Načini, kako organizirati svoje Wordove dokumente

Če porabite več časa za iskanje datoteke Microsoft Word kot delate z dokumenti, izkoristite organizacijske funkcije, ki jih ponujata Word in vaš računalnik.

Shranite vse Wordove datoteke s sličicami

Shranjevanje Wordovih datotek z a predogled slike ali sličice olajša identifikacijo dokumenta, ki ga potrebujete, ne da bi ga odprli.

Če želite shraniti vse Wordove dokumente s predogledom ali sličico:

1. V programu Microsoft Word odprite prazen ali obstoječi dokument in pojdite na mapa zavihek.

   

2. Izberite Info.

   

3. Izberite Lastnosti spustno puščico in izberite Napredne lastnosti.

   

4. V Lastnosti pogovorno okno, pojdite na Povzetek zavihek.

   

5. Izberite Shrani sličice za vse Wordove dokumente potrditveno polje.

   

6. Izberite v redu.

   

Posodobite lastnosti Wordovega dokumenta

Če delate z več dokumenti Word, ki imajo podobna imena in lokacije, uporabite Wordov dokument lastnosti lastnosti.

1. Odprite dokument, ki mu želite dodati opisne lastnosti, nato pojdite na mapa zavihek.

   

2. Izberite Info.

   

3. Izberite Lastnosti spustno puščico in izberite Napredne lastnosti.

   

4. V Lastnosti pogovorno okno, pojdite na Povzetek zavihek.

   

5. Vnesite komentarje, ključne besede, kategorije, naslov in informacije o temi, da boste lažje razlikovali svoje datoteke.

   

6. Izberite v redu da uporabite spremembe in zaprete pogovorno okno. Ko pride čas za iskanje, lahko Word najde točno tisto, kar potrebujete.

Ustvarite mape v računalniku in jih uporabite

Nastavite eno mapo za svoje Wordove dokumente in ji poimenujte nekaj, česar ne boste pozabili, na primer MyWordDocs. Napolnite ga z mapami, poimenovanimi na način, ki vam je smiseln, in uporabite te mape za shranjevanje in razvrščanje datotek Word. Če na primer ustvarjate tedenske zapiske sestanka, naredite mapo za te zapiske in vključite dodatne mape vanjo za mesece ali leta.

Če imate v računalniku leta Wordove dokumente in nimate časa odpreti vsakega in se odločiti, ali ga boste obdržali ali ne, ustvarite mapo za vsako leto in premaknite dokumente v te mape. To je dober način za shranjevanje starejših datotek, dokler nimate časa, da jih organizirate na način, ki vam ustreza.

Uporabite dosleden sistem poimenovanja datotek

Vzpostavite sistem poimenovanja za hitro iskanje želenih datotek. Obstaja veliko načinov za poimenovanje datotek. Izberite sistem poimenovanja in ga dosledno uporabljajte.

Tukaj je nekaj predlogov:

• V ime datoteke vključite vrsto dokumenta, na primer pogodba, zakup ali glasilo. Na ta način si lahko ogledate ime datoteke in poiščete datoteko.
• Začnite ime datoteke z imenom stranke (ali priimkom prejemnika, če so dokumenti črke).
• V ime datoteke vključite datum.

Vzemi si čas

Če na trdem disku računalnika primanjkuje prostora za shranjevanje, se organizacijskih nalog ne lotite naenkrat. Delo razdelite na obvladljive dele in porabite 15 minut na dan za delo.

Ko organizirate Wordove datoteke v računalniku, vstavite vsako datoteko v eno od map, ki ste jih ustvarili, ustvarite novo mapo ali izbrišite datoteke, ki jih ne potrebujete več. Če niste prepričani, kaj storiti z datoteko, jo shranite v mapo z naslovom Zadrži do datuma in izberite datum v prihodnosti, da če do takrat še niste odprli mape, se boste počutili udobno, če jo boste izbrisali.

Ne glede na vrsto map, ki jih ustvarite, jih postavite v svojo glavno mapo Word, da boste vedeli, kje iskati.