Создание и использование шаблонов электронной почты в Outlook

Если вы часто отправляете очень похожие электронные письма, сначала сохраните одно из этих сообщений как шаблон сообщения в Outlook. Затем вместо того, чтобы создавать электронное письмо с нуля, начните с шаблона и настройте его, чтобы он соответствовал вашему получателю электронной почты. Вы сэкономите время и станете более эффективным в решении задач, связанных с электронной почтой.

Создайте шаблон электронной почты (для новых сообщений) в Outlook

Чтобы сохранить сообщение как шаблон в Outlook:

1. Создайте новое электронное сообщение. Выбирать Дом > Новый E-mail, или нажмите Ctrl + N.

   

2. Введите тему, если хотите использовать ее в шаблоне сообщения.

   

   Вы можете сохранить шаблон электронной почты без темы по умолчанию в Outlook.

3. Введите текст, изображения и другие элементы, которые должны появиться в шаблоне сообщения электронной почты.

   

   Удалите подписи, если вы настроить Outlook, чтобы добавить подпись автоматически при создании нового сообщения.

4. После того, как вы настроили свой шаблон электронной почты, выберите Файл > Сохранить как. В Outlook 2007 выберите ОфисКнопка > Сохранить как.

   

5. Введите имя файла.

6. Выберите Сохранить как тип стрелка раскрывающегося списка, затем выберите Шаблон Outlook (* .oft). В Outlook 2007 выберите Сохранить как тип стрелка раскрывающегося списка, затем выберите Шаблон Outlook.

   

7. Выбирать Сохранить.

8. Закройте исходное письмо.

Составьте электронное письмо с помощью шаблона в Outlook

Чтобы написать новое сообщение (ответы см. Ниже) с помощью шаблона сообщения в Outlook:

1. Выберите Дом вкладка, затем выберите Новые предметы > Больше предметов > Выбрать форму. В Outlook 2007 выберите Инструменты > Формы > Выбрать форму.

   

2. в Выбрать форму диалоговом окне выберите Смотреть в стрелка раскрывающегося списка, затем выберите Пользовательские шаблоны в файловой системе.

   

3. Выберите шаблон, который хотите использовать.

   

4. Выбирать Открытым.

Создайте простой шаблон электронной почты для быстрых ответов в Outlook

Чтобы настроить шаблон для ответов в Outlook:

1. Выберите Дом таб.

2. в Быстрые шаги группа, выберите Создайте новый.

   

3. в Имя текстовое поле, введите описательное имя для шаблона ответа.

   

4. Выберите Выберите действие стрелка раскрывающегося списка.

   

5. в Реагировать раздел, выберите Отвечать.

   

   Чтобы настроить простой шаблон для новых сообщений с получателем по умолчанию, выберите Новое сообщение.

6. Выбирать Показать параметры.

   

7. в Текст текстовое поле, введите сообщение для ответа. Включите подпись.

8. Выберите Важность стрелка раскрывающегося списка и выберите Обычный чтобы ваш ответ выходил с нормальной важностью независимо от уровня исходного сообщения.

   

9. При желании выберите Автоматически отправлять с задержкой в ​​1 минуту. Сообщение автоматически попадает в папку «Исходящие» и остается в папке «Исходящие» в течение 1 минуты. За это время вы можете удалить его или сделать редактирование.

   

10. Чтобы добавить дальнейшие действия, выберите Добавить действие. Например, добавить действие в переместить исходное сообщение в папку архива или добавьте действие, чтобы классифицировать его по цвету, чтобы идентифицировать сообщения, на которые был получен шаблонный ответ.

    

11. Чтобы добавить сочетание клавиш для действия, выберите Быстрая клавиша стрелку раскрывающегося списка, затем выберите ярлык.

    

12. Выбирать Сохранить. В Outlook 2019 выберите Заканчивать.

Быстрый ответ на электронное письмо с помощью шаблона быстрого ответа в Outlook

Чтобы отправить ответ с помощью заранее определенного шаблона Quick Step:

1. Выберите сообщение, на которое хотите ответить. Откройте сообщение в области чтения или в отдельном окне.

2. Если сообщение отображается в области чтения, выберите Дом таб. Если сообщение появляется в отдельном окне, выберите Сообщение таб.

   

3. в Быстрые шаги группы, выберите быстрый шаг шаблона ответа. Если вы определили сочетание клавиш для действия, нажмите соответствующие клавиши клавиатуры.

   

4. Внесите необходимые изменения в электронное письмо, затем выберите послать.