Non riesci a rimanere concentrato nelle riunioni a distanza? Non sei solo

Se lavori in remoto, ci sono buone probabilità che tu abbia multitasking durante una riunione nell'ultima settimana e non sei quasi solo.

Un nuovo giornale rilasciato da Microsoft mette i numeri al problema. Sebbene il multitasking fosse raro in riunioni brevi e piccole, è salito a livelli quasi universali in riunioni che si sono trascinate per più di un'ora. Tuttavia, non ci sono solo cattive notizie: il documento, incentrato sull'uso di Microsoft Teams, suggerisce diversi modi in cui i lavoratori potrebbero migliorare la loro attenzione.

"FocusAssist per Windows è già stato distribuito e potrebbe essere di grande aiuto qui", ha affermato tramite e-mail la dott.ssa Mary Czerwinski, ricercatrice partner e responsabile della ricerca presso Microsoft. "La pianificazione del tempo di messa a fuoco tramite Cortana è un'altra opzione disponibile in Outlook."

Che cosa deve fare un lavoratore remoto?

Il multitasking in una riunione è spesso visto come scortese o controproducente, e il giornale ha scoperto che a volte questo si è dimostrato vero. Tuttavia, i ricercatori sostengono un punto più complesso. Non tutto il multitasking è negativo e gli strumenti possono essere utilizzati per guidare i lavoratori remoti verso risultati positivi.

I partecipanti hanno dettagliato i vantaggi del multitasking positivo in un diario anonimo. "Sono stato meno frustrato da incontri che non mi sono stati molto utili", ha detto uno.

Altri hanno affermato di apprezzare la scelta di prestare molta attenzione quando richiesto, per poi concentrarsi altrove quando non lo è. I partecipanti hanno affermato che il multitasking li ha aiutati a trovare informazioni, come file correlati o scambi di e-mail, rilevanti per una riunione.

Il dottor Czerwinski ha affermato che i lavoratori remoti che utilizzano Microsoft Teams o Windows possono rivolgersi a Focus Assist e Focus Time per rimuovere le distrazioni non rilevanti per una riunione e ritagliarsi del tempo per concentrarsi su uno specifico compiti. Il documento favorisce qualsiasi strumento che mette da parte le richieste esterne sull'attenzione dei lavoratori durante una riunione.

Nuove e migliori funzionalità nelle piattaforme di lavoro remote potrebbero spingersi ancora oltre per incoraggiare un multitasking positivo. Il documento propone una "modalità di messa a fuoco" specifica per la riunione per aiutare i lavoratori a svolgere più attività in modi pertinenti a una riunione, come l'apertura di e-mail o file nell'interfaccia di una riunione anziché in un'altra finestra o programma. Ciò incoraggerebbe il multitasking positivo eliminando le distrazioni trovate in altri programmi.

I ricercatori suggeriscono anche strumenti di agenda migliorati che consentono ai lavoratori di lasciare le riunioni in anticipo o di partecipare a metà riunione se solo alcune parti della riunione sono rilevanti. Questo potrebbe combattere il nemico acerrimo di ogni soglia di attenzione: riunioni lunghe e noiose.

I lavoratori remoti si toccano in lunghe riunioni

Il multitasking non era particolarmente comune quando tutte le riunioni sono state aggregate: circa il 30% delle riunioni ha coinvolto il multitasking della posta elettronica e circa il 24% ha visto il multitasking dei file.

Ma questo è cambiato con la durata. Non sorprende che le riunioni di durata inferiore a 20 minuti abbiano mostrato pochi casi di multitasking, ma sono aumentate con una velocità impressionante come droga per le riunioni.

Una riunione di 20-40 minuti aveva quasi il doppio delle probabilità di mandare i partecipanti a cercare altro lavoro, e una maratona di 80 minuti che induce a lamentarsi aveva oltre sei volte più probabilità di vedere i lavoratori distratti.

Anche la dimensione della riunione, come il numero di persone presenti, è stata cruciale. Gli incontri individuali hanno incoraggiato il minimo multitasking e una terza persona ha difficilmente cambiato il risultato. Ma immergersi in altre attività è diventato probabile quando sono comparsi più volti in una videochiamata. Il multitasking era doppiamente probabile in un incontro con 10 o più persone.

Un partecipante ha descritto una motivazione identificabile. "Nei grandi incontri, come i municipi, tendo a fermarmi e ascoltare effettivamente quando viene detto qualcosa di interessante", ha affermato il partecipante. "Per il resto del tempo, mi sembra di non concentrarmi affatto sul lavoro".

I dati includevano un altro risultato più debole ma più sorprendente: gli incontri programmati sono una cattiva notizia. Una riunione programmata era circa una volta e mezza più incline a incoraggiare il multitasking rispetto a una riunione ad hoc. Degli incontri programmati, gli incontri ricorrenti erano il terreno più fertile per la distrazione.

"Il modo in cui le riunioni a distanza sono programmate e strutturate è significativamente associato a quando e in che misura le persone dividono le loro attenzioni", conclude il documento. Quindi, prima di premere invia su un invito a una riunione di un'ora, riconsiderare, a meno che tu non voglia dare ai colleghi il tempo di svuotare la loro casella di posta.