A WebEx Online Meeting Tool előnyei és hátrányai

WebEx, gyártó: Cisco Systems, az egyik legszélesebb körben használt online találkozó eszközök világszerte. Ez egy funkciókban gazdag eszköz, amellyel a felhasználók az interneten keresztül találkozhatnak, miközben megosztják a képernyőt, és telefonon vagy VoIP-en keresztül beszélnek. Ez egy robusztus program, amely jól működik Windowson, Macen, sőt okostelefonokon és táblagépeken is, így a résztvevők rugalmasan részt vehetnek az értekezleteken kedvenc eszközükről.

WebEx egy pillantásra

Nem csoda, hogy a WebEx az egyik leggyakrabban használt online értekezlet-eszköz a környéken, mivel ezt biztosítja a felhasználók számára elegendő funkció egy olyan online találkozó létrehozásához, amelyben a résztvevők úgy érzik, mintha a társaságban lennének tanácsterem. Jól működik Windows és Mac rendszeren, és nagyszerű választás azok számára, akik útközben szeretnek megbeszéléseken részt venni okostelefonjukról vagy táblagépükről.

Érvek és ellenérvek

Előnyök: A WebEx egyszerű felhasználói felülettel rendelkezik, bár valamivel kevésbé intuitív, mint a GoToMeeting. A felhasználók egyszerűen megoszthatják asztali számítógépeiket, valamint dokumentumaikat vagy bármely alkalmazásukat a számítógépükön. Gyorsan és egyszerűen módosíthatja az előadókat, létrehozhat táblákat, valamint átadhatja a billentyűzet és az egér vezérlését, így zökkenőmentesen zajlik a találkozó.

Hátrányok: A WebEx által választott alapértelmezett böngésző a internet böngésző, tehát ha inkább használja Firefox vagy Chrome, módosítania kell a böngésző beállításait, mielőtt az eszközön keresztül megosztott hivatkozásra kattintana.

WebEx havi 49 dollártól kezdődik a korlátlan számú találkozóért, egyenként legfeljebb 25 résztvevővel (a cikk írásakor). Ez a GoToMeetinghez hasonlítható, amely ugyanazon az áron legfeljebb 15 résztvevőt tesz lehetővé ülésenként. A felhasználóknak lehetőségük van használatonkénti fizetésre is.

Találkozó létrehozása és csatlakozás

Az értekezlet létrehozása a WebEx segítségével egyszerű, miután a kezdeti beállítási folyamat megtörtént, és a Meeting Center betöltődött a gazdagép számítógépére. A WebEx egy webalapú online találkozóeszköz, ami azt jelenti, hogy nincs szükség letöltésre, és csak egy webböngészőre, például Firefoxra, Internet Explorerre vagy Chrome-ra van szükség a működéséhez.

A házigazdák e-mailben hívhatják meg a résztvevőket, Azonnali üzenet vagy akár egy chaten. A meghívó tartalmaz egy hivatkozást, amely gyorsan közvetlenül az értekezletre viszi a résztvevőket, és arra utasítja őket, hogy telefonvonalukon vagy VoIP-en keresztül csatlakozzanak. Ingyenesen hívható számok állnak rendelkezésre, és több országhoz is van hívószám, így a külföldön dolgozó résztvevőknek nem kell fizetniük a nemzetközi hívások díját ahhoz, hogy részt vegyenek a találkozón.

Prezentációk és alkalmazások megosztása

Bár a képernyőmegosztás a legtöbb online értekezlet-eszköz alapvető funkciója, a WebEx tovább megy abban, hogy irányítást biztosít a házigazdáknak panel, amely lehetővé teszi számukra, hogy privát módon csevegjenek vagy átvegyék az értekezlet irányítását, mivel ezt a panelt más résztvevők nem láthatják. A képernyőmegosztásból való kilépés egyszerű, és egyetlen kattintással elvégezhető.

Azok a felhasználók, akik nem szeretnék megosztani a képernyőjüket, de szeretnének végigmenni egy online értekezlet-prezentáción, a lehetőség megosztani egy alkalmazást, például a PowerPointot, vagy akár csak egyetlen prezentációs fájlt számítógép. A fájl vagy alkalmazás ezután megjelenik az értekezlet képernyőjén.

Az alkalmazásokat a résztvevők távolról is megtekinthetik és vezérelhetik, ha ezt a házigazda engedélyezi. Ha egy Exel táblázatpéldául lehetővé teheti, hogy a résztvevők saját adataikat vigyék be az értekezlet során. A WebEx rendelkezik egy táblafunkcióval is, amellyel a felhasználók úgy rajzolhatnak vagy írhatnak a táblára, mint egy személyes találkozón.

Videók megosztása

A WebEx képes észlelni, ha egy értekezlet résztvevője rendelkezik a webkamera, így ha egy résztvevő úgy dönt, hogy a kamera előtt áll, csak a kamera gombra kell kattintania a vezérlőpulton, és a képe mindig megjelenik, amikor beszél. Ez az élő együttműködés funkcióval együtt valóban segít a résztvevőknek úgy érezni, hogy mindannyian együtt dolgoznak ugyanabban a szobában.

A WebEx egyike azon kevés online értekezlet-eszközöknek, amelyek ezt a lehetőséget kínálják, így elengedhetetlen eszköz, amelyet figyelembe kell venni, ha úgy gondolja, hogy a face-time elem fontos az online találkozókon.

Jegyzetel

A WebEx egy praktikus funkcióval rendelkezik, amely lehetővé teszi az értekezlet-szervező számára, hogy kijelöljön egy dedikált jegyzetkészítőt, vagy lehetővé tegye az összes résztvevő számára, hogy közvetlenül a szoftverben jegyzeteljen a jegyzetkészítő alkalmazással. A megbeszélés befejeztével a jegyzeteket el lehet menteni az egyes jegyzetelők számítógépére, így sokkal könnyebbé válik az online értekezlet nyomon követése.

Jegyzeteket is meg lehet osztani a résztvevőkkel az értekezlet során, így szükség esetén könnyen felkereshet egy már megbeszélt pontot vagy egy feltett kérdést.

Különféle hasznos eszközök

Amint már említettük, a WebEx egy olyan funkciókban gazdag eszköz, amely az online találkozók olyan érzést kelt, mint a személyes megbeszélések. Például az értekezlet házigazdája szavazásokat hozhat létre, és eldöntheti, hogy a résztvevők választhatnak-e egyetlen választ, több választ vagy akár rövid választ is. A szavazás válaszait ezután el lehet menteni a fogadó számítógépére későbbi elemzés céljából. A WebEx rendelkezik csevegési lehetőséggel is, ahol a résztvevők nyilvánosan vagy privát módon cseveghetnek egymással, attól függően, hogy a fogadó milyen csevegési korlátozásokat vezetett be.

A házigazdák teljes mértékben felügyelhetik az értekezletet, és eldönthetik, hogy vajon résztvevők menthet, nyomtathat vagy megjegyzést készíthet egy megosztott dokumentumon. Ezenkívül elnémíthatják az összes résztvevőt a belépéskor, vagy akár a kiválasztott résztvevőket is elnémíthatják a megbeszélés közepén. Ezenkívül a házigazdák bármikor korlátozhatják a megbeszélést, ami megakadályozhatja, hogy például azok a felhasználók, akik későn próbálnak csatlakozni az értekezlethez, megzavarják azt.

Összességében a WebEx nagyszerű eszköz azok számára, akik távoli értekezleteiken a tanácsterem érzését szeretnék. Az eszköz tele van hasznos funkciókkal, amelyek nem csak a házigazdák számára biztosítják az értekezleteik teljes irányítását, hanem a résztvevők valós idejű együttműködését is segítik.