Voor- en nadelen van WebEx Online Meeting Tool

WebEx, vervaardigd door Cisco-systemen, is een van de meest gebruikte online vergadertools over de hele wereld. Het is een functierijke tool waarmee gebruikers elkaar via internet kunnen ontmoeten terwijl ze schermen delen en spreken via een telefoon of via VoIP. Het is een robuust programma dat goed werkt op Windows, Mac en zelfs op smartphones en tablets, waardoor deelnemers de flexibiliteit hebben om vergaderingen bij te wonen vanaf hun favoriete apparaat.

WebEx in één oogopslag

Het is geen wonder dat WebEx een van de meest gebruikte online vergadertools is, omdat het gebruikers voorziet van genoeg functies om een ​​online vergadering te creëren die deelnemers het gevoel geeft alsof ze in het bedrijf zijn bestuurskamer. Het werkt goed op Windows en Mac en is een uitstekende keuze voor diegenen die graag onderweg vergaderingen bijwonen vanaf hun smartphone of tablet.

Voors en tegens

Voordelen: WebEx heeft een eenvoudige gebruikersinterface, hoewel het iets minder intuïtief is dan die van GoToMeeting. Gebruikers kunnen eenvoudig hun desktops delen, evenals documenten of een applicatie op hun computer. Het is snel en eenvoudig om van presentator te wisselen, whiteboards te maken en toetsenbord- en muisbesturing door te geven, wat zorgt voor een naadloze vergaderervaring.

nadelen: De standaardbrowser gekozen door WebEx is Internet Explorer, dus als je liever gebruikt Firefox of Chrome, moet u de browserinstellingen wijzigen voordat u op een link klikt die via de tool wordt gedeeld.

WebEx begint bij $ 49 per maand voor onbeperkte vergaderingen met elk maximaal 25 deelnemers (op het moment van schrijven). Dit is vergelijkbaar met GoToMeeting, dat voor dezelfde prijs tot 15 deelnemers per vergadering toelaat. Gebruikers hebben ook de mogelijkheid om per gebruik te betalen.

Een vergadering maken en eraan deelnemen

Een vergadering maken met WebEx is eenvoudig, zodra het eerste installatieproces is voltooid en Meeting Center op de computer van de host is geladen. WebEx is een webgebaseerde online vergadertool, wat betekent dat er geen downloads nodig zijn en het enige dat nodig is om te werken een webbrowser is zoals Firefox, Internet Explorer of Chrome.

Gastheren kunnen deelnemers uitnodigen per e-mail, Chatbericht of zelfs in een chat. De uitnodiging bevat een link die deelnemers snel rechtstreeks naar de vergadering brengt en hen instrueert om verbinding te maken via hun telefoonlijn of via VoIP. Er zijn gratis nummers beschikbaar en er zijn inbelnummers voor verschillende landen, zodat deelnemers die in het buitenland werken geen internationale belkosten hoeven te betalen om de vergadering bij te wonen.

Presentaties en toepassingen delen

Hoewel het delen van schermen een basisfunctie is van de meeste online vergadertools, gaat WebEx verder doordat het hosts controle geeft paneel waarmee ze privé kunnen chatten of de vergadering kunnen overnemen, aangezien dit paneel niet door andere deelnemers kan worden gezien. Scherm delen afsluiten is eenvoudig en gebeurt met één klik.

Gebruikers die hun scherm niet willen delen, maar wel een online vergaderpresentatie willen doorlopen, hebben de optie om een ​​applicatie zoals PowerPoint te delen of zelfs alleen het enkele presentatiebestand van hun computer. Het bestand of de applicatie wordt dan weergegeven op het vergaderscherm.

Applicaties kunnen op afstand door deelnemers worden bekeken en beheerd als de host dit toestaat. Als je werkt aan een Excel spreadsheetu kunt uw deelnemers bijvoorbeeld tijdens de vergadering hun eigen gegevens laten invoeren. WebEx heeft ook een whiteboard-functionaliteit, waarmee gebruikers op het whiteboard kunnen tekenen of schrijven zoals in een persoonlijke vergadering.

Video's delen

WebEx kan detecteren of een deelnemer aan een vergadering een webcam, dus als een deelnemer besluit om voor de camera te staan, hoeft hij alleen maar op de cameraknop op het bedieningspaneel te klikken en zijn afbeelding zal verschijnen wanneer hij of zij spreekt. Dit, samen met de live samenwerkingsfunctie, geeft deelnemers echt het gevoel dat ze allemaal samen in dezelfde ruimte werken.

WebEx is een van de weinige online vergadertools die deze mogelijkheid biedt, waardoor het een essentieel hulpmiddel is om te overwegen als u van mening bent dat het face-time-element belangrijk is in online vergaderingen.

Notities nemen

WebEx heeft een handige functie waarmee de organisator van de vergadering ofwel een speciale notulist kan toewijzen of alle deelnemers rechtstreeks aantekeningen kan maken in de software, met zijn toepassing voor het maken van aantekeningen. Zodra de vergadering voorbij is, kunnen de notities worden opgeslagen op de computer van elke notulist, waardoor de taak om de online vergadering op te volgen veel gemakkelijker wordt.

Tijdens de vergadering kunnen ook aantekeningen met de deelnemers worden gedeeld, zodat het gemakkelijk is om een ​​punt dat is besproken of een vraag die is gesteld, opnieuw te bekijken wanneer dat nodig is.

Een verscheidenheid aan handige hulpmiddelen

Zoals eerder vermeld, is WebEx een tool met veel functies waardoor online vergaderingen net als persoonlijke vergaderingen aanvoelen. De host van de vergadering kan bijvoorbeeld peilingen maken en beslissen of deelnemers enkele antwoorden, meerdere antwoorden of zelfs korte antwoorden kunnen kiezen. Poll-antwoorden kunnen vervolgens worden opgeslagen op de computer van de host voor toekomstige analyse. WebEx heeft ook een chatfunctie, waar deelnemers openbaar of privé met elkaar kunnen chatten, afhankelijk van de chatbeperkingen die de host heeft ingesteld.

Gastheren hebben volledige controle over de vergadering en kunnen beslissen of: deelnemers kan een gedeeld document opslaan, afdrukken of er aantekeningen op maken. Ze kunnen ook alle deelnemers dempen bij binnenkomst, of zelfs geselecteerde deelnemers halverwege de vergadering dempen. Bovendien kunnen hosts de vergadering op elk moment beperken, wat kan voorkomen dat gebruikers die te laat aan de vergadering proberen deel te nemen, deze bijvoorbeeld verstoren.

Over het algemeen is WebEx een geweldige tool voor diegenen die het gevoel van een directiekamer willen tijdens hun vergaderingen op afstand. De tool zit vol met handige functies, die hosts niet alleen volledige controle geven over hun vergaderingen, maar deelnemers ook helpen in realtime samen te werken.