วิธีตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติใน Outlook

บทความนี้อธิบายวิธีสร้างข้อความตอบกลับเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานสำหรับ Outlook 2019, 2016, 2013; Outlook for Microsoft 365 และ Outlook.com ขึ้นอยู่กับประเภทของบัญชีที่คุณใช้ นอกจากนี้ยังอธิบายวิธีการตรวจสอบว่าคุณมีบัญชี Exchange หรือไม่

วิธีตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติใน Outlook

การตอบกลับอัตโนมัติเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานใน Outlook ทำให้แน่ใจได้ว่าในขณะที่คุณไม่อยู่ ผู้คนจะรู้ว่าคุณกำลัง ไม่พร้อมใช้งานเมื่อคุณจะกลับมาและสิ่งที่พวกเขาควรทำหากพวกเขามีปัญหาที่ต้องทันที ความสนใจ.

การตั้งค่าสำหรับการตอบกลับเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานใน Outlook จะแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับว่าบัญชีอีเมลของคุณอยู่บนเซิร์ฟเวอร์ Microsoft Exchange หรือเป็น IMAP หรือ โผล่ บัญชีอีเมล (เช่น บริการอีเมลทั่วไป เช่น Gmail, Yahoo Mail และอื่นๆ)

จะบอกได้อย่างไรว่าคุณมีบัญชีแลกเปลี่ยน

หากคุณไม่แน่ใจว่าคุณกำลังใช้ Outlook กับบัญชี Exchange หรือไม่ ให้ดูในแถบสถานะที่ด้านล่างของหน้าต่าง Outlook หากคุณกำลังใช้บัญชี Exchange คุณจะเห็นเชื่อมต่อกับ: Microsoft Exchange ในแถบสถานะ

สร้างเทมเพลตอีเมลตอบกลับอัตโนมัติของคุณ

หากต้องการตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติใน Outlook สำหรับบัญชีอีเมล IMAP หรือ POP (สำหรับ Exchange โปรดดูเพิ่มเติมด้านล่าง) ให้ใช้ฟีเจอร์กฎของ Outlook เริ่มโดย การสร้างเทมเพลตอีเมล สำหรับอีเมลตอบกลับอัตโนมัติที่จะส่งถึงผู้รับในขณะที่คุณไม่อยู่

1. เลือก อีเมลใหม่.

   

2. ใส่ เรื่อง สำหรับอีเมลและข้อความที่บอกผู้รับว่าคุณไม่ว่าง

   แจ้งให้ผู้รับทราบเมื่อพวกเขาสามารถคาดหวังการตอบกลับส่วนตัวจากคุณ และรับทราบข้อมูลที่คุณเปิดเผยในการตอบกลับอัตโนมัติของคุณมากน้อยเพียงใด เนื่องจาก การเปิดเผยข้อมูลมากเกินไปอาจก่อให้เกิดความเสี่ยงได้.

3. เมื่อคุณเขียนข้อความตอบกลับอัตโนมัติเสร็จแล้ว ให้เลือก ไฟล์.

   

4. เลือก บันทึกเป็น.

   

5. เลือก บันทึกเป็นประเภท ลูกศรแบบเลื่อนลงและเลือก เทมเพลต Outlook.

   

6. Outlook ใช้หัวเรื่องของเทมเพลตโดยค่าเริ่มต้นเป็นชื่อใน ชื่อไฟล์ กล่องข้อความ. เปลี่ยนสิ่งนี้เป็นอะไรก็ได้ที่คุณชอบที่ช่วยให้คุณรู้ว่าเป็นไฟล์เทมเพลตอีเมลเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานของคุณ

7. เลือก บันทึก.

   

8. ปิดหน้าต่างข้อความ

สร้างกฎการตอบกลับอัตโนมัติเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงาน

ขั้นตอนต่อไปสำหรับบัญชีอีเมล IMAP หรือ POP คือการตั้งค่ากฎ Outlook กฎนี้จะส่งการตอบกลับโดยใช้เทมเพลตที่คุณสร้างในส่วนก่อนหน้า

1. เลือก ไฟล์ > ข้อมูล.

   

2. เลือก จัดการกฎและการแจ้งเตือน.

   

3. เลือก กฎอีเมล แท็บ

   

4. ภายใต้ ใช้การเปลี่ยนแปลงกับโฟลเดอร์นี้เลือกบัญชีอีเมลที่คุณกำลังสร้างการตอบกลับอัตโนมัติ

   คุณจะมีตัวเลือกในการใช้กฎใหม่กับทุกบัญชีในขั้นตอนต่อไป

5. เลือก กฎใหม่.

   

6. ใน เริ่มจากกฎที่ว่างเปล่า ส่วน เลือก ใช้กฎกับข้อความที่ฉันได้รับ.

   

7. เลือก ต่อไป.

8. ภายใต้ ขั้นตอนที่ 1: เลือกเงื่อนไข, เลือก ที่ชื่อของฉันอยู่ในกล่องถึง ช่องทำเครื่องหมาย

   กฎการตอบกลับอัตโนมัติจะตอบกลับอีเมลขาเข้าทั้งหมด ถ้าคุณล้างกล่องกาเครื่องหมายเงื่อนไขทั้งหมด

   

9. เลือก ต่อไป.

10. ภายใต้ ขั้นตอนที่ 1: เลือกการดำเนินการ, เลือก ตอบกลับโดยใช้เทมเพลตเฉพาะ ช่องทำเครื่องหมาย

    

11. ภายใต้ ขั้นตอนที่ 2: แก้ไขคำอธิบายกฎ (คลิกค่าที่ขีดเส้นใต้),เลือก แม่แบบเฉพาะ ลิงค์

    

12. เลือก มองเข้าไป ลูกศรแบบเลื่อนลง จากนั้นเลือก เทมเพลตผู้ใช้ในระบบไฟล์.

    

13. เน้นเทมเพลตที่คุณสร้างขึ้น

    

14. เลือก เปิด.

15. ใน ตัวช่วยสร้างกฎ กล่องโต้ตอบ เลือก ต่อไป.

16. ภายใต้ ขั้นตอนที่ 1: เลือกข้อยกเว้น, เลือก เว้นแต่จะเป็นการตอบกลับอัตโนมัติ ช่องทำเครื่องหมาย

    

17. เลือก ต่อไป.

18. ภายใต้ ขั้นตอนที่ 1: ระบุชื่อสำหรับกฎนี้ให้พิมพ์ชื่อกฎการตอบกลับอัตโนมัติของคุณ

19. ภายใต้ ขั้นตอนที่ 2: ตั้งค่าตัวเลือกกฎ, เลือก เปิดกฎนี้ ช่องทำเครื่องหมายหากคุณต้องการเปิดใช้งานการตอบกลับอัตโนมัติ หากคุณไม่ต้องการให้การตอบกลับอัตโนมัติทำงานอยู่ในขณะนี้ ให้ล้างกล่องกาเครื่องหมาย

    หากคุณมีบัญชีอีเมลหลายบัญชีที่คุณต้องการใช้การตอบกลับอัตโนมัตินี้ ให้เลือก สร้างกฎนี้ในทุกบัญชี ช่องทำเครื่องหมาย

20. เลือก เสร็จสิ้น.

21. ใน กฎและการแจ้งเตือน กล่องโต้ตอบ เลือก ตกลง.

วิธีเปิดใช้งานและปิดใช้งานการตอบกลับอัตโนมัติสำหรับบัญชีอีเมล IMAP และ POP

สำหรับบัญชีอีเมล IMAP และ POP ให้เปิดใช้งานการตอบกลับอัตโนมัติทุกครั้งที่คุณต้องการ ไปที่ ไฟล์ > จัดการกฎและการแจ้งเตือน > กฎอีเมล,เลือกช่องทำเครื่องหมายถัดจากกฎการตอบกลับอัตโนมัติของคุณ จากนั้นเลือก ตกลง.

หากต้องการปิดใช้งานการตอบกลับ ให้ล้างกล่องกาเครื่องหมาย แล้วเลือก ตกลง.

การตอบกลับอัตโนมัติสำหรับบัญชี Microsoft Exchange

หากบัญชีอีเมลของคุณเป็นบัญชี Microsoft Exchange (คุณสามารถ ตั้งค่าบัญชี Outlook.com เป็นบัญชี Exchange ใน Outlook) คุณสามารถตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานได้โดยตรงบนเซิร์ฟเวอร์ ทำตามขั้นตอนเหล่านี้สำหรับ Outlook 2019, 2016 และ Outlook for Microsoft 365

1. เลือก ไฟล์ > ข้อมูล.

2. เลือก ตอบกลับอัตโนมัติ.

   

3. เลือก ส่งการตอบกลับอัตโนมัติ. เขียนข้อความตอบกลับอัตโนมัติในกล่องข้อความ

   หากต้องการปิดใช้งานการตอบกลับอัตโนมัติ ให้ไปที่ ตอบกลับอัตโนมัติ กล่องโต้ตอบ และเลือก อย่าส่งการตอบกลับอัตโนมัติ. การตอบกลับอัตโนมัติจะไม่ถูกส่งอีกต่อไป

4. ทางเลือก, NSและกรอบเวลาที่คุณต้องการให้การตอบกลับอัตโนมัติทำงาน เลือก ส่งในช่วงเวลานี้เท่านั้น ช่องทำเครื่องหมาย จากนั้นตั้งค่า เวลาเริ่มต้น และ เวลาสิ้นสุด. เฉพาะข้อความที่ได้รับในช่วงนี้เท่านั้นที่ได้รับการตอบกลับอัตโนมัติ

5. หากคุณทำงานภายในบริษัทหรือองค์กร คุณอาจมีตัวเลือกเพิ่มเติมสำหรับการตอบกลับอัตโนมัติของคุณ:

   • ภายในองค์กรของฉัน: ข้อความนี้ถูกส่งไปยังข้อความที่ได้รับจากบุคคลอื่นภายในบริษัทหรือองค์กรเดียวกันกับคุณ
   • ภายนอกองค์กรของฉัน: ข้อความจะถูกส่งไปยังบุคคลภายนอกองค์กรของคุณ เลือก ตอบกลับอัตโนมัติไปยังบุคคลภายนอกองค์กรของฉัน ช่องทำเครื่องหมาย

   มี ความเสี่ยงด้านความปลอดภัยที่เกี่ยวข้อง ด้วยการตอบกลับอัตโนมัติ

6. เลือก ตกลง.

เครื่องมือตอบกลับอัตโนมัติของ Outlook และ Add-In

แทนที่จะตั้งกฎใน Outlook ด้วยตนเอง ให้ใช้ add-in like Mail Responder สำหรับ Outlook หรือเครื่องมืออย่าง อีเมลตอบกลับ (FreeBusy) หรือ ตัวจัดการการตอบกลับอัตโนมัติ. เครื่องมือเหล่านี้ฉลาดในการส่งเฉพาะการตอบกลับเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานเท่านั้น

เพื่อรักษาการตอบกลับเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานไว้ส่วนกลางบนเซิร์ฟเวอร์ Exchange (รวมถึงเทมเพลตที่มีฟิลด์ที่ผสานกับ Active Directory) ให้ลอง Symprex Out-of-Office Manager.

วิธีเปิดการตอบกลับอัตโนมัติใน Outlook.com

การเปิดใช้งานการตอบกลับอัตโนมัติบน Outlook.com เป็นกระบวนการง่ายๆ ฟีเจอร์นี้ไม่มีตัวเลือกมากมายเท่ากับซอฟต์แวร์ Outlook แต่ใช้งานง่าย

1. บนหน้าจดหมาย Outlook.com ให้เลือก การตั้งค่า > ดูการตั้งค่า Outlook ทั้งหมด.

   

2. เลือก จดหมาย > ตอบกลับอัตโนมัติ.

   

3. เปิด เปิดการตอบกลับอัตโนมัติ สลับ

   หากต้องการปิดการตอบกลับอัตโนมัติ ให้ปิด ตอบกลับอัตโนมัติเมื่อ สลับ

   

4. ไม่จำเป็น: เลือก ส่งการตอบกลับในช่วงเวลาหนึ่งเท่านั้น ช่องทำเครื่องหมาย ระบุ เวลาเริ่มต้น และ เวลาสิ้นสุด. การตอบกลับอัตโนมัติจะถูกส่งเฉพาะในช่วงเวลานี้

5. ป้อนข้อความที่คุณต้องการส่งในขณะที่เปิดใช้งานการตอบกลับอัตโนมัติ

   

6. หรือเลือก ส่งการตอบกลับไปยังผู้ติดต่อเท่านั้น กล่องกาเครื่องหมายเพื่อส่งการตอบกลับอัตโนมัติไปยังเฉพาะบุคคลและที่อยู่อีเมลในที่ติดต่อ Outlook.com ของคุณ

7. เลือก บันทึก.