Способи впорядкувати документи Word

Якщо ви витрачаєте більше часу на пошуки Файли Microsoft Word ніж ви працюєте над своїми документами, скористайтеся перевагами організаційних можливостей Word і вашого комп’ютера.

Збережіть усі файли Word за допомогою мініатюр

Збереження файлів Word за допомогою a зображення або ескіз попереднього перегляду полегшує ідентифікацію потрібного вам документа, не відкриваючи його.

Щоб зберегти всі документи Word з попереднім переглядом або ескізом зображення:

1. У Microsoft Word відкрийте порожній або наявний документ, а потім перейдіть до Файл табл.

   

2. Виберіть Інформація.

   

3. Виберіть Властивості стрілку спадного меню та виберіть Додаткові властивості.

   

4. В Властивості діалоговому вікні, перейдіть до Резюме табл.

   

5. Виберіть Зберегти мініатюри для всіх документів Word прапорець.

   

6. Виберіть в порядку.

   

Оновити властивості документа Word

Якщо ви працюєте з кількома документами Word, які мають схожі назви та розташування, використовуйте документ Word властивості властивостей.

1. Відкрийте документ, до якого потрібно додати описові властивості, а потім перейдіть до Файл табл.

   

2. Виберіть Інформація.

   

3. Виберіть Властивості стрілку спадного меню та виберіть Додаткові властивості.

   

4. В Властивості діалоговому вікні, перейдіть до Резюме табл.

   

5. Введіть коментарі, ключові слова, категорії, назву та інформацію про тему, щоб допомогти вам розрізняти ваші файли.

   

6. Виберіть в порядку щоб застосувати зміни та закрити діалогове вікно. Коли прийде час шукати, Word зможе знайти саме те, що вам потрібно.

Створюйте папки на комп’ютері та використовуйте їх

Налаштуйте одну папку для документів Word і назвіть її так, як ви не забудете, наприклад MyWordDocs. Заповніть його папками, названими так, як вам зрозуміло, і використовуйте ці папки для збереження та сортування файлів Word. Наприклад, якщо ви створюєте щотижневі нотатки наради, створіть папку для цих нотаток і включайте в неї додаткові папки на місяці або роки.

Якщо у вас на вашому комп’ютері є документи Word за кілька років, і ви не маєте часу відкрити кожен і вирішити, зберігати його чи ні, створіть папку для кожного року та перемістіть документи до цих папок. Це хороший спосіб зберігати старі файли, доки у вас не буде часу, щоб упорядкувати файли у зручний для вас спосіб.

Використовуйте послідовну систему іменування файлів

Встановіть систему імен щоб швидко знайти потрібні файли. Існує багато способів назвати файли. Виберіть систему імен і використовуйте її послідовно.

Ось кілька пропозицій:

• Включіть тип документа в назву файлу, наприклад, контракт, оренда або інформаційний бюлетень. Таким чином, ви можете подивитися на ім’я файлу, щоб знайти файл.
• Почніть назву файлу з імені клієнта (або прізвища одержувача, якщо документи є літерами).
• Включіть дату в назву файлу.

Не поспішай

Якщо на жорсткому диску комп’ютера не вистачає місця, не вирішуйте свої організаційні завдання відразу. Розбийте роботу на частини, які можна керувати, і витрачайте на неї 15 хвилин на день.

Упорядковуючи файли Word на комп’ютері, помістіть кожен файл в одну з створених вами папок, створіть нову папку або видаліть файли, які вам більше не потрібні. Якщо ви не впевнені, що робити з файлом, помістіть його в папку під назвою HoldUntilDate і виберіть дату в майбутньому, якщо ви не відкрили папку до того часу, ви зможете її видалити.

Які б типи папок ви не створювали, помістіть їх у основну папку Word, щоб ви знали, де шукати.