Способы сохранить ваши документы Word организованными

Если вы потратите больше времени на поиск Файлы Microsoft Word чем вы работаете с документами, воспользуйтесь преимуществами организационных функций Word и вашего компьютера.

Сохранить все файлы Word с миниатюрами

Сохранение файлов Word с изображение для предварительного просмотра или миниатюра упрощает идентификацию нужного документа, не открывая его.

Чтобы сохранить все документы Word с изображением предварительного просмотра или эскиза:

1. В Microsoft Word откройте пустой или существующий документ, затем перейдите к Файл таб.

   

2. Выбирать Информация.

   

3. Выберите Характеристики стрелка раскрывающегося списка и выберите Дополнительные свойства.

   

4. в Характеристики диалоговом окне перейдите к Резюме таб.

   

5. Выберите Сохранить эскизы для всех документов Word флажок.

   

6. Выбирать Ok.

   

Обновить свойства документа Word

Если вы работаете с несколькими документами Word с похожими именами и расположениями, используйте документ Word. свойство свойства.

1. Откройте документ, к которому вы хотите добавить описательные свойства, затем перейдите к Файл таб.

   

2. Выбирать Информация.

   

3. Выберите Характеристики стрелка раскрывающегося списка и выберите Дополнительные свойства.

   

4. в Характеристики диалоговом окне перейдите к Резюме таб.

   

5. Введите комментарии, ключевые слова, категории, заголовок и информацию о теме, чтобы помочь вам различать файлы.

   

6. Выбирать Ok чтобы применить изменения и закрыть диалоговое окно. Когда приходит время выполнить поиск, Word может найти именно то, что вам нужно.

Создавайте папки на своем компьютере и используйте их

Создайте одну папку для своих документов Word и назовите ее так, как вы не забудете, например MyWordDocs. Заполните его папками, названными так, как вам удобно, и используйте эти папки для сохранения и сортировки файлов Word. Если вы, например, составляете еженедельные заметки о собраниях, создайте папку для этих заметок и включите в нее дополнительные папки на месяцы или годы.

Если у вас на компьютере есть документы Word, хранящиеся в течение многих лет, и у вас нет времени, чтобы открыть каждый из них и решить, сохранять или нет, создайте папку для каждого года и переместите документы в эти папки. Это хороший способ хранить старые файлы, пока у вас не будет времени систематизировать их так, как вам удобно.

Используйте согласованную систему именования файлов

Создайте систему именования чтобы быстро найти нужные файлы. Есть много способов дать вашим файлам имена. Выберите систему именования и используйте ее последовательно.

Вот несколько предложений:

• Включите тип документа в имя файла, например, контракт, аренда или информационный бюллетень. Таким образом, вы можете посмотреть имя файла, чтобы найти файл.
• Начните имя файла с имени клиента (или фамилии получателя, если документы представляют собой буквы).
• Включите дату в имя файла.

Не торопитесь

Если на жестком диске вашего компьютера мало места для хранения, не решайте все организационные задачи сразу. Разбейте работу на небольшие части и тратьте на нее 15 минут в день.

По мере упорядочивания файлов Word на компьютере помещайте каждый файл в одну из созданных вами папок, создавайте новую папку или удаляйте ненужные файлы. Если вы не знаете, что делать с файлом, поместите его в папку с названием HoldUntilDate и выберите дату в будущем, и если вы к тому времени еще не открыли папку, вам будет удобно ее удалить.

Какие бы типы папок вы ни создавали, поместите их в основную папку Word, чтобы вы знали, где искать.