Автоматические папки - новое секретное оружие Dropbox

Dropbox будет автоматически организовать ваши папки для вас, переименовывать, перемещать и даже переводить все, что вы туда попадете.

Есть много способов автоматизировать папки в Dropbox - в конце концов, это просто папка, полная файлы, но наличие встроенного инструмента может дать несколько преимуществ с точки зрения удобства, безопасности и надежность. И вы по-прежнему можете использовать все те сторонние инструменты, которые вам нравятся. Итак, почему автоматические папки - это такая отличная идея и что они могут для вас сделать?

«[Автоматизированные папки] невероятно простой способ управлять любым большим, многофайловым проектом с несколькими участниками», Девон Фата, Сообщил Lifewire по электронной почте генеральный директор компании Pixoul, занимающейся веб-разработкой. «Создание хорошей организационной системы, которая работает для всех, - это постоянная борьба в любом виде проектной работы, и это может сэкономить много времени в этих областях».

Конец подачи

Папки часто бывают беспорядочными. Мы выгружаем файлы в папку, чтобы очистить, скажем, наши рабочие столы, а затем выгружаем некоторые из этих файлов во вложенную папку, чтобы очистить первую папку. Представьте, если бы эти файлы могли самоорганизоваться.

Даже те из нас, кто держит все в квадрате, могут извлечь выгоду из автоматической подачи документов. А с Dropbox это скоро будет просто. Вам просто нужно один раз настроить правила автоматизации, и Dropbox сделает всю работу.

Например, вы можете создать правило, которое автоматически помещает ваши файлы в папки в зависимости от даты. Перетащите кучу файлов в свой Dropbox, и он создаст папки для января, февраля и т. Д. И поместит в них ваши файлы. Будущие файлы, добавленные в основную папку, будут автоматически перемещены в эти подпапки. Например, он идеально подходит для хранения налоговых квитанций.

Это красиво и уже довольно мощно, но это становится намного лучше. Dropbox может автоматически переименовывать файлы и фотографии, возможно, в зависимости от даты их создания / съемки. Он также может помечать ваши файлы и даже конвертировать их в другие форматы. Например, у вас может быть папка, конвертирующая что угодно в PDF-файл, или папка, которая автоматически распаковывает zip-файлы.

Приятно то, что эти действия запускаются перемещением файлов в папки, что можно сделать на любом подключенном устройстве.

Альтернативы

В конечном итоге автоматизация папок Dropbox станет доступна всем, но в настоящее время она развертывается только для бизнес-клиентов. Тем не менее, существует множество еще более мощных опций для автоматизации ваших папок Dropbox или любых других папок.

Есть две основные категории автоматизации папок. Один из них - это веб-сервис, например Zapier или IFTTT (Если это, то то). Другой - это инструмент, который запускается локально на вашем компьютере, например, отличный Hazel для Mac. Тогда есть еще одноцелевые сервисы, такие как Конвертировать в облако, который будет отслеживать папку Dropbox и конвертировать все, что вы добавляете. Это мощный и простой в использовании.

Преимущество веб-инструмента в том, что он может подключаться к другим веб-службам. IFTTT может творить дикие вещи. Например, ваша умная лампочка может мигать красным каждый раз, когда здесь в Lifewire News публикуется новая статья. Zapier предлагает еще более глубокую - хотя и более сложную в настройке - автоматизацию, которая копается в ваших Gmail, Slack, Twitter, Trello, и более.

Обратной стороной этих онлайн-инструментов является то, что ваши личные данные должны покинуть ваш компьютер, чтобы они могли делать свое дело. С другой стороны, большая часть этих данных в любом случае уже находится где-то в облаке.

Местный

Если вы хотите серьезно заняться автоматизацией на своем компьютере, существует множество инструментов. На Mac и iOS вы можете использовать встроенное приложение Shortcuts, которое поставляется с галереей готовых автоматизаций. Некоторые из них также работают с Dropbox.

Для автоматизации папок попробуйте Hazel. Это отслеживает папки на наличие новых файлов и действует с ними.

Одно правило Хейзел, которое я использую, следит за изображениями на моем рабочем столе. Он изменяет размеры скриншотов до 2000 пикселей в ширину, поэтому я могу использовать их для онлайн-статей, подобных этой. Другое правило берет изображения webp и превращает их в файлы JPG. У меня также есть правило, которое копирует песни в приложение, ранее известное как iTunes.

Hazel предлагает собственный набор встроенных действий, но вы также можете использовать его для запуска ярлыков, сценариев Apple, сценариев Automator и даже написания собственных сценариев на языке программирования по вашему выбору. Эта модульность позволяет чрезвычайно легко приступить к работе, но при этом имеет безграничный потенциал. И, конечно же, он может воздействовать на любую папку в вашем Dropbox.

Новая встроенная автоматизация Dropbox выглядит великолепно и охватывает основы, но, надеюсь, она также вызовет интерес к более мощным средствам автоматизации. В чем смысл компьютера, если он не может выполнять за вас всю загруженную работу?