För- och nackdelar med WebEx Online Meeting Tool

WebEx, tillverkad av Cisco Systems, är en av de mest använda mötesverktyg online över hela världen. Det är ett funktionsrikt verktyg som låter användare träffas över Internet medan de delar skärmar och pratar via en telefon eller via VoIP. Det är ett robust program som fungerar bra på Windows, Mac och även på smartphones och surfplattor, vilket ger deltagarna flexibiliteten att delta i möten från sin föredragna enhet.

WebEx i ett ögonkast

Det är inte konstigt att WebEx är ett av de mest använda onlinemötesverktygen som finns, eftersom det ger användarna tillräckligt med funktioner för att skapa ett onlinemöte som får deltagarna att känna att de är i företaget styrelserummet. Det fungerar bra på Windows och Mac och är ett utmärkt val för dem som gillar att delta i möten på språng från sina smartphones eller surfplattor.

Fördelar och nackdelar

Fördelar: WebEx har ett enkelt användargränssnitt, även om det är något mindre intuitivt än GoToMeetings. Användare kan enkelt dela sina skrivbord, såväl som dokument eller andra program på sin dator. Det är snabbt och enkelt att byta presentatör, skapa whiteboards och skicka tangentbords- och muskontroll, vilket ger en sömlös mötesupplevelse.

Nackdelar: Standardwebbläsaren som valts av WebEx är Internet Explorer, så om du föredrar att använda Firefox eller Chrome måste du ändra webbläsarinställningarna innan du klickar på en länk som delas via verktyget.

WebEx börjar på $49 i månaden för obegränsade möten med upp till 25 deltagare vardera (i skrivande stund). Detta är jämförbart med GoToMeeting, som för samma pris tillåter upp till 15 deltagare per möte. Användare har också möjlighet att betala per användning.

Skapa och gå med i ett möte

Att skapa ett möte med WebEx är enkelt, när den första installationsprocessen har gjorts och Meeting Center har laddats på värdens dator. WebEx är ett webbaserat mötesverktyg online, vilket innebär att inga nedladdningar behövs och allt som behövs för att fungera är en webbläsare som Firefox, Internet Explorer eller Chrome.

Värdar kan bjuda in deltagare via e-post, Snabbmeddelande eller till och med i en chatt. Inbjudan innehåller en länk som snabbt tar deltagarna direkt till mötet och instruerar dem att antingen ansluta via sin telefonlinje eller via VoIP. Avgiftsfria nummer tillhandahålls och det finns inringningsnummer för flera länder, så deltagare som arbetar utomlands behöver inte betala för internationella samtalsavgifter för att delta i mötet.

Dela presentationer och applikationer

Även om skärmdelning är en grundläggande funktion i de flesta onlinemötesverktyg, går WebEx längre genom att det ger värdarna en kontroll panel som låter dem chatta eller ta kontroll över mötet privat, eftersom den här panelen inte kan ses av några andra deltagare. Att avsluta skärmdelning är enkelt och görs med ett klick.

Användare som inte vill dela sin skärm men vill gå igenom en onlinemötespresentation har möjlighet att dela ett program som PowerPoint eller till och med bara en enda presentationsfil från deras dator. Filen eller applikationen kommer sedan att visas på mötesskärmen.

Applikationer kan ses och styras av deltagare på distans om detta tillåts av värden. Om du arbetar med en Excel kalkylark, till exempel kan du låta dina deltagare mata in sina egna uppgifter under mötet. WebEx har också en whiteboard-funktion som låter användare rita eller skriva på whiteboardtavlan som de skulle göra i ett möte ansikte mot ansikte.

Dela videor

WebEx kan upptäcka om en mötesdeltagare har en webbkamera, så om en deltagare bestämmer sig för att vara med i kameran behöver de bara klicka på kameraknappen på kontrollpanelen, så visas deras bild när de pratar. Detta, tillsammans med funktionen för livesamarbete, hjälper verkligen deltagarna att känna att de alla arbetar tillsammans i samma rum.

WebEx är ett av få onlinemötesverktyg som erbjuder den här kapaciteten, vilket gör det till ett viktigt verktyg att överväga om du tror att face-time-elementet är viktigt i onlinemöten.

Skriva anteckningar

WebEx har en praktisk funktion som låter mötesarrangören antingen tilldela en dedikerad anteckningstagare eller låta alla deltagare göra anteckningar direkt i programvaran, med sin anteckningsapplikation. När mötet är över kan anteckningarna sparas på varje anteckningstagares dator, vilket gör det mycket lättare att följa upp onlinemötet.

Anteckningar kan också delas med deltagarna under mötet, så det är lätt att återkomma till en punkt som har diskuterats eller en fråga som har ställts vid behov.

En mängd användbara verktyg

Som nämnts är WebEx ett funktionsrikt verktyg som gör att onlinemöten känns precis som ansikte mot ansikte. Mötesvärden kan till exempel skapa omröstningar och bestämma om deltagarna kan välja enstaka svar, flera svar eller till och med korta svar. Omröstningssvar kan sedan sparas på värdens dator för framtida analys. WebEx har även en chattfunktion, där deltagare kan chatta med varandra antingen offentligt eller privat, beroende på vilka chattbegränsningar värden har satt upp.

Värdar har fullständig kontroll över mötet, och de kan bestämma om deltagarna kan spara, skriva ut eller göra en anteckning på ett delat dokument. De kan också stänga av ljudet för alla deltagare vid inträde, eller till och med stänga av valda deltagare mitt i mötet. Dessutom kan värdar begränsa mötet när som helst, vilket kan bidra till att till exempel förhindra användare som försöker gå med i mötet sent från att störa det.

Sammantaget är WebEx ett utmärkt verktyg för dem som vill ha styrelsekänslan i sina distansmöten. Verktyget är fullt av användbara funktioner, som inte bara ger värdarna fullständig kontroll över sina möten utan också hjälper deltagarna att samarbeta i realtid.