Kako koristiti skener da se organizirate

Digitalizacija papirnatih dokumenata može pomoći pri organiziranju vaše važne papirologije. Digitalne datoteke, uključujući PDFs, mogu se pretvoriti u datoteke koje se mogu pretraživati ​​pomoću softver za optičko prepoznavanje znakova (OCR). koji obično dolazi s pisačem. To znači da vaši podaci ne zauzimaju prostor i da ih je lakše pronaći. Također, svoje digitalne datoteke možete spremiti na CD ili DVD, na flash pogon, u online skladište. Evo kako organizirati svoje skenirane dokumente.

Kako koristiti skener da se organizirate

Evo nekoliko koraka koje možete poduzeti da organizirate svoju tvrtku ili dom pomoću skenera. Za ovo će vam trebati skener dokumenata. Ne mora biti skupo ili otmjeno. Ako ga nemate, počnite s ovim

recenzije foto skenera i skenera dokumenata za neke najbolje kupnje.

1. Prođite kroz papirologiju i odlučite što možete digitalizirati, a što sigurno baciti.

   Ovo će vjerojatno potrajati. Radite u malim koracima ako je potrebno.

2. Prije digitalizacije datoteka stvorite mape i podmape za pohranu datoteka. Razmislite o kategorijama koje trebate i za svaku postavite mapu. Stavite račune o kreditnoj kartici u jednu mapu, papire o osiguranju automobila u drugu. Telefonski računi, računi za namirnice, računi za kućne popravke i tako dalje mogu se staviti u zasebne mape. Unutar svake mape stvorite podmape za svaku godinu (ili mjesec). Lakše je započeti s organiziranim sustavom i dodati novu papirologiju u pravu datoteku nego preurediti sustav svaki put kada se skenira nova potvrda.

   Da biste stvorili novu mapu u sustavu Windows, desnom tipkom miša kliknite radnu površinu i odaberite Novi > Mapa. Ponovite ovaj korak dok ste unutar nove mape da biste stvorili podmapu. Da biste stvorili novu mapu na Macu, odaberite Datoteka > Nova mapa, ili pritisnite Shift+Naredba+N.

3. Provjerite je li skener ili pisač isporučen sa softverom za optičko prepoznavanje znakova (OCR). To vam omogućuje skeniranje dokumenata u PDF format i uređivanje datoteka. Postoji velika šansa da je na vašem Windows računalu instaliran pristojan OCR softver.

   Ako OCR softver nije instaliran na vašem računalu, popularni su izbori ABBYY FineReader i Adobe Acrobat Pro DC.

4. Vrijeme je da skenirate svoje dokumente. Kako ćete to učiniti ovisi o vrsti skenera i softvera koji koristite.

   Lifewire ima vodiče za skeniranje dokumenata Windows i Mac.

5. Kada završite s digitalizacijom dokumenata, vodite računa o fizičkoj papirologiji. Provjerite jeste li automatski skenirali dokumente svaki put kada dobijete nove račune ili papirologiju. Inače će se papiri ponovno početi gomilati.