Cara Menjaga Dokumen Word Anda Terorganisir

Jika Anda menghabiskan lebih banyak waktu mencari File Microsoft Word daripada mengerjakan dokumen Anda, manfaatkan fitur organisasi yang ditawarkan Word dan komputer Anda.

Simpan Semua File Word Dengan Thumbnail

Menyimpan file Word dengan pratinjau gambar atau thumbnail memudahkan untuk mengidentifikasi dokumen yang Anda butuhkan tanpa membukanya.

Untuk menyimpan semua dokumen Word dengan pratinjau atau gambar mini:

1. Di Microsoft Word, buka dokumen kosong atau yang sudah ada, lalu buka Mengajukan tab.

   

2. Pilih Info.

   

3. Pilih Properti panah tarik-turun dan pilih Properti Lanjutan.

   

4. Dalam Properti kotak dialog, buka Ringkasan tab.

   

5. Pilih Simpan Gambar Mini untuk Semua Dokumen Word kotak centang.

   

6. Pilih oke.

   

Perbarui Properti Dokumen Word

Jika Anda bekerja dengan beberapa dokumen Word yang memiliki nama dan lokasi yang mirip, gunakan dokumen Word fitur properti.

1. Buka dokumen yang ingin Anda tambahkan properti deskriptifnya, lalu buka Mengajukan tab.

   

2. Pilih Info.

   

3. Pilih Properti panah tarik-turun dan pilih Properti Lanjutan.

   

4. Dalam Properti kotak dialog, buka Ringkasan tab.

   

5. Masukkan komentar, kata kunci, kategori, judul, dan informasi subjek untuk membantu Anda membedakan file Anda.

   

6. Pilih oke untuk menerapkan perubahan dan menutup kotak dialog. Ketika tiba saatnya untuk melakukan pencarian, Word dapat menemukan apa yang Anda butuhkan.

Buat Folder di Komputer Anda dan Gunakan

Siapkan satu folder untuk dokumen Word Anda dan beri nama sesuatu yang tidak akan Anda lupakan, seperti MyWordDocs. Isi dengan folder bernama dengan cara yang masuk akal bagi Anda, dan gunakan folder ini untuk menyimpan dan mengurutkan file Word Anda. Jika Anda membuat catatan rapat mingguan, misalnya, buat folder untuk catatan tersebut dan sertakan folder tambahan di dalamnya selama berbulan-bulan atau bertahun-tahun.

Jika Anda memiliki dokumen Word selama bertahun-tahun di komputer Anda dan tidak punya waktu untuk membuka setiap dokumen dan memutuskan apakah akan menyimpannya atau tidak, buat folder untuk setiap tahun dan pindahkan dokumen ke folder tersebut. Ini adalah cara yang baik untuk menyimpan file lama sampai Anda punya waktu untuk mengatur file dengan cara yang sesuai untuk Anda.

Gunakan Sistem Penamaan File yang Konsisten

Membangun sistem penamaan untuk menemukan file yang Anda inginkan dengan cepat. Ada banyak cara untuk memberi nama file Anda. Pilih sistem penamaan dan gunakan secara konsisten.

Berikut adalah beberapa saran:

• Sertakan jenis dokumen dalam nama file, misalnya kontrak, sewa, atau buletin. Dengan cara ini, Anda dapat melihat nama file untuk menemukan file.
• Mulailah nama file dengan nama klien (atau nama belakang penerima jika dokumen berupa huruf).
• Sertakan tanggal dalam nama file.

Gunakan waktumu

Jika hard drive komputer Anda kekurangan ruang penyimpanan, jangan menangani tugas organisasi Anda sekaligus. Pecahkan pekerjaan menjadi bagian-bagian yang dapat diatur dan habiskan 15 menit sehari untuk mengerjakannya.

Saat Anda mengatur file Word di komputer Anda, letakkan setiap file di salah satu folder yang Anda buat, buat folder baru, atau hapus file yang tidak lagi Anda perlukan. Jika Anda tidak yakin apa yang harus dilakukan dengan file, letakkan di folder berjudul Tahan Sampai Tanggal dan pilih tanggal di masa depan yang jika Anda belum membuka folder itu, Anda akan merasa nyaman untuk menghapusnya.

Apa pun jenis folder yang Anda buat, letakkan folder ini di folder utama Word Anda, sehingga Anda akan tahu di mana mencarinya.