Word文書を整理しておく方法

あなたが探してより多くの時間を費やすなら MicrosoftWordファイル ドキュメントで作業するよりも、Wordとコンピュータが提供する組織的な機能を利用してください。

サムネイルですべてのWordファイルを保存する

でWordファイルを保存する プレビュー画像またはサムネイル 必要なドキュメントを開かなくても簡単に識別できます。

プレビューまたはサムネイル画像を使用してすべてのWord文書を保存するには：

1. Microsoft Wordで、空白または既存のドキュメントを開き、[ ファイル タブ。

   

2. 選択する 情報.

   

3. を選択 プロパティ ドロップダウン矢印を選択して選択します 高度なプロパティ.

   

4. の中に プロパティ ダイアログボックスで、 概要 タブ。

   

5. を選択 すべてのWord文書のサムネイルを保存する チェックボックス。

   

6. 選択する わかった.

   

Word文書のプロパティを更新する

名前と場所が似ている複数のWord文書を扱う場合は、Word文書を使用してください プロパティ機能.

1. 説明プロパティを追加するドキュメントを開き、に移動します。 ファイル タブ。

   

2. 選択する 情報.

   

3. を選択 プロパティ ドロップダウン矢印を選択して選択します 高度なプロパティ.

   

4. の中に プロパティ ダイアログボックスで、 概要 タブ。

   

5. コメント、キーワード、カテゴリ、タイトル、および件名情報を入力して、ファイルを区別しやすくします。

   

6. 選択する わかった 変更を適用してダイアログボックスを閉じます。 検索を行うときが来ると、Wordは必要なものを正確に見つけることができます。

コンピューター上にフォルダーを作成して使用する

Word文書用に1つのフォルダーを設定し、忘れない名前を付けます。 MyWordDocs. わかりやすい名前のフォルダーを作成し、これらのフォルダーを使用してWordファイルを保存および並べ替えます。 たとえば、毎週の会議メモを作成する場合は、それらのメモ用のフォルダを作成し、その中に数か月または数年にわたって追加のフォルダを含めます。

コンピューターに何年ものWord文書があり、それぞれを開いて保持するかどうかを決定する時間がない場合は、毎年フォルダーを作成し、それらのフォルダーに文書を移動します。 これは、自分に合った方法でファイルを整理する時間ができるまで、古いファイルを保存するための良い方法です。

一貫性のあるファイル命名システムを使用する

ネーミングシステムを確立する 必要なファイルをすばやく見つけることができます。 ファイルに名前を付ける方法はたくさんあります。 ネーミングシステムを選択し、それを一貫して使用します。

ここにいくつかの提案があります：

• 契約、リース、ニュースレターなど、ドキュメントの種類をファイル名に含めます。 このようにして、ファイル名を調べてファイルを見つけることができます。
• ファイル名は、クライアントの名前（または、ドキュメントが文字の場合は受信者の名前）で始めます。
• ファイル名に日付を含めます。

ゆっくりしてください

コンピュータのハードドライブのストレージ容量が少ない場合は、組織のタスクに一度に取り組むのはやめましょう。 仕事を扱いやすい部分に分割し、1日15分かけて作業します。

コンピューターでWordファイルを整理するときは、作成したフォルダーの1つに各ファイルを配置するか、新しいフォルダーを作成するか、不要になったファイルを削除します。 ファイルをどうするかわからない場合は、「ファイル」というタイトルのフォルダに入れてください。 HoldUntilDate それまでにフォルダを開いていない場合は、削除しても問題がない日付を選択してください。

作成するフォルダーの種類に関係なく、これらのフォルダーをメインのWordフォルダーに配置すると、どこを見ればよいかがわかります。