Vermijd het maken van de top 5 mail merge-fouten

Een nadeel van het gebruik mailmerge om documenten te maken, is dat u een groter risico loopt om meer fouten te maken dan wanneer u elk document afzonderlijk maakt. Controleer op deze veelvoorkomende fouten bij het samenvoegen voordat u ze afrondt en verzendt om af te drukken.

Volledigheid

Controleer nogmaals of u alle benodigde informatie hebt ingevoerd die nodig is voor een succesvolle samenvoegbewerking. Het is relatief eenvoudig om een ​​veld over het hoofd te zien wanneer u uw document aanmaakt. Let vooral op adressen en, nog belangrijker, postcodes. Zorg er ook voor dat de begroetingsregels of andere gebieden waar u meerdere velden achter elkaar hebt ingevoegd, allemaal correct zijn ingevuld.

Nauwkeurigheid

Hoewel dit misschien logisch lijkt, zou je er versteld van staan ​​hoeveel mensen hun mail merge verknoeien omdat ze niet op juistheid hebben gecontroleerd. Om de nauwkeurigheid van uw mail merge te garanderen, moet u ervoor zorgen dat u de juiste velden op de juiste locaties heeft ingevoegd. Als u velden met vergelijkbare namen hebt, is het maar al te gemakkelijk om de verkeerde in te voeren. Als u merkt dat u deze fout vaak maakt, is het een goed idee om de namen die u aan uw velden geeft opnieuw te evalueren om toekomstige verwarring te voorkomen.

Spatiëring

Afstand is een belangrijke factor. Soms is het moeilijk te zien hoeveel spaties u in een document hebt ingevoerd. Het gebruik van mail merge velden maakt het nog moeilijker om te zeggen, vooral als ze dicht bij elkaar staan. Het kan zelfs zijn dat u spaties helemaal hebt weggelaten. Het is essentieel om uw document te controleren om er zeker van te zijn dat er spaties tussen alle velden zijn. Anders zal het uiteindelijke product verschillende massieve onleesbare loopwoorden bevatten.

Interpunctie

Net als bij spaties zien veel mensen de waarde en het belang van interpunctie over het hoofd wanneer ze werken met mail merges. Het is gemakkelijk om interpunctie te missen bij het werken met samenvoegvelden vanwege de spatiëring. U zult merken dat u interpunctie vaak verkeerd plaatst, helemaal weglaat of dubbele interpunctie toevoegt wanneer u meerdere samenvoegvelden achter elkaar heeft.

opmaak

De opmaak van uw tekst is een van de kritieke fouten die leiden tot een Google-zoekopdracht "afdruk samenvoegen werkt niet". Controleer of de opmaak toegepast op uw samenvoegvelden correct is. Of je nu een newbie-mailfusie bent of honderden mailmergers hebt voltooid, het is essentieel om je e-mail te controleren voeg velden samen voor cursivering, onderstreping en vetgedrukte opmaak en corrigeer ze voordat u Afdruk samenvoegen voltooit.

Afsluiten

Dit is geenszins een uitputtende lijst van fouten die u kunt introduceren in een samenvoegproces, maar het is een uitstekende plek om te beginnen. En het zou het beste zijn als u bewijst voor andere fouten, zoals typefouten en spelfouten, die in elk document kunnen voorkomen.