Como enviar um formulário por e-mail
Para que um formulário online funcione, ele deve ser hospedado por um servidor que executa algoritmos para ramificar o formulário, calcular as respostas e registrar os metadados. Como os servidores de e-mail não podem executar os programas que executam essas funções, você não pode depender apenas do e-mail para desenvolver e calcular um formulário. Em vez disso, você só pode usar o e-mail para notificar as pessoas sobre um novo formulário ou configurar um formulário existente para transmitir respostas ao desenvolvedor do formulário por e-mail.
Muitos anos atrás, alguns programas de e-mail incluíam ferramentas de geração de formulários que, quando o formulário era preenchido, retornavam os resultados para um endereço de resposta. Devido às vulnerabilidades de segurança significativas desses produtos, eles (apropriadamente) praticamente desapareceram do mercado.
Construindo um formulário para enviar respostas por e-mail
Se você for o desenvolvedor do formulário, configure o software usado para enviar as respostas individuais de cada respondente como campos em um e-mail.
Os desenvolvedores populares de formulários online incluem:
- Formulários Google: Uma ferramenta abrangente de desenvolvimento de formulários que se integra ao Drive.
- Formulários Microsoft: Uma ferramenta robusta e rica em recursos - gratuita com uma conta da Microsoft - que é otimizada para análises subsequentes no Excel.
- Zoho Forms: Uma ferramenta completa que se conecta perfeitamente com os outros serviços que a Zoho oferece para pequenas empresas.
- Typeform: Uma versão mais elegante das formas, enfatizando o apelo visual e a facilidade de uso para os entrevistados.
- Cognito Form: Uma ótima ferramenta para pessoas que requerem formatação condicional avançada em seus formulários.
- Formulário de Contato 7: Disponível no sistema de gerenciamento de conteúdo WordPress, o CF7 integra ferramentas de coleta de formulários ao seu blog ou site.
Embora cada ferramenta de desenvolvimento use configurações diferentes, em geral, a maioria delas oferece suporte ao e-mail como solução.
Normalmente, é melhor evitar o envio de respostas de formulários por e-mail - em vez disso, deixe a ferramenta agregar as respostas. Há pouco valor em criar um formulário do que ter que agrupar manualmente dezenas ou centenas de respostas individuais por e-mail, quando a ferramenta pode rastrear as respostas para você.
Envie um link para um formulário por e-mail
Em vez de enviar o conteúdo de um formulário por e-mail, envie aos destinatários um hiperlink para a página inicial do formulário. Cada formulário desenvolvido por meio de uma ferramenta de desenvolvimento de formulário inclui um URL exclusivo. Envie o URL - mas, se desejar, adicione contexto adicional, como instruções ou suas políticas de privacidade e proteção de dados.
Enviar respostas do formulário por e-mail
Às vezes, as organizações ainda dependem de formulários em papel ou que podem ser respondidos eletronicamente, mas não pela web. Para responder a eles por e-mail, a solução mais simples é preencher o formulário manualmente e digitalizá-lo como um documento PDF. Envie esse PDF por e-mail para a pessoa que está tabulando as respostas.
A versão completa do Adobe Acrobat inclui ferramentas de design de formulários que permitem que um formulário em "papel" em formato PDF seja preenchido em um computador, com os resultados transmitidos por e-mail. Embora o Acrobat seja caro, se você precisar alternar entre a documentação em papel e a eletrônica, é uma ótima ferramenta - é A capacidade de envio de e-mail depende do computador de cada pessoa para iniciar o programa de e-mail padrão para completar a transmissão processo.
Como alternativa, você pode tirar uma foto de cada página do formulário, incorporar essas imagens em um documento de texto e enviar esse documento de texto. No entanto, tal processo cria muito rigamarole para a pessoa responder às perguntas. Se você é a pessoa que cria um formulário, concentre-se em um processo que minimize o atrito e o trabalho desnecessário para as pessoas que responderão a você.