Maneiras de manter seus documentos do Word organizados

Se você passar mais tempo procurando Arquivos do Microsoft Word do que trabalhando em seus documentos, aproveite as vantagens dos recursos organizacionais que o Word e seu computador têm a oferecer.

Salvar todos os arquivos do Word com miniaturas

Salvar arquivos do Word com um imagem de visualização ou miniatura torna mais fácil identificar o documento de que você precisa sem abri-lo.

Para salvar todos os documentos do Word com uma visualização ou imagem em miniatura:

1. No Microsoft Word, abra um documento em branco ou existente e vá para o Arquivo aba.

   

2. Selecione Informações.

   

3. Selecione os Propriedades seta suspensa e escolha Propriedades Avançadas.

   

4. No Propriedades caixa de diálogo, vá para o Resumo aba.

   

5. Selecione os Salvar miniaturas para todos os documentos do Word caixa de seleção.

   

6. Selecione OK.

   

Atualize as propriedades do documento do Word

Se você trabalha com vários documentos do Word que têm nomes e locais semelhantes, use o documento do Word

recurso de propriedades.

1. Abra o documento ao qual deseja adicionar propriedades descritivas e vá para o Arquivo aba.

   

2. Selecione Informações.

   

3. Selecione os Propriedades seta suspensa e escolha Propriedades Avançadas.

   

4. No Propriedades caixa de diálogo, vá para o Resumo aba.

   

5. Insira comentários, palavras-chave, categorias, um título e informações de assunto para ajudá-lo a distinguir seus arquivos.

   

6. Selecione OK para aplicar as alterações e fechar a caixa de diálogo. Quando chega a hora de fazer uma pesquisa, o Word pode encontrar exatamente o que você precisa.

Crie pastas no seu computador e use-as

Configure uma pasta para seus documentos do Word e nomeie-a com algo que você não vai esquecer, como MyWordDocs. Preencha-o com pastas nomeadas de uma forma que faça sentido para você e use essas pastas para salvar e classificar seus arquivos do Word. Se você produz notas de reuniões semanais, por exemplo, faça uma pasta para essas notas e inclua pastas adicionais dentro dela por meses ou anos.

Se você tem anos de documentos do Word em seu computador e não tem tempo para abrir cada um e decidir se deseja mantê-los ou não, crie uma pasta para cada ano e mova os documentos para essas pastas. Esta é uma boa maneira de armazenar arquivos antigos até que você tenha tempo de organizá-los da maneira que funcione para você.

Use um sistema de nomenclatura de arquivos consistente

Estabeleça um sistema de nomenclatura para encontrar rapidamente os arquivos desejados. Existem muitas maneiras de nomear seus arquivos. Escolha um sistema de nomenclatura e use-o de forma consistente.

Aqui estão algumas sugestões:

• Inclua o tipo de documento no nome do arquivo, por exemplo, contrato, aluguel ou boletim informativo. Dessa forma, você pode examinar o nome do arquivo para localizar um arquivo.
• Comece o nome do arquivo com o nome do cliente (ou o sobrenome do destinatário se os documentos forem cartas).
• Inclua a data no nome do arquivo.

Sem pressa

Se o disco rígido do seu computador estiver com pouco espaço de armazenamento, não execute todas as tarefas organizacionais de uma vez. Divida o trabalho em partes gerenciáveis ​​e gaste 15 minutos por dia trabalhando nisso.

À medida que você organiza arquivos do Word em seu computador, coloque cada arquivo em uma das pastas que você criou, crie uma nova pasta ou exclua arquivos desnecessários. Se você não tiver certeza do que fazer com um arquivo, coloque-o em uma pasta chamada HoldUntilDate e escolha uma data futura na qual, se ainda não tiver aberto a pasta, você se sentirá à vontade para excluí-la.

Quaisquer que sejam os tipos de pastas que você criar, coloque-as na pasta principal do Word para saber onde procurar.