Como usar a função IF no Excel

Este artigo explica como usar a função IF para realizar um teste lógico em todas as versões do Excel, incluindo Excel 2019 e Microsoft 365. Vários exemplos são descritos.

Qual é a função IF?

O IF função no Excel é usado para realizar um teste lógico. UMA Fórmula o uso desta função também é chamado de Declaração IF ou um declaração if / then.

Todas as fórmulas que usam essa função podem ter um de dois resultados. A forma como funciona, como veremos nos exemplos abaixo, é que a fórmula é configurada para testar se algo é verdadeiro. Se for verdade, uma coisa acontece, mas se for falsa, outra coisa acontece.

A função IF é uma das várias funções lógicas você pode usar no Excel. Outros incluem AND, IFERROR, IFS, NOT e OR.

Sintaxe e argumentos da função IF

Cada fórmula que usa a função IF tem algumas partes:

= SE(teste lógico, valor_se_verdadeiro, [valor_se_falso])

• teste lógico: A condição que você está testando. É requerido.
• valor_se_verdadeiro: O que deve acontecer se teste lógico é verdade. É requerido.
• valor_se_falso: O que deve acontecer se teste lógico é falso. É opcional.

Escrever uma instrução IF do Excel é fácil se você lê-la de maneira um pouco diferente: se a primeira parte for verdadeira, faça isso. Se a primeira parte for falsa, faça esta outra coisa.

Lembre-se destas regras:

• Excel retorna FALSO E se teste lógico é falso e valor_se_falso é omitido.
• Para retornar o texto como valor_se_verdadeiro ou valor_se_falso, deve ser colocado entre aspas, com exceção das palavras VERDADEIRO e FALSO.
• A função IF não diferencia maiúsculas de minúsculas.
• O Excel 2010 e mais recente permitem que até 64 declarações IF existam na mesma fórmula. As versões anteriores do Excel são limitadas a sete.

Exemplos de função IF

Aqui estão algumas das diferentes maneiras de usar fórmulas IF no Excel:

Escreva o texto se a afirmação for verdadeira

= IF (A2> A3, "Maior", "Menor")

Este é um exemplo realmente básico de uma instrução IF no Excel. O teste é para ver se A2 é maior que A3. Se for, escreva Maior, caso contrário, escreva Menor.

Faça matemática se a afirmação for verdadeira

= SE (A2> A3, A2-A3)

Esta declaração IF foi escrita de maneira um pouco diferente. Em vez de ter o valor_se_verdadeiro resultado seja uma palavra, ele está subtraindo um valor de outro. Então se A2 é de fato maior do que A3, a diferença será o resultado. Se não for verdade, já que omitimos o valor_se_falso parte, o Excel retorna FALSO.

Teste a declaração com matemática

= SE (A2 / A3 = 5, A2 / A3, "")

Outra maneira de escrever uma declaração IF é realizar um cálculo dentro do teste lógico seção. A condição IF aqui é A2 / A3 = 5. Se isso for verdade, então fazemos o cálculo A2 / A3. Se não for igual a 5, queremos que o resultado não seja nada, então usamos aspas duplas.

Teste se a data é hoje

= IF (A2 = TODAY (), "Hoje é", "")

Outras funções do Excel podem ser usadas em uma instrução IF. Neste exemplo, estamos usando a função TODAY para verificar se A2 é a data de hoje. Se for, a fórmula escreve Isso é hoje, caso contrário, nada será escrito.

Usando E com Fórmula IF

= SE (E2 <= HOJE (), "Agora", "Em breve")= SE (AND (F2 = "Agora", D2> = (B2-C2)), "Sim", "Não")

Este exemplo da função IF é um pouco mais complexo. A ideia aqui é ver se um item pelo qual devemos dinheiro está vencido e, se estiver, estamos verificando se esse valor está ou não em nosso orçamento para que possamos pagá-lo. Se ambas as afirmações forem verdadeiras, podemos ver na coluna G se é hora de pagar.

SE (E2 <= HOJE (), "Agora", "Em breve") está no Urgência coluna. Ele nos diz se o item está vencido ou hoje, comparando a data de vencimento com a data de hoje. Se a data de vencimento for hoje ou no passado, Agora está escrito na coluna F, caso contrário, escrevemos Em breve.

A segunda instrução IF ainda é estruturada como uma instrução IF, embora AND esteja sendo usado nela. A parte em negrito aqui é onde fica a função AND, e como está dentro do primeiro conjunto de vírgulas, é o que estamos usando como teste lógico:

= SE (AND (F2 = "Agora", D2> = (B2-C2)),"Sim não")

Aqui está escrito de forma diferente para mostrar que é como outras instruções IF:

= SE (teste esta função AND,escrever sim se for verdade, ou escreva Não se for falso)

Dentro da função AND estão duas instruções IF:

• F2 = "agora" faz parte das fórmulas na Coluna G. Ele verifica se Agora é em F2.
• D2> = (B2-C2) tem duas partes: primeiro realiza o cálculo B2-C2 para ver quanto temos para pagar no item e, em seguida, verifica o orçamento disponível em D2 para ver se temos dinheiro para pagá-lo.

Então, se devemos dinheiro agora, e temos os fundos para pagá-lo, somos informados de que sim, é hora de pagar o item.

Exemplos de instruções IF aninhadas

As instruções IF aninhadas são chamadas quando mais de uma instrução IF é incluída na fórmula. A configuração é quase idêntica, mas em vez de fechar os parênteses no final do primeiro conjunto, colocamos uma vírgula e escrevemos outra instrução.

Duas declarações IF em uma fórmula

= IF (B2 = "F", "Classe A", IF (B2 = "M", "Classe B"))

Este primeiro exemplo é usado para categorizar os alunos por gênero, onde as mulheres são atribuídas à Classe A e os homens à Classe B. A fórmula verifica F e M no B2 e então escreve Classe A ou Classe B dependendo da afirmação que é verdade.

Três declarações IF em uma fórmula

= IF (A2 = TODAY (), "Isto é hoje", IF (A2HOJE (), "Data futura")))

Aqui está um exemplo de uma fórmula com várias declarações IF. É idêntico ao exemplo HOJE acima, mas com mais um teste lógico:

• O primeiro conjunto verifica se A2 é a data de hoje e retorna Isso é hoje se for.
• O segundo testa se hoje é maior que A2 para determinar se A2 é uma data mais antiga, e retorna Data antiga se for.
• Finalmente, há um teste para ver se a data de hoje é menor que a data em A2, e a fórmula retorna Data futura se for.

Copiar o preço se as declarações forem falsas

= SE (C2 = "Conta", "", SE (C2 = "Comida", "", B2))

Neste exemplo final de fórmula IF aninhada, precisamos identificar rapidamente o valor total de todas as compras que não se enquadram em uma determinada categoria. Estamos totalizando todas as nossas compras desnecessárias e, com uma longa lista, essa é a melhor maneira de fazer isso. Determinamos que qualquer descrição do item que diz Conta ou Comida é importante, então o preço, em B2, precisa ser mostrado para todos os outros itens.

Isto é o que está acontecendo:

• C2 = "Bill", "": Se C2 diz Conta, deixe a célula em branco.
• C2 = "Comida", "": Se C2 diz Comida, deixe a célula em branco.
• B2: Se alguma dessas afirmações for falsa, escreva o que está em B2.

O que esta fórmula nos deixa é uma lista de preços que podemos então totalizar com o SOMA função para avaliar rapidamente quanto dinheiro foi gasto em itens de que não precisamos.

Uma maneira mais fácil de escrever declarações IF aninhadas

Conforme você constrói mais e mais na fórmula, ela pode rapidamente se tornar incontrolável e difícil de editar posteriormente. Uma maneira de tornar as instruções IF aninhadas mais fáceis de trabalhar é colocar uma quebra de linha após cada instrução, como esta:

=IF (A2 = TODAY (), "Isto é hoje",IF (A2IF (A2IF (A2> HOJE (), "Data futura")))

Para fazer isso no Excel, precisamos editar a partir do Barra de Fórmula:

1. Selecione a barra de fórmulas na parte superior do Excel.

2. Coloque o mouse sob o espaço do texto até que o cursor mude para uma seta de dois lados e, a seguir, clique e arraste a caixa para baixo para fornecer mais espaço de trabalho.

3. Coloque o cursor após o sinal de igual e pressione Alt + Enter (Windows) ou Ctrl + Option + Enter (Mac). Isso coloca o resto da fórmula em uma nova linha.

4. Repita a Etapa 3 antes de cada instrução IF para que cada instância seja colocada em sua própria linha.