วิธีจัดระเบียบเอกสาร Word ของคุณ

หากคุณใช้เวลามากขึ้นในการค้นหา ไฟล์ Microsoft Word มากกว่าที่คุณทำงานบนเอกสารของคุณ ใช้ประโยชน์จากคุณลักษณะขององค์กร Word และคอมพิวเตอร์ของคุณมีให้

บันทึกไฟล์ Word ทั้งหมดด้วยภาพขนาดย่อ

การบันทึกไฟล์ Word ด้วย a ภาพตัวอย่างหรือภาพขนาดย่อ ทำให้ระบุเอกสารที่คุณต้องการได้ง่ายขึ้นโดยไม่ต้องเปิด

ในการบันทึกเอกสาร Word ทั้งหมดด้วยภาพตัวอย่างหรือภาพขนาดย่อ:

1. ใน Microsoft Word ให้เปิดเอกสารเปล่าหรือเอกสารที่มีอยู่ จากนั้นไปที่ ไฟล์ แท็บ

   

2. เลือก ข้อมูล.

   

3. เลือก คุณสมบัติ ลูกศรแบบเลื่อนลงและเลือก คุณสมบัติขั้นสูง.

   

4. ใน คุณสมบัติ กล่องโต้ตอบ ไปที่ สรุป แท็บ

   

5. เลือก บันทึกภาพขนาดย่อสำหรับเอกสาร Word ทั้งหมด กล่องกาเครื่องหมาย

   

6. เลือก ตกลง.

   

อัปเดตคุณสมบัติของเอกสาร Word

หากคุณทำงานกับเอกสาร Word หลายฉบับที่มีชื่อและตำแหน่งที่ตั้งเหมือนกัน ให้ใช้เอกสาร Word คุณสมบัติ คุณสมบัติ.

1. เปิดเอกสารที่คุณต้องการเพิ่มคุณสมบัติคำอธิบาย จากนั้นไปที่ ไฟล์ แท็บ

   

2. เลือก ข้อมูล.

   

3. เลือก คุณสมบัติ ลูกศรแบบเลื่อนลงและเลือก คุณสมบัติขั้นสูง.

   

4. ใน คุณสมบัติ กล่องโต้ตอบ ไปที่ สรุป แท็บ

   

5. ป้อนความคิดเห็น คำหลัก หมวดหมู่ ชื่อเรื่อง และข้อมูลหัวเรื่องเพื่อช่วยให้คุณแยกแยะไฟล์ของคุณ

   

6. เลือก ตกลง เพื่อใช้การเปลี่ยนแปลงและปิดกล่องโต้ตอบ เมื่อถึงเวลาต้องค้นหา Word สามารถค้นหาสิ่งที่คุณต้องการได้อย่างแท้จริง

สร้างโฟลเดอร์บนคอมพิวเตอร์ของคุณและใช้งาน

ตั้งค่าหนึ่งโฟลเดอร์สำหรับเอกสาร Word ของคุณและตั้งชื่อให้กับสิ่งที่คุณจะไม่มีวันลืม เช่น MyWordDocs. เติมข้อมูลด้วยโฟลเดอร์ที่มีชื่อในลักษณะที่เหมาะกับคุณ และใช้โฟลเดอร์เหล่านี้เพื่อบันทึกและจัดเรียงไฟล์ Word ของคุณ ตัวอย่างเช่น หากคุณจัดทำบันทึกการประชุมรายสัปดาห์ ให้สร้างโฟลเดอร์สำหรับบันทึกย่อเหล่านั้นและรวมโฟลเดอร์เพิ่มเติมไว้ภายในเป็นเวลาหลายเดือนหรือหลายปี

ถ้าคุณมีเอกสาร Word หลายปีในคอมพิวเตอร์ของคุณ และไม่มีเวลาเปิดแต่ละเอกสารและตัดสินใจว่าจะเก็บไว้หรือไม่ ให้สร้างโฟลเดอร์สำหรับแต่ละปีและย้ายเอกสารไปยังโฟลเดอร์เหล่านั้น นี่เป็นวิธีที่ดีในการจัดเก็บไฟล์ที่เก่ากว่าจนกว่าคุณจะมีเวลาจัดระเบียบไฟล์ในลักษณะที่เหมาะกับคุณ

ใช้ระบบการตั้งชื่อไฟล์ที่สอดคล้องกัน

วางระบบการตั้งชื่อ เพื่อค้นหาไฟล์ที่คุณต้องการอย่างรวดเร็ว มีหลายวิธีในการตั้งชื่อไฟล์ของคุณ เลือกระบบการตั้งชื่อและใช้งานอย่างสม่ำเสมอ

นี่คือคำแนะนำบางประการ:

• รวมประเภทของเอกสารในชื่อไฟล์ เช่น สัญญา สัญญาเช่า หรือจดหมายข่าว ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถดูชื่อไฟล์เพื่อค้นหาไฟล์ได้
• ขึ้นต้นชื่อไฟล์ด้วยชื่อลูกค้า (หรือนามสกุลของผู้รับหากเอกสารเป็นตัวอักษร)
• รวมวันที่ในชื่อไฟล์

ใช้เวลาของคุณ

หากฮาร์ดไดรฟ์ของคอมพิวเตอร์มีพื้นที่เก็บข้อมูลเหลือน้อย อย่าจัดการงานในองค์กรของคุณทั้งหมดในคราวเดียว แบ่งงานออกเป็นชิ้น ๆ ที่จัดการได้และใช้เวลา 15 นาทีต่อวันในการทำงานกับมัน

ในขณะที่คุณจัดระเบียบไฟล์ Word บนคอมพิวเตอร์ของคุณ ให้ใส่แต่ละไฟล์ในโฟลเดอร์ที่คุณสร้าง สร้างโฟลเดอร์ใหม่ หรือลบไฟล์ที่คุณไม่ต้องการอีกต่อไป หากคุณไม่แน่ใจว่าจะทำอย่างไรกับไฟล์ ให้ใส่ไว้ในโฟลเดอร์ชื่อ HoldUntilDate และเลือกวันที่ในอนาคตที่หากคุณยังไม่ได้เปิดโฟลเดอร์ในตอนนั้น คุณจะรู้สึกสบายใจที่จะลบทิ้ง

ไม่ว่าคุณจะสร้างโฟลเดอร์ประเภทใด ให้ใส่โฟลเดอร์เหล่านี้ในโฟลเดอร์ Word หลักของคุณ แล้วคุณจะรู้ว่าต้องดูที่ใด