สร้างและใช้เทมเพลตอีเมลใน Outlook

เมื่อคุณส่งอีเมลที่คล้ายกันมากบ่อยๆ ให้บันทึกข้อความใดข้อความหนึ่งเหล่านี้เป็นเทมเพลตข้อความก่อนใน Outlook จากนั้น แทนที่จะสร้างอีเมลตั้งแต่เริ่มต้น ให้เริ่มด้วยเทมเพลตและปรับแต่งให้เหมาะกับผู้รับอีเมลของคุณ คุณจะประหยัดเวลาและมีประสิทธิภาพมากขึ้นในงานอีเมลของคุณ

สร้างเทมเพลตอีเมล (สำหรับข้อความใหม่) ใน Outlook

ในการบันทึกข้อความเป็นเทมเพลตใน Outlook:

1. สร้างข้อความอีเมลใหม่ เลือก บ้าน > อีเมลใหม่, หรือกด Ctrl+N.

   

2. ป้อน Subject ถ้าคุณต้องการใช้สำหรับเทมเพลตข้อความของคุณ

   

   คุณสามารถบันทึกเทมเพลตอีเมลโดยไม่มีหัวเรื่องเริ่มต้นใน Outlook

3. ป้อนข้อความ รูปภาพ และองค์ประกอบอื่นๆ ที่คุณต้องการให้ปรากฏในเทมเพลตข้อความอีเมล

   

   ลบลายเซ็นถ้าคุณ ตั้งค่า Outlook เพื่อเพิ่มลายเซ็น โดยอัตโนมัติเมื่อคุณสร้างข้อความใหม่

4. เมื่อคุณตั้งค่าเทมเพลตอีเมลแล้ว ให้เลือก ไฟล์ > บันทึกเป็น. ใน Outlook 2007 ให้เลือก สำนักงานปุ่ม > บันทึกเป็น.

   

5. ป้อนชื่อไฟล์

6. เลือก บันทึกเป็นประเภท ลูกศรแบบเลื่อนลง จากนั้นเลือก เทมเพลต Outlook (*.oft). ใน Outlook 2007 ให้เลือก บันทึกเป็นประเภท ลูกศรแบบเลื่อนลง จากนั้นเลือก เทมเพลต Outlook.

   

7. เลือก บันทึก.

8. ปิดอีเมลต้นฉบับ

เขียนอีเมลโดยใช้เทมเพลตใน Outlook

ในการเขียนข้อความใหม่ (ดูด้านล่างสำหรับการตอบกลับ) โดยใช้เทมเพลตข้อความใน Outlook:

1. เลือก บ้าน แท็บ จากนั้นเลือก ของใหม่ > รายการเพิ่มเติม > เลือกแบบฟอร์ม. ใน Outlook 2007 ให้เลือก เครื่องมือ > แบบฟอร์ม > เลือกแบบฟอร์ม.

   

2. ใน เลือกแบบฟอร์ม กล่องโต้ตอบ เลือก มองเข้าไป ลูกศรแบบเลื่อนลง จากนั้นเลือก เทมเพลตผู้ใช้ในระบบไฟล์.

   

3. เลือกเทมเพลตที่คุณต้องการใช้

   

4. เลือก เปิด.

สร้างเทมเพลตอีเมลอย่างง่ายสำหรับการตอบกลับด่วนใน Outlook

ในการตั้งค่าเทมเพลตสำหรับการตอบกลับใน Outlook:

1. เลือก บ้าน แท็บ

2. ใน ขั้นตอนด่วน กลุ่ม เลือก สร้างใหม่.

   

3. ใน ชื่อ กล่องข้อความ ป้อนชื่อที่สื่อความหมายสำหรับเทมเพลตการตอบกลับ

   

4. เลือก เลือกการดำเนินการ ลูกศรแบบเลื่อนลง

   

5. ใน ตอบกลับ ส่วน เลือก ตอบกลับ.

   

   ในการตั้งค่าเทมเพลตอย่างง่ายสำหรับข้อความใหม่ที่มีผู้รับเริ่มต้น ให้เลือก ข้อความใหม่.

6. เลือก แสดงตัวเลือก.

   

7. ใน ข้อความ กล่องข้อความ ป้อนข้อความสำหรับการตอบกลับของคุณ รวมลายเซ็นด้วย

8. เลือก ความสำคัญ ลูกศรแบบเลื่อนลงและเลือก ปกติ เพื่อให้การตอบกลับของคุณมีความสำคัญตามปกติโดยไม่คำนึงถึงระดับของข้อความต้นฉบับ

   

9. หรือ เลือก ส่งอัตโนมัติหลังจากล่าช้า 1 นาที. ข้อความไปที่กล่องขาออกโดยอัตโนมัติและอยู่ในกล่องขาออกเป็นเวลา 1 นาที ในช่วงเวลานี้ ลบหรือทำ การแก้ไข.

   

10. หากต้องการเพิ่มการดำเนินการเพิ่มเติม ให้เลือก เพิ่มการกระทำ. ตัวอย่างเช่น เพิ่มการดำเนินการไปยัง ย้ายข้อความเดิม ไปยังโฟลเดอร์เก็บถาวรของคุณหรือเพิ่มการดำเนินการเพื่อจัดหมวดหมู่ด้วยสีเพื่อระบุข้อความที่ได้รับคำตอบสำเร็จรูป

    

11. ในการเพิ่มแป้นพิมพ์ลัดสำหรับการดำเนินการ ให้เลือก ปุ่มลัด ลูกศรแบบเลื่อนลง จากนั้นเลือกทางลัด

    

12. เลือก บันทึก. ใน Outlook 2019 ให้เลือก เสร็จสิ้น.

ตอบกลับอีเมลอย่างรวดเร็วโดยใช้เทมเพลตตอบกลับด่วนใน Outlook

ในการตอบกลับด้วยเทมเพลตขั้นตอนด่วนที่กำหนดไว้ล่วงหน้า:

1. เลือกข้อความที่คุณต้องการตอบกลับ เปิดข้อความในบานหน้าต่างการอ่านหรือในหน้าต่างแยกต่างหาก

2. หากข้อความปรากฏขึ้นในบานหน้าต่างการอ่าน ให้เลือก บ้าน แท็บ หากข้อความปรากฏในหน้าต่างแยกต่างหาก ให้เลือก ข้อความ แท็บ

   

3. ใน ขั้นตอนด่วน กลุ่ม เลือกขั้นตอนด่วนของเทมเพลตตอบกลับ หากคุณกำหนดแป้นพิมพ์ลัดสำหรับการดำเนินการ ให้กดแป้นแป้นพิมพ์ที่เกี่ยวข้อง

   

4. แก้ไขอีเมลตามต้องการ จากนั้นเลือก ส่ง.