Fordeler og ulemper med WebEx Online Meeting Tool

WebEx, produsert av Cisco Systems, er en av de mest brukte online møteverktøy over hele verden. Det er et funksjonsrikt verktøy som lar brukere møtes over Internett mens de deler skjermer og snakker gjennom en telefon eller via VoIP. Det er et robust program som fungerer godt på Windows, Mac og til og med på smarttelefoner og nettbrett, og gir deltakerne fleksibiliteten til å delta på møter fra deres foretrukne enhet.

WebEx på et øyeblikk

Det er ikke rart at WebEx er et av de mest brukte online møteverktøyene som finnes, ettersom det gir brukerne nok funksjoner til å lage et nettmøte som får deltakerne til å føle at de er i selskapet styrerom. Det fungerer bra på Windows og Mac og er et godt valg for de som liker å delta på møter mens du er på farten fra smarttelefonen eller nettbrettet.

Fordeler og ulemper

Fordeler: WebEx har et enkelt brukergrensesnitt, selv om det er litt mindre intuitivt enn GoToMeetings. Brukere kan enkelt dele skrivebordene sine, samt dokumenter eller andre programmer på datamaskinen. Det er raskt og enkelt å bytte presentatør, lage tavler og gi tastatur- og muskontroll, noe som gir en sømløs møteopplevelse.

Ulemper: Standardnettleseren valgt av WebEx er Internet Explorer, så hvis du foretrekker å bruke Firefox eller Chrome, må du endre nettleserinnstillingene før du klikker på en lenke som deles gjennom verktøyet.

WebEx starter på $49 i måneden for ubegrensede møter med opptil 25 deltakere hver (i skrivende stund). Dette kan sammenlignes med GoToMeeting, som for samme pris tillater opptil 15 deltakere per møte. Brukere har også muligheten til å betale per bruk.

Opprette og bli med i et møte

Det er enkelt å opprette et møte med WebEx når den første oppsettsprosessen er ferdig og møtesenteret er lastet inn på vertens datamaskin. WebEx er et nettbasert møteverktøy, noe som betyr at ingen nedlastinger er nødvendig, og alt som trengs for å fungere er en nettleser som Firefox, Internet Explorer eller Chrome.

Verter kan invitere deltakere via e-post, Direktemelding eller til og med i en chat. Invitasjonen inneholder en lenke som raskt tar deltakerne direkte til møtet, og instruerer dem om enten å koble seg til via telefonlinjen eller via VoIP. Det tilbys gratisnumre, og det er innringningsnumre for flere land, så deltakere som jobber i utlandet trenger ikke å betale for internasjonale samtalekostnader for å delta på møtet.

Deling av presentasjoner og applikasjoner

Selv om skjermdeling er en grunnleggende funksjon i de fleste online møteverktøy, går WebEx lenger ved at det gir vertene en kontroll panel som lar dem chatte eller ta kontroll over møtet privat, siden dette panelet ikke kan sees av andre deltakere. Det er enkelt å avslutte skjermdeling og gjøres med ett klikk.

Brukere som ikke vil dele skjermen sin, men som ønsker å gå gjennom en nettmøtepresentasjon, har mulighet for å dele en applikasjon som PowerPoint eller til og med bare en enkelt presentasjonsfil fra deres datamaskin. Filen eller applikasjonen vil da vises på møteskjermen.

Applikasjoner kan ses og kontrolleres av deltakere eksternt hvis dette tillates av verten. Hvis du jobber med en Excel regneark, for eksempel kan du la deltakerne legge inn sine egne data under møtet. WebEx har også en tavlefunksjonalitet, som lar brukere tegne eller skrive på tavlen slik de ville gjort i et ansikt til ansikt-møte.

Deling av videoer

WebEx kan oppdage om en møtedeltaker har en webkamera, så hvis en deltaker bestemmer seg for å være på kamera, er alt de trenger å gjøre å klikke på kameraknappen på kontrollpanelet, og bildet deres vises hver gang de snakker. Dette, sammen med funksjonen for live-samarbeid, hjelper virkelig deltakerne til å føle at de alle jobber sammen i samme rom.

WebEx er et av de få verktøyene for nettmøter som tilbyr denne muligheten, noe som gjør det til et viktig verktøy å vurdere hvis du mener at ansikt-tids-elementet er viktig i nettmøter.

Tar notater

WebEx har en hendig funksjon som lar møtearrangøren enten tildele en dedikert notattaker eller la alle deltakere ta notater direkte i programvaren, med notatapplikasjonen. Når møtet er over, kan notatene lagres på hver enkelt brukers datamaskin, noe som gjør oppgaven med å følge opp nettmøtet mye enklere.

Notater kan også deles med deltakerne under møtet, så det er enkelt å gå tilbake til et punkt som har blitt diskutert eller et spørsmål som har blitt stilt ved behov.

En rekke nyttige verktøy

Som nevnt er WebEx et funksjonsrikt verktøy som gjør at nettmøter føles akkurat som ansikt til ansikt. For eksempel kan møteverten lage meningsmålinger og bestemme om deltakerne kan velge enkeltsvar, flere svar eller til og med korte svar. Avstemningssvar kan deretter lagres på vertens datamaskin for fremtidig analyse. WebEx har også en chat-funksjon, der deltakerne kan chatte med hverandre enten offentlig eller privat, avhengig av hvilke chat-begrensninger verten har satt på plass.

Verter har full kontroll over møtet, og de kan bestemme om deltakere kan lagre, skrive ut eller lage en merknad på et delt dokument. De kan også dempe alle deltakere ved inngang, eller til og med dempe utvalgte deltakere midt i møtet. I tillegg kan verter begrense møtet når som helst, noe som kan bidra til å forhindre at brukere som prøver å bli med på møtet for sent, for eksempel forstyrrer det.

Totalt sett er WebEx et flott verktøy for de som ønsker styreromfølelsen i sine eksterne møter. Verktøyet er fullt av nyttige funksjoner, som ikke bare gir vertene full kontroll over møtene sine, men som også hjelper deltakerne med å samarbeide i sanntid.