Google Диск для настільних комп’ютерів, є спокуса перемістити спільний файл на Мій диск або іншу папку, щоб упорядкувати його або отримати доступ до нього в папці Google Диска на комп’ютері. Оскільки файл може існувати лише в одній папці, переміщення файлу зі спільної папки означає переміщення файлу зі спільної папки всіх інших. Переміщення спільної папки на Мій диск означає, що ви припините ділитися нею з усіма.
Якщо ви випадково перемістили файл зі спільної папки, перемістіть його назад, і все буде відновлено.
Якщо ви або хтось, з ким ви співпрацюєте, випадково перемістить спільну папку в іншу папку на My Їдьте, ви отримаєте попередження, і ви отримаєте повідомлення про те, що ви зробили, і пропонуючи вам можливість скасувати це. Якщо ви проігноруєте обидва попередження, вам доведеться знову надати спільний доступ до папки, щоб відновити налаштування. Якщо ви працюєте з організацією, переконайтеся, що всі знають ці правила і що ви надаєте доступ до документів людям, яким ви довіряєте дотримуватися цих правил.
Як задовольнити небажані запити на співпрацю
Ви також можете отримувати запити на співпрацю від людей за межами вашої організації. Ці небажані документи можуть просто дратувати, але вони також можуть бути спробою зібрати конфіденційну документацію. Ви не повинні відкривати будь-який невідомий документ або файл на Google Диску; замість цього ви можете заблокувати людину, яка надіслала його, клацнувши правою кнопкою миші назву файлу на головній сторінці Диска та вибравши Заблокувати [адреса електронної пошти]. Потім натисніть Блокувати знову у вікні підтвердження.