As pastas automáticas são a nova arma secreta do Dropbox

Dropbox irá organiza automaticamente suas pastas para você, renomeando, movendo e até mesmo traduzindo qualquer coisa que você colocar lá.

Existem muitas maneiras de automatizar as pastas em seu Dropbox - afinal, é apenas uma pasta cheia de arquivos, mas ter uma ferramenta integrada pode oferecer algumas vantagens em termos de conveniência, segurança e confiabilidade. E você ainda pode usar todas as ferramentas de terceiros de que gosta. Então, por que as pastas automatizadas são uma ótima ideia e o que elas podem fazer por você?

"[Pastas automatizadas são] uma maneira incrivelmente fácil de gerenciar qualquer tipo de projeto grande, com vários arquivos e vários contribuidores," Devon Fata, CEO da empresa de desenvolvimento web Pixoul, disse à Lifewire por e-mail. "Estabelecer um bom sistema de organização que funcione para todos é uma batalha constante em qualquer tipo de trabalho baseado em projeto e isso pode economizar muito tempo nessas áreas."

O Fim do Arquivo

As pastas costumam ser uma bagunça. Despejamos os arquivos em uma pasta para limpar, digamos, nossos desktops e, em seguida, despejamos alguns desses arquivos em uma subpasta para limpar a primeira pasta. Imagine se esses arquivos pudessem se organizar.

Mesmo aqueles de nós que mantêm tudo em ordem podem se beneficiar com o arquivamento automático. E com o Dropbox, em breve será fácil. Você só precisa configurar suas regras de automação uma vez, e o Dropbox faz todo o trabalho.

Por exemplo, você pode criar uma regra que coloque automaticamente seus arquivos em pastas com base na data. Solte um monte de arquivos em seu Dropbox, e ele criará pastas para janeiro, fevereiro e assim por diante, e guardará seus arquivos nelas. Os arquivos futuros adicionados à pasta principal serão movidos automaticamente para essas subpastas. É ideal para guardar recibos de impostos, por exemplo.

Isso é bom e já bastante poderoso, mas fica muito melhor. O Dropbox também pode renomear automaticamente arquivos e fotos, talvez com base na data em que foram criados / tirados. Ele também pode marcar seus arquivos e até mesmo convertê-los para outros formatos. Por exemplo, você pode ter uma pasta que converte qualquer coisa em PDF ou uma que descompacta automaticamente os arquivos zip.

A parte interessante é que essas ações são acionadas movendo arquivos para pastas, o que pode ser feito em qualquer dispositivo conectado.

Alternativas

A automação de pastas do Dropbox está chegando a todos, mas atualmente está sendo implementada apenas para clientes empresariais. Ainda assim, existem muitas opções ainda mais poderosas para automatizar suas pastas do Dropbox - ou quaisquer outras pastas.

Existem duas categorias principais para automatizar pastas. Um é um serviço baseado na web como Zapier ou IFTTT (Se isto então aquilo). A outra é uma ferramenta que roda localmente no seu computador, como o excelente Hazel para o Mac. Então, existem mais serviços de propósito único, como Cloud Convert, que monitorará uma pasta do Dropbox e converterá tudo o que você adicionar. É poderoso e fácil de usar.

A vantagem de uma ferramenta baseada na web é que ela pode se conectar a outros serviços da web. IFTTT pode fazer algumas coisas selvagens. Você pode, por exemplo, fazer com que sua lâmpada inteligente pisque em vermelho sempre que houver um novo artigo postado aqui no Lifewire News. Zapier oferece automações ainda mais profundas - embora muito mais complexas de configurar - que exploram seu Gmail, Slack, Twitter, Trello, e mais.

A desvantagem dessas ferramentas online é que seus dados privados precisam deixar seu computador para que façam o que querem. Por outro lado, muitos desses dados já estão em algum lugar na nuvem de qualquer maneira.

Local

Se você quiser realmente levar a automação do seu computador a sério, existem muitas ferramentas. No Mac e no iOS, você pode usar o aplicativo Shortcuts integrado, que vem com uma galeria de automações predefinidas. Alguns deles também funcionam com o Dropbox.

Para automatizar pastas, experimente Hazel. Isso monitora as pastas em busca de novos arquivos e atua sobre eles.

Uma regra de Hazel que uso observa minha área de trabalho em busca de imagens. Ele redimensiona as capturas de tela para 2.000 pixels de largura, para que eu possa usá-las em artigos online como este. Outra regra pega imagens webp e as transforma em JPGs. Eu também tenho uma regra que copia músicas para o aplicativo anteriormente conhecido como iTunes.

Hazel oferece seu próprio conjunto de ações integradas, mas você também pode usá-lo para executar atalhos, AppleScripts, ações do Automator e até mesmo escrever seus próprios scripts na linguagem de programação de sua escolha. Essa modularidade o torna extremamente fácil de começar, mas também ilimitado em seu potencial. E, claro, pode atuar em qualquer pasta do seu Dropbox.

A nova automação integrada do Dropbox parece ótima e cobre o básico, mas, felizmente, também despertará o interesse em automações mais poderosas. Qual é a utilidade de um computador se ele não pode cuidar de todo o trabalho pesado para você?