Не можете да останете фокусирани на удаљеним састанцима? Ниси сам

Ако радите на даљину, постоји велика шанса да сте обављали више задатака током састанка у протеклој недељи - и једва да сте сами.

Нови папир који је објавио Мајкрософт ставља бројеве на проблем. Док је мултитаскинг био реткост на кратким, малим састанцима, порастао је на скоро универзални ниво на састанцима који су се вукли више од сат времена. Међутим, нису све лоше вести: рад, који се фокусирао на коришћење Мицрософт тимова, сугерише неколико начина на које би радници могли да побољшају свој фокус.

„ФоцусАссист за Виндовс је већ испоручен и могао би да буде од велике помоћи овде“, рекла је др Мери Червински, партнер истраживач и менаџер истраживања у Мицрософт-у, путем е-поште. „Заказивање времена фокуса преко Цортане је још једна доступна опција у Оутлоок-у.“

Шта треба да ради радник на даљину?

Мултитаскинг на састанцима се често сматра непристојним или контрапродуктивним, а новине су откриле да се то понекад показало тачним. Међутим, истраживачи тврде сложенију тачку. Није сваки мултитаскинг негативан, а алати се могу користити за вођење удаљених радника ка позитивним резултатима.

Учесници су детаљно описали предности позитивног мултитаскинга у анонимном дневнику. „Мање сам био фрустриран састанцима који ми нису били од велике користи“, рекао је један.

Други су рекли да цене избор да обрате велику пажњу када је то потребно, а затим да се фокусирају на друго место када није. Учесници су рекли да им је мултитаскинг помогао да пронађу информације, попут повезаних датотека или размене е-поште, релевантних за састанак.

Др Цзервински је рекао да удаљени радници који користе Мицрософт Теамс или Виндовс могу да се обрате Фоцус Ассист-у и Фокусирајте се на време да бисте уклонили сметње које нису релевантне за састанак и издвојите време за фокусирање на одређено задатака. Лист фаворизује било који алат који гура у страну спољне захтеве за пажњом радника док су на састанку.

Нове, боље функције на платформама за даљински рад могле би да иду још даље у подстицању позитивног мултитаскинга. У раду се предлаже „режим фокуса“ специфичан за састанак како би се помогао радницима да обављају више задатака на начине релевантне за састанак, као што је отварање е-поште или датотека у интерфејсу састанка уместо другог прозора или програма. Ово би подстакло позитивно мултитаскинг док би елиминисало сметње које се налазе у другим програмима.

Истраживачи такође предлажу побољшане алате дневног реда који омогућавају радницима да раније напусте састанке или да се придруже усред састанка ако су само делови састанка релевантни. Ово би могло да се бори против највећег непријатеља сваког распона пажње: дугих, досадних састанака.

Радници на даљину долазе на дуге састанке

Мултитаскинг није био нарочито уобичајен када су сви састанци били обједињени: око 30% састанака је укључивало вишезадаћност путем е-поште, а отприлике 24% је видело више задатака у датотекама.

Али то се променило са трајањем. Није изненађујуће да су састанци краћи од 20 минута показали неколико случајева мултитаскинга, али су се убрзали шокантном брзином као дрога за састанке.

Састанак у трајању од 20 до 40 минута био је скоро двоструко вероватније да ће учеснике натерати да траже друге посао, а 80-минутни маратон који је изазивао јецање имао је преко шест пута већу вероватноћу да ће радници бити ометени.

Величина састанка — као што је број људи који су присуствовали — такође је била кључна. Састанци један на један подстицали су најмање мултитаскинг, а трећа особа је једва променила резултат. Али упуштање у друге задатке постало је вероватно пошто се више лица појавило у видео позиву. Мултитаскинг је био двоструко вероватнији на састанку са 10 или више људи.

Један учесник је детаљно описао релевантну мотивацију. „На великим састанцима, попут градских већница, обично застанем и заправо слушам када се говори нешто занимљиво“, рекао је учесник. "Остало време, изгледа да се уопште не фокусирам на посао."

Подаци су укључивали још један слабији, али изненађујући резултат: заказани састанци су лоша вест. Заказани састанак је био око један и по пута вероватније да ће подстаћи мултитаскинг него ад хоц састанак. Од заказаних састанака, састанци који се понављају били су најплоднија основа за скретање пажње.

„Како су састанци на даљину заказани и структурирани значајно је повезано са тим када и у којој мери људи поделе своју пажњу“, закључује лист. Зато пре него што притиснете „пошаљи“ позивницу за састанак који траје сат времена, размислите о томе – осим ако не желите да дате колегама времена да обришу своје пријемно сандуче.