Pro e contro dello strumento per riunioni online WebEx

WebEx, prodotto da Sistemi Cisco, è uno dei più utilizzati strumenti per riunioni online in tutto il mondo. È uno strumento ricco di funzionalità che consente agli utenti di incontrarsi su Internet condividendo schermi e parlando tramite un telefono o tramite VoIP. È un programma robusto che funziona bene su Windows, Mac e persino su smartphone e tablet, offrendo ai partecipanti la flessibilità di partecipare alle riunioni dal proprio dispositivo preferito.

WebEx in breve

Non c'è da meravigliarsi se WebEx è uno degli strumenti per riunioni online più utilizzati in circolazione, in quanto fornisce agli utenti funzionalità sufficienti per creare una riunione online che faccia sentire i partecipanti proprio come se fossero in azienda sala riunioni. Funziona bene su Windows e Mac ed è un'ottima scelta per coloro che amano partecipare alle riunioni in movimento dal proprio smartphone o tablet.

Pro e contro

Professionisti: WebEx ha un'interfaccia utente semplice, sebbene sia leggermente meno intuitiva di quella di GoToMeeting. Gli utenti possono condividere facilmente i propri desktop, nonché documenti o qualsiasi applicazione sul proprio computer. È facile e veloce cambiare presentatore, creare lavagne e passare il controllo di tastiera e mouse, per un'esperienza di riunione senza interruzioni.

Contro: Il browser predefinito scelto da WebEx è Internet Explorer, quindi se preferisci usare Firefox o Chrome, dovrai modificare le impostazioni del browser prima di fare clic su un collegamento condiviso tramite lo strumento.

WebEx inizia da $ 49 al mese per riunioni illimitate con un massimo di 25 partecipanti ciascuna (al momento della scrittura). Questo è paragonabile a GoToMeeting, che allo stesso prezzo consente fino a 15 partecipanti per riunione. Gli utenti hanno anche la possibilità di pagare per utilizzo.

Creazione e partecipazione a una riunione

La creazione di una riunione con WebEx è semplice, una volta completata la procedura di configurazione iniziale e caricato Meeting Center sul computer dell'ospite. WebEx è uno strumento per riunioni online basato sul Web, il che significa che non sono necessari download e tutto ciò di cui ha bisogno per funzionare è un browser Web come Firefox, Internet Explorer o Chrome.

Gli ospitanti possono invitare i partecipanti tramite e-mail, Messaggio istantaneo o anche in una chat. L'invito include un collegamento che porta rapidamente i partecipanti direttamente alla riunione, indicando loro di connettersi tramite la linea telefonica o tramite VoIP. Sono forniti numeri verdi e sono disponibili numeri di chiamata per diversi paesi, quindi i partecipanti che lavorano all'estero non devono pagare le spese per le chiamate internazionali per partecipare alla riunione.

Condivisione di presentazioni e applicazioni

Sebbene la condivisione dello schermo sia una funzionalità di base della maggior parte degli strumenti per riunioni online, WebEx va oltre in quanto offre agli host un controllo pannello che consente loro di chattare o prendere il controllo della riunione in privato, poiché questo pannello non può essere visto da nessun altro partecipante. Uscire dalla condivisione dello schermo è facile e si esegue con un clic.

Gli utenti che non desiderano condividere il proprio schermo ma desiderano passare attraverso una presentazione di una riunione online hanno la possibilità di condividere un'applicazione come PowerPoint o anche solo il singolo file di presentazione dal proprio computer. Il file o l'applicazione verranno quindi visualizzati nella schermata della riunione.

Le applicazioni possono essere visualizzate e controllate dai partecipanti in remoto, se consentito dall'host. Se stai lavorando su un Foglio di calcolo Excel, ad esempio, puoi consentire ai partecipanti di inserire i propri dati durante la riunione. WebEx ha anche una funzionalità di lavagna, che consente agli utenti di disegnare o scrivere sulla lavagna come farebbero in una riunione faccia a faccia.

Condivisione di video

WebEx può rilevare se un partecipante alla riunione ha un webcam, quindi se un partecipante decide di essere davanti alla telecamera, tutto ciò che deve fare è fare clic sul pulsante della telecamera sul pannello di controllo e la sua immagine apparirà ogni volta che parlerà. Questo, insieme alla funzione di collaborazione dal vivo, aiuta davvero i partecipanti a sentire che stanno lavorando tutti insieme nella stessa stanza.

WebEx è uno dei pochi strumenti per riunioni online a offrire questa funzionalità, il che lo rende uno strumento essenziale da considerare se si ritiene che l'elemento faccia a faccia sia importante nelle riunioni online.

Prendere appunti

WebEx ha una pratica funzione che consente all'organizzatore della riunione di assegnare un appunti dedicato o consentire a tutti i partecipanti di prendere appunti direttamente nel software, con la sua applicazione per prendere appunti. Una volta che la riunione è finita, le note possono essere salvate sul computer di ogni verbalizzatore, rendendo molto più semplice il compito di seguire la riunione online.

Le note possono anche essere condivise con i partecipanti durante la riunione, quindi è facile rivisitare un punto che è stato discusso o una domanda che è stata posta quando necessario.

Una varietà di strumenti utili

Come accennato, WebEx è uno strumento ricco di funzionalità che fa sembrare le riunioni online proprio come quelle faccia a faccia. Ad esempio, l'ospite della riunione può creare sondaggi e decidere se i partecipanti possono scegliere risposte singole, risposte multiple o anche risposte brevi. Le risposte al sondaggio possono quindi essere salvate sul computer dell'host per analisi future. WebEx dispone anche di una funzione di chat, in cui i partecipanti possono chattare tra loro pubblicamente o privatamente, a seconda delle restrizioni di chat imposte dall'host.

Gli organizzatori hanno il controllo completo della riunione e possono decidere se partecipanti può salvare, stampare o annotare su un documento condiviso. Possono anche disattivare l'audio di tutti i partecipanti all'ingresso o persino disattivare l'audio dei partecipanti selezionati a metà della riunione. Inoltre, gli organizzatori possono limitare la riunione in qualsiasi momento, il che può aiutare ad evitare, ad esempio, che gli utenti che tentano di partecipare alla riunione in ritardo la interrompano.

Nel complesso, WebEx è un ottimo strumento per coloro che desiderano la sensazione di una sala riunioni nelle loro riunioni a distanza. Lo strumento è pieno di funzioni utili, che non solo danno agli host il controllo completo sulle loro riunioni, ma aiutano anche i partecipanti a collaborare in tempo reale.