Nu puteți rămâne concentrat în întâlnirile de la distanță? Nu esti singur

Dacă lucrezi de la distanță, există șanse mari să fi efectuat mai multe sarcini în timpul unei întâlniri în ultima săptămână – și să nu fii singur.

O nouă hârtie lansat de Microsoft pune cifre problemei. În timp ce multitasking-ul a fost rar în întâlnirile scurte, mici, a crescut la niveluri aproape universale în întâlnirile care au durat mai mult de o oră. Cu toate acestea, nu toate sunt vești proaste: lucrarea, care s-a concentrat pe utilizarea Microsoft Teams, sugerează mai multe moduri în care lucrătorii își pot îmbunătăți concentrarea.

„FocusAssist pentru Windows a fost deja livrat și ar putea fi de mare ajutor aici”, a declarat Dr. Mary Czerwinski, cercetător partener și manager de cercetare la Microsoft, prin e-mail. „Programarea timpului de focalizare prin Cortana este o altă opțiune disponibilă în Outlook.”

Ce trebuie să facă un lucrător de la distanță?

Multitasking-ul într-o întâlnire este adesea privit ca nepoliticos sau contraproductiv, iar lucrarea a constatat că acest lucru s-a dovedit uneori adevărat. Cu toate acestea, cercetătorii argumentează un punct mai complex. Nu toate operațiunile multifuncționale sunt negative, iar instrumentele pot fi folosite pentru a ghida lucrătorii de la distanță către rezultate pozitive.

Participanții au detaliat beneficiile multitasking-ului pozitiv într-un jurnal anonim. „Am fost mai puțin frustrat de întâlnirile care nu mi-au fost foarte utile”, a spus unul.

Alții au spus că apreciază alegerea de a acorda o atenție deosebită atunci când este necesar, apoi să se concentreze în altă parte când nu este. Participanții au spus că multitasking-ul i-a ajutat să găsească informații, cum ar fi fișiere conexe sau schimburi de e-mail, relevante pentru o întâlnire.

Dr. Czerwinski a spus că lucrătorii de la distanță care folosesc Microsoft Teams sau Windows pot apela la Focus Assist și Concentrați-vă timpul pentru a elimina distragerile care nu sunt relevante pentru o întâlnire și pentru a vă aloca timp pentru a vă concentra pe anumite aspecte sarcini. Lucrarea favorizează orice instrument care împinge deoparte solicitările externe asupra atenției lucrătorilor în timpul unei întâlniri.

Funcțiile noi și mai bune ale platformelor de lucru la distanță ar putea merge și mai departe pentru a încuraja multitasking-ul pozitiv. Lucrarea propune un „mod de focalizare” specific întâlnirii pentru a ajuta lucrătorii să efectueze mai multe sarcini în moduri relevante pentru o întâlnire, cum ar fi deschiderea de e-mailuri sau fișiere în interfața unei întâlniri în loc de altă fereastră sau program. Acest lucru ar încuraja multitasking-ul pozitiv, eliminând în același timp distragerile găsite în alte programe.

Cercetătorii sugerează, de asemenea, instrumente îmbunătățite pentru agendă, care le permit lucrătorilor să părăsească întâlnirile devreme sau să se alăture la mijlocul întâlnirii, dacă doar părți ale întâlnirii sunt relevante. Acest lucru ar putea combate inamicul principal al oricărei perioade de atenție: întâlniri lungi și plictisitoare.

Lucrătorii de la distanță accesează în întâlniri lungi

Multitasking-ul nu a fost deosebit de comun atunci când toate întâlnirile au fost agregate: aproximativ 30% dintre întâlniri au implicat multitasking prin e-mail, iar aproximativ 24% au văzut fișiere multitasking.

Dar asta s-a schimbat cu durata. Deloc surprinzător, întâlnirile mai scurte de 20 de minute au arătat puține cazuri de multitasking, dar au crescut cu o viteză șocantă ca droguri de întâlnire.

O întâlnire de 20 până la 40 de minute avea o șansă de aproape de două ori mai mare de a trimite participanții să caute alte munca, iar un maraton de 80 de minute care provoacă gemete avea șase ori mai multe șanse să vadă lucrătorii distrași.

Dimensiunea întâlnirii – ca și numărul de persoane care au participat – a fost, de asemenea, crucială. Întâlnirile unu-la-unu au încurajat cel mai puțin multitasking, iar o a treia persoană a schimbat cu greu rezultatul. Dar implicarea în alte sarcini a devenit probabilă pe măsură ce mai multe chipuri au apărut într-un apel video. Multitasking-ul a fost de peste două ori mai probabil într-o întâlnire cu 10 sau mai multe persoane.

Un participant a detaliat o motivație relatabilă. „În întâlnirile mari, precum primăriile, tind să mă opresc și să ascult efectiv când se spune ceva de interes”, a spus participantul. „În restul timpului, se pare că nu mă concentrez deloc pe muncă”.

Datele au inclus un alt rezultat mai slab, dar mai surprinzător: întâlnirile programate sunt vești proaste. O întâlnire programată a fost de aproximativ o dată și jumătate mai probabil să încurajeze multitasking decât o întâlnire ad-hoc. Dintre întâlnirile programate, întâlnirile recurente au fost cele mai fertile motive de distragere a atenției.

„Modul în care sunt programate și structurate întâlnirile la distanță este asociat în mod semnificativ cu momentul și în ce măsură oamenii își împart atenția”, conchide lucrarea. Așadar, înainte de a apăsa pe Trimitere pentru o invitație la o întâlnire de o oră, reconsiderați-vă, cu excepția cazului în care doriți să acordați timp colegilor să-și golească căsuța de e-mail.