דרכים לארגן את מסמכי Word שלך

אם אתה מבלה יותר זמן בחיפוש קבצי Microsoft Word מאשר אתה עובד על המסמכים שלך, נצל את היתרונות הארגוניים של Word והמחשב שלך להציע.

שמור את כל קבצי Word עם תמונות ממוזערות

שמירת קובצי Word עם א תצוגה מקדימה של תמונה או תמונה ממוזערת מקל על זיהוי המסמך שאתה צריך מבלי לפתוח אותו.

כדי לשמור את כל מסמכי Word עם תצוגה מקדימה או תמונה ממוזערת:

1. ב-Microsoft Word, פתח מסמך ריק או קיים, ולאחר מכן עבור אל קוֹבֶץ לשונית.

   

2. בחר מידע.

   

3. בחר את נכסים חץ נפתח ובחר מאפיינים מתקדמים.

   

4. בתוך ה נכסים תיבת הדו-שיח, עבור אל סיכום לשונית.

   

5. בחר את שמור תמונות ממוזערות עבור כל מסמכי Word תיבת סימון.

   

6. בחר בסדר.

   

עדכן את מאפייני מסמך Word

אם אתה עובד עם מספר מסמכי Word בעלי שמות ומיקומים דומים, השתמש במסמך Word תכונת נכסים.

1. פתח את המסמך שאליו ברצונך להוסיף מאפיינים תיאוריים, ולאחר מכן עבור אל קוֹבֶץ לשונית.

   

2. בחר מידע.

   

3. בחר את נכסים חץ נפתח ובחר מאפיינים מתקדמים.

   

4. בתוך ה נכסים תיבת הדו-שיח, עבור אל סיכום לשונית.

   

5. הזן הערות, מילות מפתח, קטגוריות, כותרת ומידע בנושא כדי לעזור לך להבחין בין הקבצים שלך.

   

6. בחר בסדר כדי להחיל את השינויים ולסגור את תיבת הדו-שיח. כשמגיע הזמן לבצע חיפוש, Word יכול למצוא בדיוק את מה שאתה צריך.

צור תיקיות במחשב שלך והשתמש בהן

הגדר תיקיה אחת למסמכי Word שלך וקרא לה משהו שלא תשכח, כגון MyWordDocs. אכלס אותו בתיקיות הנקראות בצורה הגיונית עבורך, והשתמש בתיקיות אלה כדי לשמור ולמיין את קובצי ה-Word שלך. אם אתה מייצר הערות מפגש שבועיות, למשל, צור תיקייה עבור ההערות הללו ותכלול בתוכה תיקיות נוספות למשך חודשים או שנים.

אם יש לכם שנים של מסמכי וורד במחשב ואין לכם זמן לפתוח כל אחד מהם ולהחליט אם לשמור אותו או לא, הכינו תיקייה לכל שנה והעבירו מסמכים לתיקיות האלה. זוהי דרך טובה לאחסן קבצים ישנים עד שיהיה לך זמן לארגן את הקבצים בצורה שמתאימה לך.

השתמש במערכת שמות קבצים עקבית

הקמת מערכת שמות כדי למצוא במהירות את הקבצים הרצויים. ישנן דרכים רבות לתת שם לקבצים שלך. בחר מערכת שמות והשתמש בה באופן עקבי.

להלן מספר הצעות:

• כלול את סוג המסמך בשם הקובץ, לדוגמה, חוזה, שכירות או ניוזלטר. בדרך זו, אתה יכול להסתכל על שם הקובץ כדי למצוא קובץ.
• התחל את שם הקובץ בשם הלקוח (או בשם המשפחה של הנמען אם המסמכים הם אותיות).
• כלול את התאריך בשם הקובץ.

קח את הזמן

אם בכונן הקשיח של המחשב שלך חסר שטח אחסון, אל תתמודד עם המשימות הארגוניות שלך בבת אחת. חלקו את העבודה לחתיכות ניתנות לניהול והקדישו 15 דקות ביום לעבוד עליה.

בזמן שאתה מארגן קובצי Word במחשב שלך, שים כל קובץ באחת מהתיקיות שיצרת, צור תיקיה חדשה או מחק קבצים שאתה כבר לא צריך. אם אינך בטוח מה לעשות עם קובץ, שים אותו בתיקייה בשם החזק עד תאריך ובחרו תאריך בעתיד שאם לא פתחתם את התיקיה עד אז, תרגישו בנוח למחוק אותה.

לא משנה מה סוגי התיקיות שתיצור, שים את התיקיות הללו בתיקיית Word הראשית שלך, כדי שתדע היכן לחפש.