Gestisci i dati di Excel con database, tabelle, record e campi

Excel non ha le capacità di gestione dei dati dei programmi di database relazionali come SQL Server e Microsoft Access. Ciò che può fare, tuttavia, è fungere da semplice database che soddisfa i requisiti di gestione dei dati.

In Excel, i dati sono organizzati utilizzando il righe e colonne in un foglio di lavoro. Il caratteristica della tabella semplifica l'inserimento, la modifica e la manipolazione dati.

Termini del database: record e campi

Un database è una raccolta di informazioni correlate memorizzate in uno o più file del computer. Spesso i dati sono organizzati in tabelle in modo tale da poter essere facilmente aggiornati, ordinati, corretti e filtrati.

Un semplice database, come Excel, contiene tutte le informazioni su un argomento in un'unica tabella. I database relazionali, d'altra parte, sono costituiti da molte tabelle con ognuna contenente informazioni su argomenti diversi, ma correlati.

record

Nella terminologia del database, a disco contiene tutte le informazioni o i dati su un oggetto specifico nel database. In Excel, ciascuno cellula in un foglio di lavoro contiene un elemento di informazione o valore.

Campi

Ogni elemento di informazione in un record di database, come un numero di telefono o un numero civico, è indicato come a campo. In Excel, le singole celle di un foglio di lavoro fungono da campi, poiché ogni cella può contenere una singola informazione su un oggetto.

Nomi dei campi

È fondamentale organizzare un database in modo da poter ordinare o filtrare i dati per trovare informazioni specifiche. L'aggiunta di intestazioni di colonna, note come nomi di campo, semplifica l'immissione dei dati nello stesso ordine per ogni record.

Database di esempio

Nell'immagine sopra, ogni studente ha una riga separata nella tabella che contiene tutte le informazioni disponibili su di lui.

Ogni cella di una riga è un campo contenente un'informazione. I nomi dei campi nella riga di intestazione aiutano a garantire che i dati rimangano organizzati mantenendo tutti i dati su un argomento specifico, come nome o età, nella stessa colonna per tutti gli studenti.

Strumenti di gestione dei dati di Excel

Inoltre, Microsoft dispone di diversi strumenti per i dati per semplificare il lavoro con grandi quantità di dati archiviati nelle tabelle di Excel e per mantenerli in buone condizioni.

Utilizzo di un modulo per i record

Uno di questi strumenti è il modulo dati. Puoi usarlo per trovare, modificare, inserire o eliminare record, in tabelle contenenti fino a 32 campi o colonne.

Il modulo predefinito include un elenco di nomi di campo nell'ordine in cui sono disposti nella tabella, per garantire che gli utenti inseriscano i record correttamente. Accanto a ciascun nome di campo è presente una casella di testo per l'inserimento o la modifica dei singoli campi di dati.

Sebbene sia possibile creare moduli personalizzati, spesso è sufficiente creare e utilizzare il modulo predefinito.

Rimuovi record di dati duplicati

Un problema comune a tutti i database sono gli errori di dati. Oltre ai semplici errori di ortografia o ai campi di dati mancanti, i record di dati duplicati possono essere un problema man mano che una tabella di dati cresce di dimensioni.

Un altro degli strumenti di dati di Excel può essere utilizzato per rimuovi questi record duplicati — duplicati esatti o parziali.

Ordinamento dei dati in Excel

Ordinare significa riorganizzare i dati in base a una proprietà specifica, ad esempio ordinare una tabella in ordine alfabetico per cognome o in ordine cronologico dal più vecchio al più giovane.

Le opzioni di ordinamento di Excel includono l'ordinamento per uno o più campi, l'ordinamento personalizzato, ad esempio per data o ora e ordinamento per righe che permette di riordinare i campi in una tabella.