วิธีใช้เครื่องสแกนเพื่อจัดระเบียบ

แปลงเอกสารกระดาษเป็นดิจิทัล สามารถช่วยในการจัดระเบียบเอกสารสำคัญของคุณ ไฟล์ดิจิทัล รวมถึง ไฟล์ PDFs สามารถแปลงเป็นไฟล์ที่ค้นหาได้โดยใช้ ซอฟต์แวร์การรู้จำอักขระด้วยแสง (OCR) ที่มักจะมาพร้อมกับเครื่องพิมพ์ ซึ่งหมายความว่าข้อมูลของคุณไม่กินเนื้อที่ และง่ายต่อการค้นหา นอกจากนี้ คุณยังสามารถบันทึกไฟล์ดิจิทัลของคุณบนซีดีหรือดีวีดี บนแฟลชไดรฟ์ ในที่จัดเก็บออนไลน์ ต่อไปนี้คือวิธีการจัดระเบียบเอกสารที่สแกนของคุณ

วิธีใช้เครื่องสแกนเพื่อจัดระเบียบ

ต่อไปนี้คือขั้นตอนบางส่วนที่คุณสามารถทำได้เพื่อจัดระเบียบธุรกิจหรือที่บ้านโดยใช้เครื่องสแกน คุณจะต้องใช้เครื่องสแกนเอกสารจึงจะใช้งานได้ ไม่จำเป็นต้องมีราคาแพงหรือหรูหรา หากคุณยังไม่มี เริ่มด้วยสิ่งเหล่านี้ รีวิวเครื่องสแกนภาพและเครื่องสแกนเอกสาร สำหรับการซื้อที่ดีที่สุด

1. ตรวจสอบเอกสารของคุณและตัดสินใจว่าอะไรที่คุณสามารถแปลงเป็นดิจิทัลและสิ่งที่คุณจะโยนได้อย่างปลอดภัย

   อาจต้องใช้เวลาสักระยะ ทำงานทีละน้อยถ้าจำเป็น

2. ก่อนแปลงไฟล์ของคุณให้เป็นดิจิทัล ให้สร้างโฟลเดอร์และโฟลเดอร์ย่อยเพื่อจัดเก็บไฟล์ นึกถึงหมวดหมู่ที่คุณต้องการ แล้วตั้งค่าโฟลเดอร์สำหรับแต่ละหมวดหมู่ ใส่ใบเสร็จบัตรเครดิตไว้ในโฟลเดอร์หนึ่ง เอกสารประกันรถในอีกโฟลเดอร์หนึ่ง บิลค่าโทรศัพท์ ใบเสร็จของชำ บิลค่าซ่อมบ้าน และอื่นๆ สามารถใส่ในโฟลเดอร์แยกต่างหากได้ ภายในแต่ละโฟลเดอร์ ให้สร้างโฟลเดอร์ย่อยสำหรับแต่ละปี (หรือเดือน) การเริ่มต้นระบบที่เป็นระเบียบและเพิ่มเอกสารใหม่ลงในไฟล์นั้นง่ายกว่าการจัดเรียงระบบทุกครั้งที่สแกนใบเสร็จใหม่

   ในการสร้างโฟลเดอร์ใหม่ใน Windows ให้คลิกขวาที่เดสก์ท็อปแล้วเลือก ใหม่ > โฟลเดอร์. ทำซ้ำขั้นตอนนี้ขณะอยู่ในโฟลเดอร์ใหม่เพื่อสร้างโฟลเดอร์ย่อย ในการสร้างโฟลเดอร์ใหม่ใน Mac ให้เลือก ไฟล์ > แฟ้มใหม่, หรือกด กะ+สั่งการ+NS.

3. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าสแกนเนอร์หรือเครื่องพิมพ์มาพร้อมกับซอฟต์แวร์ Optical Character Recognition (OCR) ช่วยให้คุณสแกนเอกสารในรูปแบบ PDF และแก้ไขไฟล์ได้ มีโอกาสดีที่จะติดตั้งซอฟต์แวร์ OCR ที่เหมาะสมบนคอมพิวเตอร์ Windows ของคุณ

   หากไม่ได้ติดตั้งซอฟต์แวร์ OCR บนคอมพิวเตอร์ของคุณ ABBYY FineReader และ Adobe Acrobat Pro DC เป็นตัวเลือกยอดนิยม

4. ได้เวลาสแกนเอกสารของคุณแล้ว วิธีที่คุณทำเช่นนี้ขึ้นอยู่กับประเภทของเครื่องสแกนและซอฟต์แวร์ที่คุณใช้

   Lifewire มีคู่มือสำหรับสแกนเอกสารที่ Windows และ Mac.

5. เมื่อคุณแปลงเอกสารเป็นดิจิทัลเสร็จแล้ว ให้คอยดูแลเอกสารทางกายภาพ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณสแกนเอกสารโดยอัตโนมัติทุกครั้งที่ได้รับใบเสร็จหรือเอกสารใหม่ มิฉะนั้นกระดาษจะเริ่มกองอีกครั้ง