Le cartelle automatiche sono la nuova arma segreta di Dropbox

Dropbox lo farà organizza automaticamente le tue cartelle per te, rinominando, spostando e persino traducendo tutto ciò che inserisci lì.

Esistono molti modi per automatizzare le cartelle nel tuo Dropbox, dopotutto è solo una cartella piena di file, ma avere uno strumento integrato potrebbe offrire alcuni vantaggi in termini di praticità, sicurezza e affidabilità. E puoi ancora utilizzare tutti quegli strumenti di terze parti che ti piacciono. Quindi, perché le cartelle automatizzate sono un'ottima idea e cosa possono fare per te?

"[Le cartelle automatiche sono] un modo incredibilmente semplice per gestire qualsiasi tipo di progetto di grandi dimensioni, con più file e con più collaboratori," Devon Fata, CEO della società di sviluppo web Pixoul, ha dichiarato a Lifewire via e-mail. "Creare un buon sistema organizzativo che funzioni per tutti è una battaglia costante in qualsiasi tipo di lavoro basato su progetti, e questo potrebbe far risparmiare molto tempo in quelle aree".

La fine dell'archiviazione

Le cartelle sono spesso un disastro. Scarichiamo i file in una cartella per ripulire, ad esempio, i nostri desktop, quindi scarichiamo alcuni di quei file in una sottocartella per ripulire la prima cartella. Immagina se quei file potessero organizzarsi da soli.

Anche quelli di noi che mantengono tutto a posto possono trarre vantaggio dall'archiviazione automatica. E con Dropbox, sarà presto facile. Devi solo impostare le regole di automazione una volta, poi Dropbox fa tutto il lavoro.

Ad esempio, puoi creare una regola che metta automaticamente i tuoi file in cartelle in base alla data. Rilascia un sacco di file nel tuo Dropbox e creerà cartelle per gennaio, febbraio e così via, e inserirà i tuoi file in esse. I file futuri aggiunti alla cartella principale verranno automaticamente spostati in queste sottocartelle. È l'ideale per conservare le ricevute delle tasse, ad esempio.

È carino e già abbastanza potente, ma è va molto meglio. Dropbox può anche rinominare automaticamente file e foto, magari in base alla data in cui sono stati creati/scattati. Può anche contrassegnare i tuoi file e persino convertirli in altri formati. Ad esempio, potresti avere una cartella che converte qualsiasi cosa in un PDF o una che decomprime automaticamente i file zip.

La parte bella è che queste azioni vengono attivate spostando i file in cartelle, cosa che può essere eseguita su qualsiasi dispositivo connesso.

alternative

L'automazione delle cartelle Dropbox alla fine arriverà a tutti, ma attualmente è disponibile solo per i clienti aziendali. Tuttavia, ci sono molte opzioni ancora più potenti per automatizzare le tue cartelle Dropbox o qualsiasi altra cartella.

Esistono due categorie principali per l'automazione delle cartelle. Uno è un servizio basato sul web come Zapier o IFTTT (Se Questo Poi Quello). L'altro è uno strumento che viene eseguito localmente sul tuo computer, come l'eccellente Hazel per Mac. Poi ci sono più servizi univoci come Conversione cloud, che monitorerà una cartella Dropbox e convertirà tutto ciò che aggiungi. È potente e facile da usare.

Il vantaggio di uno strumento basato sul web è che può connettersi ad altri servizi web. IFTTT può fare alcune cose selvagge. Potresti, ad esempio, far lampeggiare in rosso la tua lampadina intelligente ogni volta che viene pubblicato un nuovo articolo qui su Lifewire News. Zapier offre automazioni ancora più profonde, anche se molto più complesse da configurare, che scavano in Gmail, Slack, Twitter, Trello, e altro ancora.

L'aspetto negativo di questi strumenti online è che i tuoi dati privati ​​devono lasciare il tuo computer affinché possano fare le loro cose. D'altra parte, molti di quei dati sono comunque già da qualche parte nel cloud.

Locale

Se vuoi prendere sul serio l'automazione sul tuo computer, ci sono molti strumenti. Su Mac e iOS, puoi utilizzare l'app Scorciatoie integrata, che viene fornita con una galleria di automazioni predefinite. Alcuni di questi funzionano anche con Dropbox.

Per automatizzare le cartelle, prova Hazel. Questo controlla le cartelle per i nuovi file e agisce su di essi.

Una regola Hazel che uso controlla il mio desktop per le immagini. Ridimensiona gli screenshot a 2.000 pixel di larghezza, quindi posso usarli per articoli online come questo. Un'altra regola prende le immagini webp e le trasforma in JPG. Ho anche una regola che copia i brani nell'app precedentemente nota come iTunes.

Hazel offre il proprio set di azioni integrate, ma puoi anche usarlo per eseguire scorciatoie, AppleScript, azioni di Automator e persino scrivere i tuoi script nel linguaggio di programmazione che preferisci. Questa modularità lo rende estremamente facile da avviare ma anche illimitato nelle sue potenzialità. E, naturalmente, può agire su qualsiasi cartella nel tuo Dropbox.

La nuova automazione integrata di Dropbox ha un bell'aspetto e copre le basi, ma si spera che susciterà anche interesse per automazioni più potenti. Perché qual è il punto di un computer se non può occuparsi di tutto il lavoro impegnativo per te?