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Come usare uno scanner per organizzarsi

Cosa sapere

  • Prima di digitalizzare i tuoi file, crea cartelle e sottocartelle per organizzare i file.
  • Assicurati che lo scanner o la stampante supporti il ​​software di riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) e che il software OCR sia installato.
  • Il processo è diverso a seconda che tu lo voglia scansionare un documento su Mac o scansionare un documento su Windows.

Digitalizzazione di documenti cartacei può aiutare nell'organizzazione di documenti importanti. File digitali, inclusi PDFs, possono essere convertiti in file ricercabili utilizzando software di riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) che in genere viene fornito con una stampante. Ciò significa che le tue informazioni non occupano spazio e sono più facili da trovare. Inoltre, puoi salvare i tuoi file digitali su CD o DVD, su un'unità flash, in una struttura di archiviazione online. Ecco come organizzare i documenti scansionati.

Persona che utilizza uno scanner piano
anyaberkut / Getty Images

Come usare uno scanner per organizzarsi

Ecco alcuni passaggi che puoi eseguire per organizzare la tua attività o la tua casa utilizzando uno scanner. Avrai bisogno di uno scanner di documenti per farlo funzionare. Non deve essere costoso o lussuoso. Se non ne hai uno, inizia con questi

recensioni di scanner fotografici e scanner di documenti per alcuni migliori acquisti.

Se non vuoi uno scanner separato, uno economico stampante all-in-one farà il lavoro.

  1. Esamina i tuoi documenti e decidi cosa puoi digitalizzare e cosa puoi lanciare in sicurezza.

    Questo richiederà probabilmente del tempo. Se necessario, lavora a piccoli incrementi.

  2. Prima di digitalizzare i tuoi file, crea cartelle e sottocartelle per archiviare i file. Pensa alle categorie di cui hai bisogno e imposta una cartella per ciascuna. Metti le ricevute della carta di credito in una cartella, i documenti dell'assicurazione auto in un'altra. Le bollette del telefono, le ricevute della spesa, le fatture delle riparazioni domestiche e così via possono essere inserite in cartelle separate. All'interno di ogni cartella, crea sottocartelle per ogni anno (o mese). È più facile iniziare con un sistema organizzato e aggiungere nuovi documenti al file corretto piuttosto che riorganizzare il sistema ogni volta che viene scansionata una nuova ricevuta.

    Per creare una nuova cartella in Windows, fai clic con il pulsante destro del mouse sul desktop e scegli Nuovo > Cartella. Ripeti questo passaggio mentre sei all'interno della nuova cartella per creare una sottocartella. Per creare una nuova cartella su Mac, seleziona File > Nuova cartella, o premere Spostare+Comando+n.

  3. Assicurati che lo scanner o la stampante siano dotati del software di riconoscimento ottico dei caratteri (OCR). Ciò consente di scansionare documenti in formato PDF e modificare i file. Ci sono buone probabilità che un software OCR decente sia installato sul tuo computer Windows.

    Se il software OCR non è installato sul computer, ABBYY FineReader e Adobe Acrobat Pro DC sono scelte comuni.

  4. È il momento di scansionare i tuoi documenti. La modalità esatta di questa operazione dipende dal tipo di scanner e dal software che utilizzi.

    Lifewire ha guide per la scansione dei documenti su finestre e Mac.

  5. Quando hai finito di digitalizzare i documenti, tieni sotto controllo i documenti fisici. Assicurati di scansionare automaticamente i documenti ogni volta che ricevi nuove ricevute o documenti. In caso contrario, le carte ricominceranno ad accumularsi.