Близу
Мени

Како да користите скенер да бисте се организовали

Шта треба знати

  • Пре него што дигитализујете своје датотеке, направите фасцикле и потфасцикле да бисте организовали датотеке.
  • Уверите се да скенер или штампач подржава софтвер за оптичко препознавање знакова (ОЦР) и да имате инсталиран софтвер за ОЦР.
  • Процес се разликује у зависности од тога да ли желите скенирајте документ на Мац-у или скенирајте документ на Виндовс-у.

Дигитализација папирних докумената може помоћи приликом организовања ваше важне папирологије. Дигиталне датотеке, укључујући ПДФс, могу се конвертовати у датотеке које се могу претраживати помоћу софтвер за оптичко препознавање знакова (ОЦР). који обично долази са штампачем. То значи да ваше информације не заузимају простор и да их је лакше пронаћи. Такође, можете да сачувате своје дигиталне датотеке на ЦД-у или ДВД-у, на флеш диску, у онлајн складишту. Ево како да организујете скениране документе.

Особа која користи равни скенер
аниаберкут / Гетти Имагес

Како да користите скенер да бисте се организовали

Ево неколико корака које можете предузети да бисте организовали свој посао или дом помоћу скенера. Биће вам потребан скенер докумената да би ово функционисало. Не мора да буде скупо или отмено. Ако га немате, почните са овим

рецензије фото скенера и скенера докумената за неке најбоље куповине.

Ако не желите посебан скенер, јефтин све-у-једном штампач обавиће посао.

  1. Прегледајте своју папирологију и одлучите шта можете да дигитализујете, а шта можете безбедно да баците.

    Ово ће вероватно потрајати. Радите у малим корацима ако је потребно.

  2. Пре него што дигитализујете своје датотеке, направите фасцикле и потфасцикле за чување датотека. Размислите о категоријама које су вам потребне и поставите фасциклу за сваку. Ставите признанице о кредитној картици у једну фасциклу, папире о осигурању аутомобила у другу. Телефонски рачуни, рачуни за намирнице, рачуни за поправку куће и тако даље могу се ставити у засебне фасцикле. Унутар сваке фасцикле направите поддиректоријуме за сваку годину (или месец). Лакше је почети са организованим системом и додати нову папирологију у праву датотеку него преуређивати систем сваки пут када се скенира нова признаница.

    Да бисте креирали нову фасциклу у Виндовс-у, кликните десним тастером миша на радну површину и изаберите Нова > Фолдер. Поновите овај корак док сте унутар нове фасцикле да бисте креирали поддиректоријум. Да бисте креирали нову фасциклу на Мац-у, изаберите Филе > Нова фасцикла, или притисните Смена+Цомманд+Н.

  3. Уверите се да је скенер или штампач испоручен са софтвером за оптичко препознавање знакова (ОЦР). Ово вам омогућава да скенирате документе у ПДФ формат и уређујете датотеке. Постоји велика шанса да је пристојан ОЦР софтвер инсталиран на вашем Виндовс рачунару.

    Ако ОЦР софтвер није инсталиран на вашем рачунару, АББИИ ФинеРеадер и Адобе Ацробат Про ДЦ су популарни избори.

  4. Време је да скенирате своје документе. Како ћете то тачно урадити зависи од типа скенера и софтвера који користите.

    Лифевире има водиче за скенирање докумената Виндовс и Мац.

  5. Када завршите са дигитализацијом докумената, водите рачуна о физичкој папирологији. Уверите се да аутоматски скенирате документе сваки пут када добијете нове рачуне или папире. У супротном, папири ће поново почети да се гомилају.