Automatiske mapper er Dropbox sitt nye hemmelige våpen

Dropbox vil organisere mappene dine automatisk for deg, gi nytt navn, flytte og til og med oversette alt du slipper inn der.

Det er mange måter å automatisere mappene i Dropbox-en din – det er tross alt bare en mappe full av filer – men å ha et innebygd verktøy kan gi noen fordeler når det gjelder bekvemmelighet, sikkerhet og pålitelighet. Og du kan fortsatt bruke alle tredjepartsverktøyene du liker. Så hvorfor er automatiserte mapper en så god idé, og hva kan de gjøre for deg?

"[Automatiske mapper er] en utrolig enkel måte å administrere alle slags store, multi-fil, multi-bidragsyter prosjekt," Devon Fata, administrerende direktør i nettutviklerselskapet Pixoul, fortalte Lifewire via e-post. "Å sette opp et godt organisasjonssystem som fungerer for alle er en konstant kamp i all form for prosjektbasert arbeid, og dette kan spare mye tid på disse områdene."

Slutten på arkivering

Mapper er ofte et rot. Vi dumper filer i en mappe for å rydde opp for eksempel skrivebordene våre, og deretter dumper vi noen av disse filene i en undermappe for å rydde opp i den første mappen. Tenk om disse filene kunne organisere seg selv.

Selv de av oss som holder alt unna, kan dra nytte av automatisk arkivering. Og med Dropbox blir det snart enkelt. Du trenger bare å sette opp automatiseringsreglene én gang, så gjør Dropbox alt arbeidet.

Du kan for eksempel lage en regel som automatisk legger filene dine i mapper basert på datoen. Slipp en haug med filer i Dropbox-en din, og den vil opprette mapper for januar, februar og så videre, og legge filene dine inn i dem. Fremtidige filer som legges til hovedmappen vil automatisk flyttes til disse undermappene. Den er ideell for å oppbevare kvitteringer for skatter, for eksempel.

Det er fint og allerede ganske kraftig, men det blir mye bedre. Dropbox kan også endre navn på filer og bilder automatisk, kanskje basert på datoen de ble opprettet/tatt. Den kan også merke filene dine og til og med konvertere dem til andre formater. For eksempel kan du ha en mappe som konverterer alt til en PDF eller en som automatisk pakker ut zip-filer.

Den fine delen er at disse handlingene utløses ved å flytte filer til mapper, noe som kan gjøres på hvilken som helst tilkoblet enhet.

Alternativer

Dropbox-mappeautomatisering kommer etter hvert til alle, men den rulles foreløpig bare ut til bedriftskunder. Likevel er det mange enda kraftigere alternativer for å automatisere Dropbox-mappene dine – eller andre mapper.

Det er to hovedkategorier for automatisering av mapper. Den ene er en nettbasert tjeneste som Zapier eller IFTTT (Hvis dette så det). Den andre er et verktøy som kjører lokalt på datamaskinen din, som den utmerkede Hazel for Mac. Så er det flere enkeltformålstjenester som Cloud Convert, som vil overvåke en Dropbox-mappe og konvertere alt du legger til. Den er kraftig og enkel å bruke.

Fordelen med et nettbasert verktøy er at det kan kobles til andre nettjenester. IFTTT kan gjøre noen ville ting. Du kan for eksempel få den smarte lyspæren til å blinke rødt hver gang det er en ny artikkel lagt ut her på Lifewire News. Zapier tilbyr enda dypere – selv om det er mye mer komplisert å sette opp – automatiseringer som graver seg inn i Gmail, Slack, Twitter, Trello, og mer.

Ulempen med disse nettverktøyene er at de private dataene dine må forlate datamaskinen din for at de skal kunne gjøre sitt. På den annen side er mye av disse dataene allerede et sted i skyen uansett.

Lokalt

Hvis du ønsker å bli virkelig seriøs med automatisering på datamaskinen din, finnes det mange verktøy. På Mac og iOS kan du bruke den innebygde snarveisappen, som kommer med et galleri med forhåndslagde automatiseringer. Noen av disse fungerer også med Dropbox.

For å automatisere mapper, prøv Hazel. Dette overvåker mapper for nye filer og handler på dem.

En Hazel-regel jeg bruker ser på skrivebordet mitt for bilder. Den endrer størrelsen på skjermbilder til 2000 piksler brede, så jeg kan bruke dem til nettartikler som denne. En annen regel tar webp-bilder og gjør dem om til JPG-er. Jeg har også en regel som kopierer sanger inn i appen tidligere kjent som iTunes.

Hazel tilbyr sitt eget sett med innebygde handlinger, men du kan også bruke det til å kjøre snarveier, AppleScripts, Automator-handlinger, og til og med skrive dine egne skript i programmeringsspråket du ønsker. Denne modulariteten gjør det både ekstremt enkelt å komme i gang, men også ubegrenset i potensialet. Og selvfølgelig kan den virke på hvilken som helst mappe i Dropbox-en din.

Dropbox sin nye innebygde automatisering ser bra ut og dekker det grunnleggende, men forhåpentligvis vil det også vekke interesse for kraftigere automatiseringer. For hva er vitsen med en datamaskin hvis den ikke kan ta seg av alt det travle arbeidet for deg?