Hur man använder en skanner för att bli organiserad

December 02, 2021
IDatorer, Bärbara Datorer Och Surfplattor Tillbehör Och Hårdvara

Vad du ska veta

Innan du digitaliserar dina filer, skapa mappar och undermappar för att organisera filerna.
Se till att skannern eller skrivaren stöder programvaran Optical Character Recognition (OCR) och att du har OCR-programvara installerad.
Processen är olika beroende på om du vill skanna ett dokument på Mac eller skanna ett dokument på Windows.

Digitalisera pappersdokument kan hjälpa dig att organisera ditt viktiga pappersarbete. Digitala filer, inklusive PDFs, kan konverteras till sökbara filer med hjälp av programvara för optisk teckenigenkänning (OCR). som vanligtvis följer med en skrivare. Det betyder att din information inte tar plats och att den är lättare att hitta. Du kan också spara dina digitala filer på CD eller DVD, på en flashenhet, i en onlinelagringsanläggning. Så här organiserar du dina skannade dokument.

Person som använder en flatbäddsskanner — anyaberkut / Getty Images

Hur man använder en skanner för att bli organiserad

Här är några steg du kan vidta för att organisera ditt företag eller hem med hjälp av en skanner. Du behöver en dokumentskanner för att få detta att fungera. Det behöver inte vara dyrt eller snyggt. Om du inte har en, börja med dessa

recensioner av fotoskannrar och dokumentskannrar för några bästa köp.

Om du inte vill ha en separat skanner, en billig allt-i-ett-skrivare kommer att göra jobbet.

Gå igenom dina papper och bestäm vad du kan digitalisera och vad du säkert kan slänga.

Detta kommer sannolikt att ta lite tid. Arbeta i små steg om det behövs.
Innan du digitaliserar dina filer, skapa mappar och undermappar för att lagra filerna. Tänk på vilka kategorier du behöver och skapa en mapp för varje. Lägg kreditkortskvitton i en mapp, bilförsäkringspapper i en annan. Telefonräkningar, livsmedelskvitton, hemreparationsräkningar och så vidare kan placeras i separata mappar. Inom varje mapp skapar du undermappar för varje år (eller månad). Det är lättare att börja med ett organiserat system och lägga till nytt pappersarbete i rätt fil än att ordna om systemet varje gång ett nytt kvitto skannas.

För att skapa en ny mapp i Windows, högerklicka på skrivbordet och välj Ny > Mapp. Upprepa detta steg när du är inne i den nya mappen för att skapa en undermapp. För att skapa en ny mapp i Mac, välj Fil > Ny mapp, eller tryck Flytta+Kommando+N.
Se till att skannern eller skrivaren levererades med programvaran Optical Character Recognition (OCR). Detta gör att du kan skanna dokument till PDF-format och redigera filerna. Det finns en god chans att anständig OCR-programvara är installerad på din Windows-dator.

Om OCR-programvara inte är installerad på din dator är ABBYY FineReader och Adobe Acrobat Pro DC populära val.
Det är dags att skanna dina dokument. Exakt hur du gör detta beror på vilken typ av skanner och programvara du använder.

Lifewire har guider för att skanna dokument på Windows och Mac.
När du är klar med att digitalisera dokument, håll koll på det fysiska pappersarbetet. Se till att du automatiskt skannar dokument varje gång du får nya kvitton eller pappersarbete. Annars kommer papperna att börja hopa sig igen.