Автоматичні папки – нова секретна зброя Dropbox

Dropbox буде автоматично організовувати ваші папки для вас, перейменування, переміщення та навіть переклад усього, що ви туди кинете.

Існує багато способів автоматизувати папки у вашому Dropbox — зрештою, це просто папка, повна файлів, але наявність вбудованого інструменту може дати кілька переваг з точки зору зручності, безпеки та надійність. І ви все одно можете використовувати всі ті сторонні інструменти, які вам подобаються. Отже, чому автоматизовані папки є такою чудовою ідеєю, і що вони можуть зробити для вас?

«[Автоматизовані папки] — це неймовірно простий спосіб керувати будь-яким великим проектом із кількома файлами та багатьма учасниками», Девон Фата, генеральний директор компанії веб-розробників Pixoul, повідомив Lifewire електронною поштою. «Створення хорошої системи організації, яка працює для всіх, – це постійна боротьба в будь-якому виді проектної роботи, і це може заощадити багато часу в цих сферах».

Кінець подачі документів

Папки часто бувають безладними. Ми скидаємо файли в папку, щоб очистити, скажімо, наші робочі столи, потім ми скидаємо деякі з цих файлів у підпапку, щоб очистити першу папку. Уявіть, якби ці файли могли організуватися самі собою.

Навіть ті з нас, хто тримає все в порядку, можуть отримати користь від автоматичної подачі документів. А з Dropbox це скоро стане легко. Вам потрібно лише один раз налаштувати правила автоматизації, а потім всю роботу виконає Dropbox.

Наприклад, ви можете створити правило, яке автоматично поміщає ваші файли в папки на основі дати. Перекиньте купу файлів у свій Dropbox, і він створить папки на січень, лютий тощо, і помістить у них ваші файли. Майбутні файли, додані до основної папки, будуть автоматично переміщені в ці підпапки. Він ідеально підходить, наприклад, для зберігання квитанцій про ваші податки.

Це добре і вже досить потужно, але так стає набагато краще. Dropbox також може автоматично перейменовувати файли та фотографії, можливо, на основі дати їх створення/зйомки. Він також може позначати ваші файли тегами і навіть конвертувати їх в інші формати. Наприклад, у вас може бути папка, яка перетворює будь-що в PDF-файл, або папка, яка автоматично розпаковує zip-файли.

Чудова частина полягає в тому, що ці дії ініціюються переміщенням файлів у папки, що можна зробити на будь-якому підключеному пристрої.

Альтернативи

Автоматизація папок Dropbox зрештою стане доступною для всіх, але наразі вона доступна лише для бізнес-клієнтів. Тим не менш, є багато ще більш потужних варіантів для автоматизації ваших папок Dropbox або будь-яких інших папок.

Є дві основні категорії для автоматизації папок. Один із них – це веб-сервіс Zapier або IFTTT (Якщо це, то те). Інший інструмент, який працює локально на вашому комп’ютері, як і відмінний Хейзел для Mac. Тоді є більше одноцільових послуг, як-от Cloud Convert, який буде відстежувати папку Dropbox і конвертувати все, що ви додаєте. Він потужний і простий у використанні.

Перевага веб-інструменту полягає в тому, що він може підключатися до інших веб-сервісів. IFTTT може робити якісь дикі речі. Наприклад, ви можете зробити так, щоб ваша розумна лампочка спалахувала червоним щоразу, коли тут на Lifewire News публікується нова стаття. Zapier пропонує ще глибші — хоча й набагато складніші для налаштування — автоматизації, які вникають у ваші Gmail, Slack, Twitter, Trello, і більше.

Недоліком цих онлайн-інструментів є те, що ваші особисті дані повинні залишити ваш комп’ютер, щоб вони могли робити свою справу. З іншого боку, велика частина цих даних і так уже десь у хмарі.

Місцеві

Якщо ви хочете серйозно підійти до автоматизації свого комп’ютера, є багато інструментів. На Mac і iOS ви можете використовувати вбудовану програму «Ярлики», яка постачається з галереєю готових засобів автоматизації. Деякі з них також працюють з Dropbox.

Для автоматизації папок спробуйте Hazel. Це відстежує папки на наявність нових файлів і діє на них.

Одне правило Хейзел, яке я використовую, дивиться на моєму робочому столі для зображень. Він змінює розміри скріншотів до 2000 пікселів у ширину, тому я можу використовувати їх для онлайн-статей, подібних до цієї. Інше правило бере зображення webp і перетворює їх у JPG. У мене також є правило, яке копіює пісні в програму, раніше відому як iTunes.

Hazel пропонує власний набір вбудованих дій, але ви також можете використовувати його для запуску ярликів, AppleScripts, дій Automator і навіть писати власні сценарії мовою програмування на ваш вибір. Ця модульність робить його надзвичайно легким для початку, але також безмежним у його потенціалі. І, звичайно, він може діяти в будь-якій папці у вашому Dropbox.

Нова вбудована автоматизація Dropbox виглядає чудово та охоплює основи, але, сподіваємося, вона також викличе інтерес до більш потужних засобів автоматизації. Бо який сенс комп’ютера, якщо він не може вирішувати всю напружену роботу за вас?