โฟลเดอร์อัตโนมัติคืออาวุธลับใหม่ของ Dropbox

Dropbox จะ จัดระเบียบโฟลเดอร์ให้คุณโดยอัตโนมัติเปลี่ยนชื่อ ย้าย หรือแม้แต่แปลสิ่งที่คุณใส่ลงไป

มีหลายวิธีในการทำให้โฟลเดอร์ใน Dropbox ของคุณเป็นแบบอัตโนมัติ—เพราะเป็นเพียงแค่โฟลเดอร์ที่เต็มไปด้วย ไฟล์—แต่การมีเครื่องมือในตัวสามารถให้ข้อดีบางประการในแง่ของความสะดวก ความปลอดภัย และ ความน่าเชื่อถือ และคุณยังสามารถใช้เครื่องมือของบุคคลที่สามทั้งหมดที่คุณต้องการได้ เหตุใดโฟลเดอร์อัตโนมัติจึงเป็นแนวคิดที่ยอดเยี่ยม และพวกเขาสามารถทำอะไรให้คุณได้บ้าง

"[โฟลเดอร์อัตโนมัติเป็น] วิธีที่ง่ายอย่างเหลือเชื่อในการจัดการโครงการขนาดใหญ่ หลายไฟล์ และผู้ร่วมให้ข้อมูลหลายราย" Devon Fataซีอีโอของ Pixoul บริษัทพัฒนาเว็บกล่าวกับ Lifewire ทางอีเมล "การจัดตั้งระบบองค์กรที่ดีซึ่งใช้ได้กับทุกคนนั้นเป็นการต่อสู้ที่ต่อเนื่องกับงานตามโครงการทุกประเภท และอาจช่วยประหยัดเวลาได้มากในพื้นที่เหล่านั้น"

จุดสิ้นสุดของการยื่น

โฟลเดอร์มักจะเป็นระเบียบ เราดัมพ์ไฟล์ลงในโฟลเดอร์เพื่อล้างข้อมูล เช่น เดสก์ท็อปของเรา จากนั้นเราดัมพ์ไฟล์บางไฟล์ลงในโฟลเดอร์ย่อยเพื่อล้างข้อมูลในโฟลเดอร์แรก ลองนึกภาพว่าไฟล์เหล่านั้นสามารถจัดระเบียบตัวเองได้หรือไม่

แม้แต่พวกเราที่ไม่ยอมให้ทุกอย่างเป็นสัดส่วนก็สามารถได้รับประโยชน์จากการยื่นแบบอัตโนมัติ และด้วย Dropbox มันก็จะเป็นเรื่องง่าย คุณเพียงแค่ต้องตั้งค่ากฎการทำงานอัตโนมัติของคุณหนึ่งครั้ง จากนั้น Dropbox จะทำทุกอย่าง

ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้างกฎที่จะใส่ไฟล์ของคุณลงในโฟลเดอร์โดยอัตโนมัติตามวันที่ วางไฟล์หลายๆ ไฟล์ลงใน Dropbox ของคุณ จากนั้นระบบจะสร้างโฟลเดอร์สำหรับเดือนมกราคม กุมภาพันธ์ และอื่นๆ แล้วรวมไฟล์ของคุณไว้ในนั้น ไฟล์ในอนาคตที่เพิ่มลงในโฟลเดอร์หลักจะถูกย้ายไปยังโฟลเดอร์ย่อยเหล่านี้โดยอัตโนมัติ เหมาะอย่างยิ่งสำหรับเก็บใบเสร็จรับเงินสำหรับภาษีของคุณเป็นต้น

มันดีและค่อนข้างทรงพลังอยู่แล้ว แต่มัน ดีขึ้นมาก. Dropbox สามารถเปลี่ยนชื่อไฟล์และรูปภาพได้โดยอัตโนมัติเช่นกัน โดยอาจขึ้นอยู่กับวันที่สร้าง/ถ่าย นอกจากนี้ยังสามารถแท็กไฟล์ของคุณและแปลงเป็นรูปแบบอื่นได้อีกด้วย ตัวอย่างเช่น คุณอาจมีโฟลเดอร์ที่แปลงอะไรก็ได้เป็น PDF หรือไฟล์ที่แตกไฟล์ zip โดยอัตโนมัติ

ส่วนที่เรียบร้อยคือการกระทำเหล่านี้ถูกทริกเกอร์โดยการย้ายไฟล์ไปยังโฟลเดอร์ ซึ่งสามารถทำได้บนอุปกรณ์ที่เชื่อมต่อ

ทางเลือก

ในที่สุดระบบอัตโนมัติของโฟลเดอร์ Dropbox ก็พร้อมให้ใช้งานสำหรับทุกคน แต่ขณะนี้เปิดให้ใช้งานเฉพาะลูกค้าธุรกิจเท่านั้น ยังคงมีตัวเลือกที่มีประสิทธิภาพมากขึ้นอีกมากในการทำให้โฟลเดอร์ Dropbox ของคุณทำงานอัตโนมัติ—หรือโฟลเดอร์อื่นๆ

มีสองประเภทหลักสำหรับโฟลเดอร์อัตโนมัติ หนึ่งคือบริการบนเว็บเช่น Zapier หรือ IFTTT (ถ้าเป็นอย่างนี้ก็ว่าไป) อีกเครื่องมือหนึ่งคือเครื่องมือที่ทำงานในเครื่องคอมพิวเตอร์ของคุณ เช่น เครื่องมือที่ยอดเยี่ยม สีน้ำตาลแดงสำหรับ Mac. แล้วมีบริการแบบวัตถุประสงค์เดียวเพิ่มเติมเช่น แปลงเมฆซึ่งจะตรวจสอบโฟลเดอร์ Dropbox และแปลงทุกสิ่งที่คุณเพิ่ม มีประสิทธิภาพและใช้งานง่าย

ข้อดีของเครื่องมือบนเว็บคือสามารถเชื่อมต่อกับบริการเว็บอื่นๆ IFTTT สามารถทำบางสิ่งที่ดุร้ายได้ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถให้หลอดไฟอัจฉริยะของคุณกะพริบเป็นสีแดงทุกครั้งที่มีบทความใหม่โพสต์ที่นี่บน Lifewire News Zapier นำเสนอระบบอัตโนมัติที่ลึกซึ้งยิ่งขึ้น แม้ว่าจะซับซ้อนกว่ามากในการตั้งค่า—ระบบอัตโนมัติที่เจาะลึกเข้าไปใน Gmail, Slack, Twitter, Trello, และอื่น ๆ.

ข้อเสียของเครื่องมือออนไลน์เหล่านี้คือข้อมูลส่วนตัวของคุณต้องออกจากคอมพิวเตอร์เพื่อให้พวกเขาทำสิ่งต่างๆ ได้ ในทางกลับกัน ข้อมูลส่วนใหญ่นั้นอยู่ที่ไหนสักแห่งในคลาวด์อยู่แล้ว

ท้องถิ่น

หากคุณต้องการจริงจังกับการทำงานอัตโนมัติในคอมพิวเตอร์ของคุณ มีเครื่องมือมากมาย บน Mac และ iOS คุณสามารถใช้แอพคำสั่งลัดในตัว ซึ่งมาพร้อมกับแกลเลอรีการทำงานอัตโนมัติที่สร้างไว้ล่วงหน้า สิ่งเหล่านี้บางส่วนยังใช้งานได้กับ Dropbox

สำหรับการทำให้โฟลเดอร์อัตโนมัติ ลองใช้ Hazel สิ่งนี้จะตรวจสอบโฟลเดอร์สำหรับไฟล์ใหม่และดำเนินการกับไฟล์เหล่านั้น

กฎหนึ่งของเฮเซลที่ฉันใช้ดูเดสก์ท็อปของฉันสำหรับรูปภาพ มันปรับขนาดภาพหน้าจอให้กว้าง 2,000 พิกเซล ดังนั้นฉันจึงสามารถใช้สำหรับบทความออนไลน์แบบนี้ได้ กฎอีกข้อหนึ่งใช้ภาพ webp และเปลี่ยนเป็น JPG ฉันยังมีกฎที่คัดลอกเพลงลงในแอพที่รู้จักกันในชื่อ iTunes

Hazel นำเสนอชุดการทำงานในตัวของมันเอง แต่คุณยังสามารถใช้เพื่อเรียกใช้คำสั่งลัด, AppleScripts, Automator และแม้แต่เขียนสคริปต์ของคุณเองในภาษาการเขียนโปรแกรมที่คุณเลือก โมดูลาร์นี้ทำให้ง่ายต่อการเริ่มต้นแต่ยังไร้ขีดจำกัดในด้านศักยภาพ และแน่นอน มันสามารถทำงานกับโฟลเดอร์ใดก็ได้ใน Dropbox ของคุณ

ระบบอัตโนมัติในตัวใหม่ของ Dropbox ดูดีและครอบคลุมพื้นฐาน แต่หวังว่าจะจุดประกายความสนใจในระบบอัตโนมัติที่ทรงพลังยิ่งขึ้น เพราะคอมพิวเตอร์จะมีประโยชน์อะไรถ้าไม่สามารถดูแลงานยุ่งทั้งหมดให้คุณได้?