Az automatikus mappák a Dropbox új titkos fegyverei

Dropbox lesz automatikusan megszervezi a mappákat, átnevez, áthelyez, sőt le is fordít bármit, amit bedob.

Rengeteg mód van a Dropbox mappáinak automatizálására – elvégre ez csak egy mappa, amely tele van fájlokat – de a beépített eszköz használata kínál néhány előnyt a kényelem, a biztonság és a megbízhatóság. És továbbra is használhatja azokat a harmadik féltől származó eszközöket, amelyeket szeretne. Szóval, miért olyan nagyszerű ötlet az automatizált mappák létrehozása, és mit tehetnek az Ön számára?

"[Az automatizált mappák] hihetetlenül egyszerű módot jelentenek bármilyen nagy, több fájlból álló, több közreműködővel végzett projekt kezelésére." Devon Fata, a Pixoul webfejlesztő cég vezérigazgatója elmondta a Lifewire-nek e-mailben. "Egy jó szervezési rendszer felállítása, amely mindenki számára jól működik, állandó harc minden projekt alapú munkában, és ez sok időt takaríthat meg ezeken a területeken."

A bejelentés vége

A mappák gyakran rendetlenek. Fájlokat kiírunk egy mappába, hogy megtisztítsuk, mondjuk, az asztalunkat, majd ezek közül néhányat egy almappába írunk, hogy megtisztítsuk az első mappát. Képzeld el, ha ezek a fájlok rendszerezhetnék magukat.

Még azok is profitálhatnak az automatikus iktatás előnyeiből, akik mindent félretesznek. A Dropbox segítségével pedig hamarosan egyszerű lesz. Csak egyszer kell beállítania az automatizálási szabályokat, majd a Dropbox elvégzi az összes munkát.

Létrehozhat például egy szabályt, amely automatikusan mappákba helyezi a fájlokat a dátum alapján. Dobjon egy csomó fájlt a Dropboxba, és az létrehozza a mappákat januárra, februárra és így tovább, és elhelyezi a fájlokat. A fő mappához jövőbeli fájlok automatikusan átkerülnek ezekbe az almappákba. Ideális például az adózási bizonylatok megőrzésére.

Ez szép és már elég erős, de ez sokkal jobb lesz. A Dropbox automatikusan át tudja nevezni a fájlokat és fényképeket is, talán a létrehozásuk/készítésük dátuma alapján. Ezenkívül megcímkézheti a fájlokat, és akár más formátumba is konvertálhatja azokat. Például rendelkezhet egy mappával, amely bármit PDF formátumba konvertál, vagy egy olyan mappát, amely automatikusan kicsomagolja a zip fájlokat.

A szép része az, hogy ezeket a műveleteket a fájlok mappákba való áthelyezése váltja ki, ami bármely csatlakoztatott eszközön elvégezhető.

Alternatívák

A Dropbox mappaautomatizálása végül mindenkihez eljut, de jelenleg csak az üzleti ügyfelek számára. Ennek ellenére számos, még hatékonyabb lehetőség kínálkozik a Dropbox mappáinak – vagy bármely más mappájának – automatizálására.

A mappák automatizálásának két fő kategóriája van. Az egyik egy webalapú szolgáltatás, mint pl Zapier vagy IFTTT (Ha ez, akkor az). A másik egy olyan eszköz, amely helyileg fut a számítógépen, például a kiváló Hazel a Mac számára. Aztán vannak több egycélú szolgáltatás, mint pl Cloud Convert, amely figyeli a Dropbox mappát, és konvertálja a hozzáadott tartalmat. Erőteljes és könnyen használható.

A web-alapú eszköz előnye, hogy más webszolgáltatásokhoz tud kapcsolódni. Az IFTTT vad dolgokra képes. Például beállíthatja, hogy az intelligens villanykörte pirosan villogjon minden alkalommal, amikor új cikk jelenik meg itt a Lifewire News-on. A Zapier még mélyebb – bár sokkal bonyolultabb beállítani – automatizálásokat kínál, amelyek belemélyednek Gmail, Slack, Twitter, Trello, és több.

Ezeknek az online eszközöknek az a hátránya, hogy a személyes adatoknak el kell hagyniuk a számítógépet, hogy elvégezhessék a dolgukat. Másrészt ezeknek az adatoknak nagy része már amúgy is valahol a felhőben van.

Helyi

Ha igazán komolyan szeretne foglalkozni a számítógép automatizálásával, számos eszköz áll rendelkezésére. Mac és iOS rendszeren használhatja a beépített Shortcuts alkalmazást, amely előre elkészített automatizálások galériájával érkezik. Ezek egy része a Dropbox-szal is működik.

A mappák automatizálásához próbálja ki a Hazelt. Ez figyeli a mappákat az új fájlok után, és végrehajtja a műveleteket.

Az egyik általam használt Hazel-szabály figyeli az asztalomat a képekhez. A képernyőképeket 2000 pixel szélesre méretezi át, így használhatom őket az ehhez hasonló online cikkekhez. Egy másik szabály webp képeket készít, és JPG-vé alakítja. Van egy szabályom is, amely a dalokat a korábban iTunes néven ismert alkalmazásba másolja.

A Hazel saját beépített műveletsort kínál, de használhatja Parancsikonok, AppleScriptek, Automator műveletek futtatására, és akár saját szkriptek írására is használható a választott programozási nyelven. Ez a modularitás rendkívül egyszerűvé teszi az indulást, de a benne rejlő lehetőségek is korlátlanok. És természetesen a Dropbox bármely mappájára hatással lehet.

A Dropbox új beépített automatizálása remekül néz ki, és lefedi az alapokat, de remélhetőleg felkelti az érdeklődést a nagyobb teljesítményű automatizálások iránt is. Mert mi értelme van a számítógépnek, ha nem tudja elvégezni helyetted az összes mozgalmas munkát?