Ne možete ostati usredotočeni na udaljenim sastancima? Nisi sam

Ako radite na daljinu, postoji velika šansa da ste tijekom sastanka prošli tjedan obavljali više zadataka – i jedva da ste sami.

Novi papir koji je objavio Microsoft, rješava problem brojkama. Dok je multitasking bio rijedak na kratkim, malim sastancima, porastao je na gotovo univerzalnu razinu na sastancima koji su se vukli više od sat vremena. Međutim, nisu sve loše vijesti: članak, koji se fokusirao na korištenje Microsoftovih timova, sugerira nekoliko načina na koje bi radnici mogli poboljšati svoj fokus.

"FocusAssist za Windows je već isporučen i mogao bi ovdje biti od velike pomoći", rekla je dr. Mary Czerwinski, istraživačica partnera i voditeljica istraživanja u Microsoftu putem e-pošte. "Zakazivanje vremena fokusa putem Cortane još je jedna dostupna opcija u Outlooku."

Što treba raditi udaljeni radnik?

Multitasking na sastancima često se smatra nepristojnim ili kontraproduktivnim, a novine su otkrile da se to ponekad pokazalo točnim. Međutim, istraživači tvrde složeniju točku. Nije svaki multitasking negativan, a alati se mogu koristiti za usmjeravanje udaljenih radnika prema pozitivnim rezultatima.

Sudionici su detaljno opisali prednosti pozitivnog multitaskinga u anonimnom dnevniku. "Manje sam bio frustriran sastancima koji mi nisu bili od velike koristi", rekao je jedan.

Drugi su rekli da cijene izbor da posvete veliku pažnju kada je to potrebno, a zatim se usredotoče na drugo mjesto kada nije. Sudionici su rekli da im je multitasking pomogao pronaći informacije, poput povezanih datoteka ili razmjene e-pošte, relevantnih za sastanak.

Dr. Czerwinski je rekao da se udaljeni radnici koji koriste Microsoft Teams ili Windows mogu obratiti Focus Assist i Usredotočite se na vrijeme za uklanjanje smetnji koje nisu relevantne za sastanak i odvojite vrijeme da se usredotočite na određeno zadataka. Rad favorizira bilo koji alat koji odbacuje vanjske zahtjeve za pažnjom radnika tijekom sastanka.

Nove, bolje značajke na platformama za udaljeni rad mogle bi ići još dalje u poticanju pozitivnog multitaskinga. U radu se predlaže „način fokusa“ specifičan za sastanak kako bi se pomogao radnicima da obavljaju više zadataka na načine relevantne za sastanak, poput otvaranja e-pošte ili datoteka u sučelju sastanka umjesto drugog prozora ili programa. To bi potaknulo pozitivno obavljanje više zadataka uz istovremeno uklanjanje smetnji koje se nalaze u drugim programima.

Istraživači također predlažu poboljšane alate dnevnog reda koji radnicima omogućuju da ranije napuste sastanke ili se pridruže usred sastanka ako su samo dijelovi sastanka relevantni. To bi se moglo boriti protiv najvećeg neprijatelja svakog raspona pažnje: dugih, dosadnih sastanaka.

Radnici na daljinu dolaze na duge sastanke

Višezadaćnost nije bila osobito uobičajena kada su svi sastanci bili agregirani: oko 30% sastanaka uključivalo je višezadaćnost putem e-pošte, a otprilike 24% je vidjelo višezadaćnost datoteka.

Ali to se promijenilo s trajanjem. Nije iznenađujuće da su sastanci kraći od 20 minuta pokazali nekoliko slučajeva multitaskinga, ali su se ubrzali šokantnom brzinom kao droga za sastanke.

Sastanak u trajanju od 20 do 40 minuta imao je gotovo dvostruko veću vjerojatnost da će se sudionici natjecati za drugim posao, a 80-minutni maraton koji je izazivao jecanje imao je više od šest puta veću vjerojatnost da će radnici biti ometeni.

Veličina sastanka – kao što je broj ljudi koji su sudjelovali – također je bila ključna. Sastanci jedan na jedan potaknuli su najmanje multitaskinga, a treća osoba gotovo nije promijenila rezultat. Ali zaron u druge zadatke postao je vjerojatan jer se više lica pojavilo u videopozivu. Multitasking je bio dvostruko vjerojatniji na sastanku s 10 ili više ljudi.

Jedan sudionik je detaljno opisao relevantnu motivaciju. "Na velikim sastancima, poput gradskih vijećnica, sklon sam zastati i zapravo slušati kada se govori nešto zanimljivo", rekao je sudionik. – Ostatak vremena čini mi se da se uopće ne fokusiram na posao.

Podaci su uključivali još jedan slabiji, ali iznenađujući rezultat: zakazani sastanci loša su vijest. Planirani sastanak imao je otprilike jedan i pol puta veću vjerojatnost da će potaknuti multitasking nego ad hoc sastanak. Od zakazanih sastanaka, sastanci koji se ponavljaju bili su najplodnija osnova za ometanje.

"Kako su sastanci na daljinu zakazani i strukturirani značajno je povezano s time kada i u kojoj mjeri ljudi podijele svoju pažnju", zaključuje se u radu. Dakle, prije nego što pritisnete pošalji pozivnicu za sastanak koji traje sat vremena, razmislite o tome - osim ako ne želite dati suradnicima vremena da izbrišu pristiglu poštu.