Modalități de a vă menține documentele Word organizate

Dacă petreci mai mult timp căutând Fișiere Microsoft Word decât lucrând la documentele dvs., profitați de caracteristicile organizaționale pe care Word și computerul dvs. le oferă.

Salvați toate fișierele Word cu miniaturi

Salvarea fișierelor Word cu a previzualizare imagine sau miniatură facilitează identificarea documentului de care aveți nevoie fără a-l deschide.

Pentru a salva toate documentele Word cu o imagine de previzualizare sau miniatură:

1. În Microsoft Word, deschideți un document gol sau existent, apoi accesați Fişier fila.

   

2. Selectați Info.

   

3. Selectează Proprietăți săgeată drop-down și alegeți Proprietăți avansate.

   

4. În Proprietăți caseta de dialog, accesați rezumat fila.

   

5. Selectează Salvați miniaturile pentru toate documentele Word Caseta de bifat.

   

6. Selectați Bine.

   

Actualizați proprietățile documentului Word

Dacă lucrați cu mai multe documente Word care au nume și locații similare, utilizați documentul Word caracteristica proprietăților.

1. Deschideți documentul la care doriți să adăugați proprietăți descriptive, apoi accesați Fişier fila.

   

2. Selectați Info.

   

3. Selectează Proprietăți săgeată drop-down și alegeți Proprietăți avansate.

   

4. În Proprietăți caseta de dialog, accesați rezumat fila.

   

5. Introduceți comentarii, cuvinte cheie, categorii, un titlu și informații despre subiect pentru a vă ajuta să vă distingeți fișierele.

   

6. Selectați Bine pentru a aplica modificările și pentru a închide caseta de dialog. Când vine timpul să faceți o căutare, Word poate găsi exact ceea ce aveți nevoie.

Creați foldere pe computer și utilizați-le

Configurați un folder pentru documentele dvs. Word și denumiți-l ceva ce nu veți uita, cum ar fi MyWordDocs. Populați-l cu foldere numite într-un mod care să aibă sens pentru dvs. și utilizați aceste foldere pentru a salva și sorta fișierele Word. Dacă produceți note de întâlnire săptămânală, de exemplu, creați un folder pentru acele note și includeți dosare suplimentare în el timp de luni sau ani.

Dacă aveți ani de documente Word pe computer și nu aveți timp să le deschideți pe fiecare și să decideți dacă să le păstrați sau nu, faceți un folder pentru fiecare an și mutați documentele în acele foldere. Aceasta este o modalitate bună de a stoca fișiere mai vechi până când aveți timp să organizați fișierele într-un mod care funcționează pentru dvs.

Utilizați un sistem consecvent de denumire a fișierelor

Stabiliți un sistem de denumire pentru a găsi rapid fișierele dorite. Există multe moduri de a vă denumi fișierele. Alegeți un sistem de denumire și utilizați-l în mod constant.

Iată câteva sugestii:

• Includeți tipul de document în numele fișierului, de exemplu, contract, închiriere sau buletin informativ. În acest fel, puteți privi numele fișierului pentru a găsi un fișier.
• Începeți numele fișierului cu numele clientului (sau numele de familie al destinatarului dacă documentele sunt litere).
• Includeți data în numele fișierului.

Nu vă grăbiți

Dacă unitatea de hard disk a computerului are spațiu de stocare redus, nu vă ocupați de sarcinile organizaționale dintr-o dată. Împărțiți lucrarea în bucăți ușor de gestionat și petreceți 15 minute pe zi lucrând la ea.

Pe măsură ce organizați fișierele Word pe computer, puneți fiecare fișier într-unul dintre folderele pe care le-ați creat, creați un folder nou sau ștergeți fișierele de care nu mai aveți nevoie. Dacă nu ești sigur ce să faci cu un fișier, pune-l într-un folder intitulat HoldUntilDate și alegeți o dată în viitor la care, dacă nu ați deschis folderul până atunci, vă veți simți confortabil să îl ștergeți.

Indiferent de tipurile de foldere pe care le creați, puneți aceste foldere în folderul principal Word, astfel încât să știți unde să căutați.