Modi per mantenere organizzati i tuoi documenti di Word

Se passi più tempo a cercare File di Microsoft Word rispetto a te lavorando sui tuoi documenti, sfrutta le funzionalità organizzative che Word e il tuo computer hanno da offrire.

Salva tutti i file di Word con le miniature

Salvare file Word con a immagine di anteprima o miniatura rende più facile identificare il documento di cui hai bisogno senza aprirlo.

Per salvare tutti i documenti di Word con un'anteprima o un'immagine in miniatura:

1. In Microsoft Word, apri un documento vuoto o esistente, quindi vai a File scheda.

   

2. Selezionare Informazioni.

   

3. Seleziona il Proprietà freccia a discesa e scegli Proprietà avanzate.

   

4. Nel Proprietà finestra di dialogo, vai a Riepilogo scheda.

   

5. Seleziona il Salva miniature per tutti i documenti di Word casella di controllo.

   

6. Selezionare ok.

   

Aggiorna le proprietà del documento di Word

Se lavori con diversi documenti di Word che hanno nomi e posizioni simili, usa il documento di Word caratteristica delle proprietà.

1. Apri il documento a cui vuoi aggiungere proprietà descrittive, quindi vai su File scheda.

   

2. Selezionare Informazioni.

   

3. Seleziona il Proprietà freccia a discesa e scegli Proprietà avanzate.

   

4. Nel Proprietà finestra di dialogo, vai a Riepilogo scheda.

   

5. Inserisci commenti, parole chiave, categorie, un titolo e informazioni sull'oggetto per aiutarti a distinguere i tuoi file.

   

6. Selezionare ok per applicare le modifiche e chiudere la finestra di dialogo. Quando arriva il momento di fare una ricerca, Word può trovare esattamente ciò di cui hai bisogno.

Crea cartelle sul tuo computer e usale

Imposta una cartella per i tuoi documenti di Word e assegnagli un nome che non dimenticherai, ad esempio MyWordDocs. Compilalo con cartelle denominate in un modo che abbia senso per te e usa queste cartelle per salvare e ordinare i tuoi file di Word. Se produci note settimanali per le riunioni, ad esempio, crea una cartella per tali note e includi cartelle aggiuntive al suo interno per mesi o anni.

Se hai anni di documenti Word sul tuo computer e non hai tempo per aprirli e decidere se tenerli o meno, crea una cartella per ogni anno e sposta i documenti in quelle cartelle. Questo è un buon modo per archiviare i file più vecchi finché non hai tempo per organizzare i file in un modo che funzioni per te.

Usa un sistema di denominazione dei file coerente

Stabilire un sistema di denominazione per trovare rapidamente i file desiderati. Ci sono molti modi per nominare i tuoi file. Scegli un sistema di denominazione e utilizzalo in modo coerente.

Ecco alcuni suggerimenti:

• Includere il tipo di documento nel nome del file, ad esempio contratto, contratto di locazione o newsletter. In questo modo, puoi guardare il nome del file per trovare un file.
• Inizia il nome del file con il nome del cliente (o il cognome del destinatario se i documenti sono lettere).
• Includi la data nel nome del file.

Prenditi il ​​tuo tempo

Se il disco rigido del tuo computer ha poco spazio di archiviazione, non affrontare le tue attività organizzative tutte in una volta. Suddividi il lavoro in parti gestibili e dedica 15 minuti al giorno a lavorarci.

Mentre organizzi i file di Word sul tuo computer, metti ogni file in una delle cartelle che hai creato, crea una nuova cartella o elimina i file che non ti servono più. Se non sei sicuro di cosa fare con un file, mettilo in una cartella intitolata Trattieni fino a data e scegli una data futura in cui, se non hai ancora aperto la cartella, ti sentirai a tuo agio nell'eliminarla.

Qualunque sia il tipo di cartelle che crei, metti queste cartelle nella cartella principale di Word, così saprai dove cercare.