วิธีจัดการประวัติการแก้ไขใน Google เอกสาร

Google Docs ประวัติเวอร์ชันช่วยให้คุณควบคุมการเปลี่ยนแปลงที่ทำกับเอกสารที่แชร์ของคุณ นี่เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งเมื่อคุณ การทำงานร่วมกันในเอกสาร กับกลุ่มคน นี่คือทุกสิ่งที่คุณจำเป็นต้องรู้เพื่อจัดการ แก้ไข และเปลี่ยนกลับเป็นเวอร์ชันก่อนหน้าหากจำเป็นโดยใช้ประวัติการแก้ไขใน Google เอกสาร

วิธีเข้าถึงประวัติเวอร์ชัน Google เอกสาร

การเข้าถึงประวัติเวอร์ชันใน Google เอกสารเป็นเรื่องง่าย และมีสองวิธีที่จะทำได้

1. ขั้นแรก เปิดเอกสารที่คุณต้องการดูประวัติการแก้ไข

   ในทางเทคนิคแล้ว อาจเป็นเอกสารประเภทใดก็ได้ใน Google ไดรฟ์ รวมถึงเอกสาร แผ่น, หรือ สไลด์.

2. จากเมนูไฟล์ เลือก ประวัติเวอร์ชัน.

   

3. เลือก ดูประวัติเวอร์ชัน.

   

   ชื่อ

   หรือใช้แป้นพิมพ์ลัด Ctrl+Alt+Shift+H บนคอมพิวเตอร์ Windows หรือ Cmd+Option+Shift+H บนเครื่อง Mac

4. คุณจะเห็นประวัติของเอกสารที่แผงด้านขวา เลือก การดำเนินการมากขึ้น (สามจุด) จากนั้นเลือก กู้คืนเวอร์ชันนี้, ตั้งชื่อเวอร์ชันนี้, หรือ ทำสำเนา.

   

5. อีกวิธีในการเปิดประวัติเวอร์ชัน: เลือก แก้ไขล่าสุด ที่ด้านบนของหน้า

   

   อีกวิธีหนึ่งในการติดตามเวอร์ชันของเอกสารและการเปลี่ยนแปลงคือการใช้คุณลักษณะแสดงตัวแก้ไข ใน Google Doc ของคุณ ให้ไฮไลต์ช่วงของข้อความแล้วคลิกขวา จากนั้นเลือก แสดงบรรณาธิการ. คุณจะเห็นผู้ทำงานร่วมกันในเอกสาร การเปลี่ยนแปลงล่าสุด และการประทับเวลา

ทำงานกับประวัติการแก้ไขใน Google เอกสาร

เมื่อเปิดประวัติเวอร์ชันสำหรับเอกสารแล้ว คุณจะเห็นรายการเวอร์ชันที่บันทึกไว้ของเอกสาร ขึ้นอยู่กับจำนวนคนที่ทำงานร่วมกันในเอกสารและความถี่ที่ทำการเปลี่ยนแปลง รายการนั้นอาจยาวหรือสั้น และเว้นแต่ว่าคุณเคยเข้าถึงประวัติเวอร์ชันและทำการเปลี่ยนแปลงแล้ว แต่ละเวอร์ชันจะมีชื่อพร้อมการเปลี่ยนแปลงวันที่และเวลาในเอกสาร

ผู้ทำงานร่วมกันรหัสสี

สิ่งแรกที่คุณอาจสังเกตเห็นก็คือแต่ละคนที่ทำงานร่วมกันในเอกสารจะมีจุดสีเล็กๆ ข้างชื่อของพวกเขา Google กำหนดสีเหล่านี้ และเมื่อคุณคลิกเวอร์ชันของเอกสาร ตราบใดที่ แสดงการเปลี่ยนแปลง ที่ด้านล่างของรายการ ประวัติเวอร์ชัน ถูกเลือก การเปลี่ยนแปลงที่ทำขึ้นจะถูกเน้นด้วยสีที่สอดคล้องกับจุดที่อยู่ถัดจากชื่อของบุคคลที่ทำการเปลี่ยนแปลง

ตัวเลือกที่มีจำหน่าย

เมื่อคุณเลือกเวอร์ชันแล้ว เมนูสามจุดจะปรากฏขึ้นทางด้านขวาของชื่อเวอร์ชัน เมื่อคุณเลือกเมนูนั้น คุณจะพบสองตัวเลือก:

• ตั้งชื่อเวอร์ชันนี้: เลือกตัวเลือกนี้เพื่อเปิดชื่อเวอร์ชัน (ซึ่งจะแสดงเป็นวันที่และเวลาโดยค่าเริ่มต้น) สำหรับการแก้ไข จากนั้นคุณสามารถพิมพ์ชื่อที่คุณต้องการให้มีเวอร์ชันนั้นแล้วกด เข้า คีย์บนแป้นพิมพ์เพื่อยอมรับชื่อใหม่
• ทำสำเนา: ตัวเลือกนี้ช่วยให้คุณสร้างสำเนาใหม่ของเอกสารได้เช่นเดียวกับวันที่และเวลาของเวอร์ชันที่เลือก กล่องโต้ตอบจะเปิดขึ้นเพื่อให้คุณสามารถสร้างชื่อสำหรับเอกสารใหม่และเลือกตำแหน่งที่คุณต้องการจัดเก็บเอกสาร ถ้าคุณได้แชร์เอกสารของคุณ คุณจะมีตัวเลือกในการ แชร์กับคนๆเดียวกัน.

วิธีคืนค่า Google Doc เป็นเวอร์ชันก่อนหน้า

ถ้าเหตุผลของคุณในการค้นหาประวัติเวอร์ชันใน Google เอกสารคือการย้อนกลับเอกสารไปยังสถานะเดิมก่อนที่จะทำการเปลี่ยนแปลง คุณสามารถทำได้ในไม่กี่ขั้นตอน

1. จากภายในเอกสารที่เปิดอยู่ ให้ไปที่ ประวัติเวอร์ชัน โดยใช้คำแนะนำข้างต้น

2. เลือกเวอร์ชัน จากนั้นเลือก ตัวเลือกเพิ่มเติม (สามจุด).

   

3. เลือก กู้คืนเวอร์ชันนี้. หรือหากต้องการวิธีแก้ปัญหาอย่างรวดเร็ว ให้เลือก กู้คืนเวอร์ชันนี้ จากด้านบนของหน้า

   

4. คลิก คืนค่า เพื่อยืนยัน.

   

5. เอกสารของคุณจะได้รับการกู้คืน และคุณจะเห็นข้อความยืนยันในกล่องโต้ตอบป๊อปอัปสั้นๆ ที่ด้านบนของหน้าเมื่อการย้อนกลับเสร็จสมบูรณ์

   ถ้าคุณกู้คืนเอกสารเวอร์ชันก่อนหน้าแล้วเปลี่ยนใจ คุณสามารถย้อนกลับไปยังประวัติเวอร์ชันของคุณและกู้คืนเอกสารอีกครั้งเป็นเวอร์ชันที่ใหม่กว่า (หรือเวอร์ชันก่อนหน้า) ได้