Pro dan Kontra Alat Rapat Online WebEx

WebEx, diproduksi oleh Sistem Cisco, adalah salah satu yang paling banyak digunakan alat pertemuan online di seluruh dunia. Ini adalah alat yang kaya fitur yang memungkinkan pengguna bertemu melalui Internet sambil berbagi layar dan berbicara melalui telepon atau melalui VoIP. Ini adalah program tangguh yang bekerja dengan baik di Windows, Mac, dan bahkan di ponsel cerdas dan tablet, memberi peserta fleksibilitas untuk menghadiri rapat dari perangkat pilihan mereka.

Sekilas tentang WebEx

Tidak mengherankan bahwa WebEx adalah salah satu alat pertemuan online yang paling banyak digunakan, karena menyediakan pengguna dengan fitur yang cukup untuk membuat rapat online yang membuat peserta merasa seperti berada di perusahaan ruang rapat. Ini bekerja dengan baik di Windows dan Mac dan merupakan pilihan tepat bagi mereka yang suka menghadiri rapat saat bepergian dari ponsel cerdas atau perangkat tablet mereka.

Pro dan kontra

Kelebihan: WebEx memiliki antarmuka pengguna yang sederhana, meskipun sedikit kurang intuitif daripada GoToMeeting. Pengguna dapat dengan mudah berbagi desktop mereka, serta dokumen atau aplikasi apa pun di komputer mereka. Mengganti presenter dengan cepat dan mudah, membuat papan tulis, dan melewati kontrol keyboard dan mouse, menjadikan pengalaman rapat yang mulus.

Kontra: Browser default yang dipilih oleh WebEx adalah Internet Explorer, jadi jika Anda lebih suka menggunakan Firefox atau Chrome, Anda harus mengubah pengaturan browser sebelum mengeklik tautan yang dibagikan melalui alat.

WebEx mulai dari $49 per bulan untuk pertemuan tak terbatas dengan masing-masing hingga 25 peserta (pada saat penulisan). Ini sebanding dengan GoToMeeting, yang dengan harga yang sama memungkinkan hingga 15 peserta per rapat. Pengguna juga memiliki opsi untuk membayar per penggunaan.

Membuat dan Bergabung dalam Rapat

Membuat rapat dengan WebEx sangatlah mudah, setelah proses penyiapan awal selesai dan Pusat Pertemuan telah dimuat di komputer tuan rumah. WebEx adalah alat pertemuan online berbasis web, yang berarti tidak diperlukan unduhan dan yang diperlukan untuk berfungsi hanyalah browser web seperti Firefox, Internet Explorer, atau Chrome.

Tuan rumah dapat mengundang peserta melalui email, Pesan singkat atau bahkan dalam obrolan. Undangan menyertakan tautan yang dengan cepat membawa peserta langsung ke rapat, menginstruksikan mereka untuk terhubung melalui saluran telepon atau melalui VoIP. Disediakan nomor bebas pulsa, dan ada nomor panggilan masuk untuk beberapa negara, sehingga peserta yang bekerja di luar negeri tidak perlu membayar biaya panggilan internasional untuk menghadiri pertemuan.

Berbagi Presentasi dan Aplikasi

Meskipun berbagi layar adalah fitur dasar dari sebagian besar alat rapat online, WebEx melangkah lebih jauh karena memberikan kontrol kepada tuan rumah panel yang memungkinkan mereka untuk mengobrol atau mengontrol rapat secara pribadi, karena panel ini tidak dapat dilihat oleh peserta lain. Keluar dari berbagi layar itu mudah dan dilakukan dalam satu klik.

Pengguna yang tidak ingin membagikan layar mereka tetapi ingin melalui presentasi rapat online memiliki pilihan untuk berbagi aplikasi seperti PowerPoint atau bahkan hanya satu file presentasi dari mereka komputer. File atau aplikasi kemudian akan ditampilkan di layar rapat.

Aplikasi dapat dilihat dan dikendalikan oleh peserta dari jarak jauh jika diizinkan oleh tuan rumah. Jika Anda sedang mengerjakan lembar kerja excel, misalnya, Anda dapat mengizinkan peserta Anda memasukkan data mereka sendiri selama rapat. WebEx juga memiliki fungsi papan tulis, yang memungkinkan pengguna menggambar atau menulis di papan tulis seperti yang mereka lakukan dalam pertemuan tatap muka.

Berbagi Video

WebEx dapat mendeteksi jika peserta rapat memiliki kamera web, jadi jika seorang peserta memutuskan untuk berada di depan kamera, yang harus mereka lakukan hanyalah mengklik tombol kamera di panel kontrol, dan gambar mereka akan muncul setiap kali mereka berbicara. Ini, bersama dengan fitur kolaborasi langsung, sangat membantu peserta merasa bahwa mereka semua bekerja bersama di ruangan yang sama.

WebEx adalah salah satu dari sedikit alat pertemuan online yang menawarkan kemampuan ini, menjadikannya alat penting untuk dipertimbangkan jika Anda yakin bahwa elemen waktu tatap muka penting dalam rapat online.

Mencatat

WebEx memiliki fitur praktis yang memungkinkan penyelenggara rapat menugaskan pencatat khusus atau membiarkan semua peserta membuat catatan langsung di perangkat lunak, dengan aplikasi pencatatnya. Setelah rapat selesai, catatan dapat disimpan di komputer masing-masing pencatat, sehingga tugas menindaklanjuti rapat online menjadi lebih mudah.

Catatan juga dapat dibagikan kepada peserta selama rapat, sehingga mudah untuk meninjau kembali poin yang telah dibahas atau pertanyaan yang telah diajukan bila diperlukan.

Berbagai Alat Berguna

Seperti disebutkan, WebEx adalah alat kaya fitur yang membuat pertemuan online terasa seperti pertemuan tatap muka. Misalnya, penyelenggara rapat dapat membuat polling dan memutuskan apakah peserta dapat memilih jawaban tunggal, beberapa jawaban, atau bahkan jawaban singkat. Jawaban polling kemudian dapat disimpan ke komputer host untuk analisis di masa mendatang. WebEx juga memiliki fasilitas obrolan, di mana peserta dapat mengobrol satu sama lain baik secara publik maupun pribadi, tergantung pada batasan obrolan apa yang telah diterapkan oleh tuan rumah.

Tuan rumah memiliki kendali penuh atas rapat, dan mereka dapat memutuskan apakah peserta dapat menyimpan, mencetak, atau membuat anotasi pada dokumen bersama. Mereka juga dapat membisukan semua peserta saat masuk, atau bahkan membisukan peserta terpilih di tengah rapat. Selain itu, tuan rumah dapat membatasi rapat kapan saja, yang dapat membantu mencegah pengguna yang terlambat bergabung ke rapat agar tidak mengganggunya, misalnya.

Secara keseluruhan, WebEx adalah alat yang hebat bagi mereka yang menginginkan suasana ruang rapat dalam rapat jarak jauh mereka. Alat ini penuh dengan fitur berguna, yang tidak hanya memberi tuan rumah kendali penuh atas rapat mereka, tetapi juga membantu peserta berkolaborasi secara waktu nyata.