Закрити
Меню

Як використовувати сканер для організації

Що потрібно знати

  • Перед оцифруванням файлів створіть папки та підпапки, щоб упорядкувати файли.
  • Переконайтеся, що сканер або принтер підтримує програмне забезпечення оптичного розпізнавання символів (OCR) і чи встановлено програмне забезпечення для розпізнавання символів.
  • Процес відрізняється в залежності від того, чи хочете ви цього сканувати документ на Mac або сканувати документ у Windows.

Оцифровка паперових документів може допомогти в організації важливих документів. Цифрові файли, в т.ч PDFs, можна конвертувати у файли для пошуку за допомогою програмне забезпечення для оптичного розпізнавання символів (OCR). який зазвичай постачається в комплекті з принтером. Це означає, що ваша інформація не займає місця, і її легше знайти. Крім того, ви можете зберігати свої цифрові файли на CD або DVD, на флеш-накопичувачі, в онлайн-сховищі. Ось як упорядкувати відскановані документи.

Людина, яка використовує планшетний сканер
anyaberkut / Getty Images

Як використовувати сканер для організації

Ось кілька кроків, які ви можете зробити, щоб організувати свій бізнес або будинок за допомогою сканера. Для цього вам знадобиться сканер документів. Це не повинно бути дорогим або вишуканим. Якщо у вас його немає, почніть з цих

огляди фотосканерів і сканерів документів для кращих покупок.

Якщо вам не потрібен окремий сканер, то недорогий принтер все-в-одному зробить роботу.

  1. Перегляньте свої документи та вирішіть, що можна оцифрувати, а що безпечно викидати.

    Це, ймовірно, займе деякий час. За потреби працюйте невеликими кроками.

  2. Перед оцифруванням файлів створіть папки та підпапки для зберігання файлів. Подумайте про категорії, які вам потрібні, і створіть папку для кожної. Покладіть квитанції кредитної картки в одну папку, документи на страхування автомобіля в іншу. Рахунки за телефон, продуктові чеки, рахунки за ремонт будинку тощо можна помістити в окремі папки. У кожній папці створіть підпапки для кожного року (або місяця). Легше почати з організованої системи та додати нові документи до потрібного файлу, ніж змінювати порядок кожного разу, коли сканується нова квитанція.

    Щоб створити нову папку в Windows, клацніть правою кнопкою миші на робочому столі та виберіть Новий > Папка. Повторіть цей крок у новій папці, щоб створити підпапку. Щоб створити нову папку на Mac, виберіть Файл > Нова папка, або натисніть Зміна+Команда+Н.

  3. Переконайтеся, що сканер або принтер постачається з програмним забезпеченням оптичного розпізнавання символів (OCR). Це дозволяє сканувати документи у формат PDF та редагувати файли. Велика ймовірність, що на вашому комп’ютері з Windows встановлено пристойне програмне забезпечення для розпізнавання текстів.

    Якщо на вашому комп’ютері не встановлено програмне забезпечення для розпізнавання символів, популярними виборами є ABBYY FineReader та Adobe Acrobat Pro DC.

  4. Настав час сканувати документи. Як саме ви це робите, залежить від типу сканера та програмного забезпечення, яке ви використовуєте.

    У Lifewire є посібники для сканування документів Windows і Мак.

  5. Закінчивши оцифрування документів, слідкуйте за фізичними документами. Переконайтеся, що ви автоматично скануєте документи щоразу, коли отримуєте нові квитанції або документи. Інакше папери знову почнуть накопичуватися.