Kako uporabljati skener za organizacijo
Kaj je treba vedeti
- Preden digitalizirate datoteke, ustvarite mape in podmape, da organizirate datoteke.
- Prepričajte se, da optični bralnik ali tiskalnik podpira programsko opremo za optično prepoznavanje znakov (OCR) in da imate nameščeno programsko opremo OCR.
- Postopek je drugačen, odvisno od tega, ali želite skeniranje dokumenta na Macu oz skeniranje dokumenta v sistemu Windows.
Digitalizacija papirnatih dokumentov lahko pomaga pri organizaciji vaše pomembne dokumentacije. Digitalne datoteke, vključno z PDFs, lahko pretvorite v datoteke, ki jih je mogoče iskati z uporabo programska oprema za optično prepoznavanje znakov (OCR). ki je običajno priložen tiskalniku. To pomeni, da vaši podatki ne zavzamejo prostora in jih je lažje najti. Prav tako lahko svoje digitalne datoteke shranite na CD ali DVD, na bliskovni pogon, v spletno shrambo. Tukaj je opisano, kako organizirati skenirane dokumente.
Kako uporabljati skener za organizacijo
Tukaj je nekaj korakov, ki jih lahko izvedete za organizacijo vašega podjetja ali doma s skenerjem. Za to boste potrebovali optični bralnik dokumentov. Ni nujno, da je drago ali elegantno. Če ga nimate, začnite s temi
Če ne želite ločenega skenerja, poceni tiskalnik vse v enem bo opravil delo.
-
Preglejte svojo dokumentacijo in se odločite, kaj lahko digitalizirate in kaj lahko varno vržete.
To bo verjetno trajalo nekaj časa. Po potrebi delajte v majhnih korakih.
-
Preden digitalizirate datoteke, ustvarite mape in podmape za shranjevanje datotek. Razmislite o kategorijah, ki jih potrebujete, in za vsako nastavite mapo. Potrdila o kreditnih karticah položite v eno mapo, papirje za zavarovanje avtomobila v drugo. Telefonske račune, račune za živila, račune za popravilo doma in tako naprej je mogoče shraniti v ločene mape. V vsaki mapi ustvarite podmape za vsako leto (ali mesec). Lažje je začeti z organiziranim sistemom in dodati novo dokumentacijo v pravo datoteko, kot pa preurediti sistem vsakič, ko se skenira nov račun.
Če želite ustvariti novo mapo v sistemu Windows, z desno tipko miške kliknite namizje in izberite Novo > mapa. Ponovite ta korak v novi mapi, da ustvarite podmapo. Če želite ustvariti novo mapo v Macu, izberite mapa > Nova mapaali pritisnite Shift+Ukaz+N.
-
Prepričajte se, da je optični bralnik ali tiskalnik opremljen s programsko opremo za optično prepoznavanje znakov (OCR). To vam omogoča skeniranje dokumentov v format PDF in urejanje datotek. Obstaja velika verjetnost, da je na vašem računalniku Windows nameščena dostojna programska oprema OCR.
Če programska oprema OCR ni nameščena v vašem računalniku, sta priljubljeni izbiri ABBYY FineReader in Adobe Acrobat Pro DC.
-
Čas je, da skenirate svoje dokumente. Kako natančno to storite, je odvisno od vrste optičnega bralnika in programske opreme, ki jo uporabljate.
Lifewire ima na voljo vodnike za skeniranje dokumentov Windows in Mac.
Ko končate z digitalizacijo dokumentov, pazite na fizično dokumentacijo. Poskrbite, da boste samodejno skenirali dokumente vsakič, ko prejmete nove račune ali dokumentacijo. V nasprotnem primeru se bodo papirji spet začeli kopičiti.