Načini organiziranja vaših Word dokumenata

Ako provodite više vremena tražeći Microsoft Word datoteke nego što radite na svojim dokumentima, iskoristite prednosti organizacijskih značajki koje Word i vaše računalo mogu ponuditi.

Spremite sve Word datoteke sa sličicama

Spremanje Word datoteka s a pregled slike ili minijature olakšava prepoznavanje dokumenta koji vam je potreban bez otvaranja.

Za spremanje svih Word dokumenata s pregledom ili sličicom:

1. U programu Microsoft Word otvorite prazan ili postojeći dokument, a zatim idite na Datoteka tab.

   

2. Odaberi Info.

   

3. Odaberite Svojstva padajuću strelicu i odaberite Napredna svojstva.

   

4. U Svojstva dijaloškom okviru, idite na Sažetak tab.

   

5. Odaberite Spremite minijature za sve Word dokumente potvrdni okvir.

   

6. Odaberi u redu.

   

Ažurirajte svojstva Word dokumenta

Ako radite s nekoliko Word dokumenata koji imaju slične nazive i lokacije, upotrijebite Word dokument svojstva svojstva.

1. Otvorite dokument kojem želite dodati opisna svojstva, a zatim idite na Datoteka tab.

   

2. Odaberi Info.

   

3. Odaberite Svojstva padajuću strelicu i odaberite Napredna svojstva.

   

4. U Svojstva dijaloškom okviru, idite na Sažetak tab.

   

5. Unesite komentare, ključne riječi, kategorije, naslov i informacije o predmetu kako biste lakše razlikovali svoje datoteke.

   

6. Odaberi u redu da biste primijenili promjene i zatvorili dijaloški okvir. Kada dođe vrijeme za pretraživanje, Word može pronaći točno ono što trebate.

Napravite mape na računalu i koristite ih

Postavite jednu mapu za svoje Word dokumente i nazovite je nečim što nećete zaboraviti, npr MyWordDocs. Popunite ga mapama s imenima na način koji vama ima smisla i upotrijebite te mape za spremanje i sortiranje Word datoteka. Ako izrađujete tjedne bilješke sa sastanka, na primjer, napravite mapu za te bilješke i u nju uključite dodatne mape mjesecima ili godinama.

Ako na računalu imate Wordove dokumente godinama i nemate vremena otvoriti svaki i odlučiti hoćete li ga zadržati ili ne, napravite mapu za svaku godinu i premjestite dokumente u te mape. Ovo je dobar način za pohranjivanje starijih datoteka dok ne budete imali vremena organizirati datoteke na način koji vam odgovara.

Koristite dosljedan sustav imenovanja datoteka

Uspostaviti sustav imenovanja da brzo pronađete datoteke koje želite. Postoji mnogo načina za imenovanje datoteka. Odaberite sustav imenovanja i koristite ga dosljedno.

Evo nekoliko prijedloga:

• Uključite vrstu dokumenta u naziv datoteke, na primjer, ugovor, zakup ili bilten. Na ovaj način možete pogledati naziv datoteke da biste pronašli datoteku.
• Naziv datoteke započnite imenom klijenta (ili prezimenom primatelja ako su dokumenti slova).
• Uključite datum u naziv datoteke.

Uzmite si vremena

Ako na tvrdom disku vašeg računala nema dovoljno prostora za pohranu, nemojte se baviti svojim organizacijskim zadacima odjednom. Razdvojite posao na komade kojima se može upravljati i provodite 15 minuta dnevno radeći na njemu.

Dok organizirate Word datoteke na računalu, stavite svaku datoteku u jednu od mapa koje ste napravili, napravite novu mapu ili izbrišite datoteke koje vam više nisu potrebne. Ako niste sigurni što učiniti s datotekom, stavite je u mapu pod naslovom Zadrži do datuma i odaberite datum u budućnosti za koji ćete se, ako do tada još niste otvorili, osjećati ugodno da je izbrišete.

Koje god vrste mapa izradite, stavite ih u svoju glavnu mapu Worda, tako da ćete znati gdje tražiti.