ワードプロセッシングソフトウェアでのデータ損失を防ぐ6つの方法
作成に多くの時間を費やした重要なドキュメントを失うことは、特にあなたが ほとんどのユーザーのように、コンピューター上で直接ドキュメントを作成し、手書きのメリットはありません コピー。
ワード処理されたドキュメントを安全に保つための6つの方法があります。
ドキュメントをOSドライブに保存しないでください
ほとんどのワードプロセッサはファイルをマイドキュメントフォルダに保存しますが、これは彼らにとって最悪の場所です。 ウイルスであろうとソフトウェア障害であろうと、ほとんどのコンピュータの問題は オペレーティング・システム、そして多くの場合、唯一の解決策は、ドライブを再フォーマットしてオペレーティングシステムを再インストールすることです。 このような場合、ドライブ上のすべてが失われます。
コンピュータに2台目のハードドライブをインストールすることは、この問題に対処するための比較的低コストの方法です。 オペレーティングシステムが破損していても、2台目の内蔵ハードドライブは影響を受けません。新しいコンピューターを購入する必要がある場合は、別のコンピューターにインストールすることもできます。
2台目の内蔵ドライブの取り付けに懐疑的な場合は、外付けハードドライブが最適です。 外付けドライブは、コンピュータに接続することで、いつでも任意のコンピュータに接続できます。 USB また FireWireポート。 多くの外付けドライブには、ワンタッチバックアップまたはスケジュールバックアップという追加の利点もあります。 フォルダとスケジュールを指定すると、残りはソフトウェアが処理します。
ファイルを定期的にバックアップする
オペレーティングシステムとは別の場所にファイルを保存するだけでは不十分です。 ファイルの定期的なバックアップを作成する必要があります。 ファイルの2回目のバックアップを作成して、ファイルを取得できる可能性を高めます。 データが重要な場合は、バックアップを耐火金庫に保管することを検討してください。
電子メールの添付ファイルに注意してください
あなたがそれらが含まれていないと確信していても ウイルス、電子メールの添付ファイルにより、データが失われる可能性があります。 たとえば、ドライブにあるものと同じ名前のドキュメントを受信し、電子メールソフトウェアが 添付ファイルを同じ場所に保存するように設定すると、すでに存在するファイルを上書きするリスクがあります そこの。 これは、ドキュメントで共同作業をしていて、同僚が更新を電子メールで送信するときによく発生します。
添付ファイルを一意の場所に保存するように電子メールプログラムを設定するか、それを除いて、電子メールの添付ファイルをハードドライブに保存する前によく考えてください。
ユーザーエラーに注意してください
バージョン管理機能や追跡された変更など、ワードプロセッサに含まれているセーフガードを利用します。 ユーザーがデータを失う一般的な方法は、ドキュメントを編集しているときに誤って一部を削除した場合です。 ドキュメントを保存した後、変更を保存する機能を有効にしない限り、変更または削除された部分は失われます。
高度な機能を扱いたくない場合は、 F12 別の名前でファイルを保存する作業を開始する前に、キーを押してください。 他のいくつかの方法ほど整理されていませんが、便利な方法です。
クラウドに移動
ファイルとそのバックアップをクラウドに保存することが一般的になりつつあります。 クラウドストレージ 十分なスペースの割り当て、使いやすさ、どこにいても、どのデバイスを使用していてもアクセスできる、信頼性など、多くの利点があります。
クラウドストレージサービスはサーバーをバックアップするため、この方法で保存されたファイルには2層の保護があります。 これらの理由から、クラウドストレージはますますほとんどの人にとって最良の選択肢となっています。
主流の無料オプションがいくつかあります。
- グーグルドライブ すべてのGoogleアカウントで15GBを提供します。
- Macユーザーは5GBを取得します iCloud、これはすべてのAppleデバイスに組み込まれています。
- Microsoftは5GBのスペースを提供します OneDrive、Microsoft365およびXboxアカウントに付属しています。
より多くのストレージルームが必要な場合は、他のクラウドストレージ会社と同様に、上記のサービスは有料オプションを提供します。
ドキュメントのハードコピーを保持する
ドキュメントを再度入力してフォーマットする必要がなくなることはありませんが、印刷されたコピーを保持します。 重要なドキュメントは、少なくともファイルの内容を確実に保持するためのものであり、何も持たないよりはましです。 まったく。