Como cuidar de seus modos de e-mail
Apesar da proliferação de métodos de comunicação online, o email continua a ser o mais popular, com quase 300 bilhões e-mails enviados todos os dias em 2019. Quer você seja novato no uso de e-mail ou já o use há décadas, certifique-se de seguir as regras de etiqueta para e-mail.
Revise sua mensagem antes de enviar
Depois de inserir os endereços dos destinatários, crie uma linha de assunto apropriada, escreva sua mensagem e anexe alguns documentos de apoio, volte e certifique-se de que fez tudo certo:
- Reveja a mensagem. Algo não está claro? Existem erros gramaticais ou erros de digitação? Você disse tudo o que queria dizer?
- Verifique suas fontes. Um link para uma fonte externa esclareceria seu significado? Um link ajudaria o destinatário a encontrar um site rapidamente?
- Olhe para os nomes dos destinatários. Você se esqueceu de uma pessoa importante que precisa ver a mensagem? Você adicionou alguém que não deveria ver a mensagem?
- Olha o seu endereço. Se você tiver mais de um, certifique-se de enviar a mensagem do mais apropriado para o propósito da mensagem.
- Determine a prioridade da mensagem. A mensagem precisa ser marcada como importante?
- Adicionar documentos de suporte. Você esqueceu os anexos?
Não responda sempre a todos
Você deve saber quando e quando não responder a todos os e-mails do grupo. Se todos no e-mail original (aquele a quem você está respondendo) precisarem saber o que você tem a dizer, use Responder a todos.
Por exemplo, a pessoa A envia um e-mail para você e a pessoa B com ideias sobre como comemorar o aniversário de 10 anos do seu chefe na empresa. Sua resposta é relevante tanto para a pessoa A quanto para a pessoa B, portanto, use Responder a todos para responder a ambas.
Se alguém enviar um convite de festa por e-mail para você e outros 20 amigos, sua resposta não será relevante para os outros destinatários de e-mail, então use Responder para enviar uma resposta apenas ao remetente original.
Escreva Linhas de Assunto Eficazes
A chave para escrevendo um bom assunto de e-mail é certificar-se de que ele captura brevemente a essência de sua mensagem. Aqui estão alguns exemplos:
- Reunião de vendas alterada para 3:00
- Convite para festa de Halloween
- Revisões do texto do site
- As 20 melhores escolhas de vídeo desta semana
- Detalhes de sua nova filiação
- Confirmando Seu Compromisso
- Solicitação de voluntários para eventos de arrecadação de fundos
Para tornar as linhas de assunto mais eficazes, inclua a ação que você deseja que os destinatários realizem, como:
- Convite para festa de Halloween - RSVP até 11 de maio
- Revisões do texto do site - aprovação necessária até terça-feira
Explique por que você encaminha
Ao encaminhar uma mensagem de e-mail de outra pessoa, explique ao novo destinatário por que está fazendo isso e como espera que ele se beneficie disso. Por exemplo, digamos que um cliente, Jay, envie uma pergunta e você não saiba a resposta. Encaminhe a mensagem para sua colega, Sara, com uma nota dizendo: "Sara, Jay quer saber o processo de login em nosso portal a partir de seu dispositivo móvel. Veja abaixo os detalhes. Você pode ajudar?"
Explique por que você CC
Se você cópia de alguém em uma mensagem de e-mail, explique ao destinatário principal que você está fazendo isso e por quê. Por exemplo, digamos que Jenna deseja ingressar no seu clube do livro e você está enviando informações a ela sobre isso. Você enviaria uma cópia para a líder do clube do livro, Ann, e escreveria para Jenna: "Estou enviando uma cópia para nossa líder, Ann, para que ela possa ver o que estou enviando para você e preencha qualquer coisa que eu possa ter deixado de fora. "Quando você usa esse processo, Ann também sabe por que está recebendo uma cópia do mensagem.
Deixe o remetente saber que sua mensagem foi recebida
As mensagens de e-mail podem se perder no correio ou no Spam filtro. Como cortesia, especialmente com mensagens importantes (como mensagens com anexos ou relacionadas a prazos), escreva uma breve nota para deixe o remetente saber que seu e-mail foi recebido. Por exemplo, se seu chefe lhe enviar um novo projeto para trabalhar, responda com: "Entendi, começarei amanhã".
Use acrônimos com moderação
Nem todo mundo conhece todas as siglas, então use o mínimo possível e apenas quando tiver certeza de que o destinatário sabe o que elas significam. Existem vários acrônimos comumente usados em correspondências por e-mail comercial. Aqui estão alguns:
- o mais cedo possível: O mais breve possível
- por falar nisso: A propósito
- EOD: Fim do dia
- EOM: Fim da mensagem (normalmente usado na linha de assunto para indicar que não há corpo do e-mail a seguir)
- EOW: Fim da semana
- Para sua informação: Para a sua informação
- IMO: Na minha opinião
- OOO: Fora do escritório
- S / N: Sim ou não
Cuidado com o sarcasmo e o humor
Como você não entende o contexto das expressões faciais e do tom de voz no e-mail, não é um bom meio para expressar sarcasmo ou humor, especialmente com destinatários que você não conhece bem. Expresse sua mensagem de maneira simples e direta, pelo menos até conhecer melhor o destinatário. Se você realmente não consegue se conter, inclua um emoticon sorrindo ou rindo para mostrar que você está brincando.
Escolha um final apropriado
Às vezes é difícil saber como terminar uma mensagem de e-mail. Aqui estão algumas sugestões, com base na situação:
- Obrigado ou Muito obrigado: Se você está pedindo um favor.
- Amar ou Abraços: Se o destinatário for um amigo ou familiar.
- Saúde ou Melhor: Se o destinatário for um conhecido casual.
- Sinceramente: Se a sua mensagem for formal.
- Cumprimentos ou Atenciosamente: Se você deseja manter um tom formal de negócios.