Bezárás
Menü

Hogyan használjunk szkennert a rendszerezéshez

Mit kell tudni

  • A fájlok digitalizálása előtt hozzon létre mappákat és almappákat a fájlok rendezéséhez.
  • Győződjön meg arról, hogy a lapolvasó vagy nyomtató támogatja az optikai karakterfelismerő (OCR) szoftvert, és hogy telepítve van-e az OCR szoftver.
  • A folyamat attól függően változik, hogy akarod-e dokumentum beolvasása Mac-en vagy dokumentum beolvasása Windows rendszeren.

Papír dokumentumok digitalizálása segíthet a fontos papírmunkák rendezésében. Digitális fájlok, beleértve PDFs segítségével kereshető fájlokká alakíthatók optikai karakterfelismerő (OCR) szoftver ami általában nyomtatóhoz tartozik. Ez azt jelenti, hogy az Ön adatai nem foglalnak helyet, és könnyebben megtalálhatóak. Ezenkívül elmentheti digitális fájljait CD-re vagy DVD-re, flash meghajtóra vagy online tárolóhelyre. Így rendezheti a beolvasott dokumentumokat.

Síkágyas szkennert használó személy
anyaberkut / Getty Images

Hogyan használjunk szkennert a rendszerezéshez

Íme néhány lépés, amellyel megszervezheti vállalkozását vagy otthonát szkenner segítségével. Ehhez dokumentumszkennerre lesz szüksége. Nem kell, hogy drága vagy divatos legyen. Ha nincs ilyened, kezdd ezekkel

fotószkennerek és dokumentumszkennerek véleménye néhány legjobb vásárlásért.

Ha nem akar külön szkennert, akkor olcsó minden az egyben nyomtató elvégzi a munkát.

  1. Nézze át a papírmunkát, és döntse el, mit digitalizálhat, és mit dobhat biztonságosan.

    Ez valószínűleg eltart egy ideig. Szükség esetén kis lépésekben dolgozzon.

  2. A fájlok digitalizálása előtt hozzon létre mappákat és almappákat a fájlok tárolására. Gondolja át a szükséges kategóriákat, és mindegyikhez állítson be egy mappát. Tedd az egyik mappába a hitelkártya-bizonylatokat, a másikba az autóbiztosítási papírokat. Külön mappákba helyezhetők a telefonszámlák, élelmiszerbevételi bizonylatok, lakásjavítási számlák és így tovább. Minden mappán belül hozzon létre almappákat minden évhez (vagy hónaphoz). Könnyebb egy szervezett rendszerrel kezdeni, és új papírmunkát adni a megfelelő fájlhoz, mint a rendszer átrendezése minden egyes új nyugta beolvasásakor.

    Új mappa létrehozásához a Windows rendszerben kattintson jobb gombbal az asztalra, és válassza a lehetőséget Új > Mappa. Ismételje meg ezt a lépést az új mappában egy almappa létrehozásához. Új mappa létrehozásához Mac rendszeren válassza a lehetőséget Fájl > Új mappa, vagy nyomja meg Váltás+Parancs+N.

  3. Győződjön meg arról, hogy a lapolvasóhoz vagy a nyomtatóhoz optikai karakterfelismerő (OCR) szoftver tartozik. Ez lehetővé teszi a dokumentumok PDF formátumba történő beolvasását és a fájlok szerkesztését. Jó eséllyel megfelelő OCR-szoftver van telepítve Windows számítógépére.

    Ha az OCR szoftver nincs telepítve a számítógépére, az ABBYY FineReader és az Adobe Acrobat Pro DC a népszerű választás.

  4. Ideje beszkennelni a dokumentumokat. Ennek pontos módja a használt szkenner és szoftver típusától függ.

    A Lifewire útmutatókat tartalmaz a dokumentumok beolvasásához ablakok és Mac.

  5. Ha végzett a dokumentumok digitalizálásával, ügyeljen a fizikai papírmunkára. Győződjön meg róla, hogy automatikusan szkennelje be a dokumentumokat minden alkalommal, amikor új nyugtákat vagy papírokat kap. Ellenkező esetben ismét gyűlni kezdenek a papírok.