डेटा दर्ज करने और संशोधित करने के लिए एक्सेस इनपुट फॉर्म का उपयोग करें
एक एक्सेस डेटाबेस एक या एक से अधिक तालिकाएँ होती हैं जिनमें संबंधित जानकारी होती है। एक बार जब आप ऐसा खाली डेटाबेस बना लेते हैं, तो आप सभी तालिकाओं के माध्यम से उन्हें जानकारी से भरने के लिए अपने तरीके से काम कर सकते हैं।
हालाँकि, यह थकाऊ और भ्रमित करने वाला हो सकता है। जब आप डेटा दर्ज करने का प्रयास कर रहे हों तो तालिकाओं में डेटा के बीच संबंधों का पालन करना कठिन होता है। एक्सेस इनपुट फॉर्म इसके लिए एक मूल्यवान उपकरण हैं। आप इनपुट प्रपत्रों को डिज़ाइन कर सकते हैं ताकि आप तार्किक प्रारूप में डेटा दर्ज कर सकें।
आइए कुछ सरल टेबल बनाकर शुरू करें, और फिर उनके ऊपर एक एक्सेस इनपुट फॉर्म बनाएं।
इस आलेख में निर्देश एक्सेस 2019, एक्सेस 365, 2016, 2013 और 2010 पर लागू होते हैं जब तक कि अन्यथा उल्लेख न किया गया हो।
एक्सेस में टेबल बनाना
इससे पहले कि आप एक एक्सेस इनपुट फॉर्म बना सकें, आपको कुछ टेबल बनाने की जरूरत है, जिसमें आपका फॉर्म डेटा जाएगा।
Microsoft Access छोटे व्यवसायों के लिए बहुत अच्छा है। इसलिए, इस उदाहरण के लिए, आप बिक्री जानकारी को ट्रैक करने के लिए एक एक्सेस डेटाबेस बनाएंगे।
इस डेटाबेस में आपके बिक्री स्टाफ, मासिक बिक्री और मासिक खर्चों के बारे में जानकारी होगी।
एक्सेस में अपनी टेबल बनाने के लिए:
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एक्सेस में एक नया डेटाबेस लॉन्च करें। आपको एक खाली दिखाई देगा तालिका एक.
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चुनते हैं जोड़ने के लिए क्लिक करें, और पाँच फ़ील्ड जोड़ें। एक छोटा टेक्स्ट, एक लंबा टेक्स्ट, एक बड़ी संख्या, एक छोटा टेक्स्ट और दो मुद्रा फ़ील्ड बनाएं।
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प्रत्येक फ़ील्ड पर राइट क्लिक करें, चुनें फ़ील्ड का नाम बदलें और नया फ़ील्ड नाम टाइप करें। प्रत्येक क्षेत्र को नाम दें विक्रेता का नाम, पता, फोन नंबर, महीना, बिक्री और व्यय।
एक बार जब आपने सभी फ़ील्ड का नाम बदल दिया, तो आप अगले चरण पर जाने के लिए तैयार हैं।
अब जब आपकी तालिका डेटा के लिए तैयार है, तो सभी डेटा दर्ज करने के लिए एक फॉर्म बनाने का समय आ गया है।
बड़ी संख्या वाली फ़ील्ड केवल एक्सेस 2019 या उसके बाद के संस्करण में उपलब्ध है। एक्सेस के पुराने संस्करणों में, आपको फ़ोन नंबर जैसे डेटा रिकॉर्ड करने के लिए स्ट्रिंग फ़ील्ड का उपयोग करना होगा।
एक एक्सेस इनपुट फॉर्म बनाएं
आप एक सरल फ़ॉर्म बनाकर शुरू करेंगे जो आपको इसके साथ काम करने की अनुमति देता है तालिका एक टेबल।
अपना नया इनपुट फॉर्म बनाने की चरण-दर-चरण प्रक्रिया यहां दी गई है:
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चुनते हैं बनाएं मेनू में, और चुनें फॉर्म विजार्ड.
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को चुनिए >> तालिका में सभी क्षेत्रों का चयन करने के लिए बटन।
को चुनिए अगला जारी रखने के लिए बटन।
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वह प्रपत्र लेआउट चुनें जो आप चाहते हैं। न्यायोचित एक अच्छा, आकर्षक प्रारंभिक बिंदु है। याद रखें, यह सिर्फ एक शुरुआती बिंदु है। आप इस प्रक्रिया में बाद में वास्तविक प्रपत्र स्वरूप को संशोधित कर सकते हैं।
को चुनिए अगला जारी रखने के लिए बटन।
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प्रपत्र को एक शीर्षक दें, और फिर प्रपत्र को डेटा-एंट्री मोड या लेआउट मोड में खोलने के लिए उपयुक्त रेडियो बटन चुनें।
को चुनिए खत्म हो अपना फॉर्म जेनरेट करने के लिए बटन।
फॉर्म का उपयोग करना
एक बार जब आप फ़ॉर्म बना लेते हैं, तो आप अपनी इच्छानुसार उसके साथ सहभागिता कर सकते हैं।
लेआउट दृश्य आपको विशिष्ट फ़ील्ड की उपस्थिति और स्वयं प्रपत्र को अनुकूलित करने की अनुमति देता है। डेटा-एंट्री व्यू आपको फॉर्म के साथ इंटरैक्ट करने और डेटा दर्ज करने की अनुमति देता है।
यहां बताया गया है कि फ़ॉर्म कैसे काम करता है:
- उपयोग > तथा < रिकॉर्डसेट के माध्यम से आगे और पीछे जाने के लिए बटन।
- NS > बटन स्वचालित रूप से वर्तमान रिकॉर्डसेट के अंत में एक नया रिकॉर्ड बनाता है।
- NS खोज फ़ील्ड आपको अपनी तालिका में विशिष्ट आइटम खोजने देता है।
- उपयोग के लिए जाओ में घर तालिका रिकॉर्ड के माध्यम से आगे और पीछे जाने के लिए मेनू। आप पहले या अंतिम रिकॉर्ड पर भी जा सकते हैं, या एक नया बना सकते हैं।
अब जब आपने यह पहला फ़ॉर्म बना लिया है, तो आप डेटा दर्ज करना शुरू करने के लिए तैयार हैं।
प्रपत्र डिज़ाइन के साथ खेलने का प्रयास करें। चूंकि फॉर्म आपके एक्सेस डेटाबेस का क्षेत्र होगा जिसे आप देखेंगे और सबसे अधिक उपयोग करेंगे, यह महत्वपूर्ण है कि फॉर्म अच्छी तरह से डिज़ाइन किया गया हो।
डाटा एंट्री के लिए एक्सेस इनपुट फॉर्म
अब जब आपने अपनी तालिका के लिए एक फ़ॉर्म बना लिया है, तो आप डेटा दर्ज करना शुरू करने के लिए तैयार हैं।
अपने नए एक्सेस इनपुट फॉर्म का उपयोग करने का लाभ यह है कि आपको डेटा दर्ज करने के लिए तालिका में अलग-अलग फ़ील्ड खोजने की ज़रूरत नहीं है। जैसे ही आप एक फ़ील्ड में डेटा सम्मिलित करते हैं, आप बस चयन कर सकते हैं टैब अगले क्षेत्र में जाने के लिए कीबोर्ड पर।
एक बार जब आप दबाते हैं टैब अंतिम फ़ील्ड में कुंजी, यह आपके द्वारा संपादित किए जा रहे अंतिम रिकॉर्ड को तालिका में सहेज लेगा और अगले खाली रिकॉर्ड पर चला जाएगा।
अपनी तालिका में कुछ रिकॉर्ड दर्ज करने के लिए अपने नए एक्सेस इनपुट फॉर्म का उपयोग करें।
आप देखेंगे कि केवल प्रपत्र डेटा दर्ज करने और टैब दबाने से, आप बिना अधिक प्रयास किए तालिका में कई रिकॉर्ड्स को तुरंत दर्ज कर सकते हैं।
जैसा कि आप देख सकते हैं, एक्सेस इनपुट फॉर्म का उपयोग करके डेटा दर्ज करना सीधे एक्सेस टेबल में डेटा दर्ज करने की कोशिश करने से कहीं अधिक तेज़ है।
तालिका डेटा संशोधित करना
तालिका में नया डेटा जोड़ने के अलावा, एक एक्सेस इनपुट फ़ॉर्म आपको उस डेटा को संशोधित करने देता है जो पहले से ही तालिका में है।
यहां देखिए यह कैसे काम करता है:
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का उपयोग करके रिकॉर्ड के माध्यम से आगे और पीछे स्क्रॉल करें < या > आइकन, या का उपयोग कर खोज तालिका में किसी भी क्षेत्र में डेटा खोजने के लिए फ़ील्ड।
चुनते हैं सहेजें होम मेनू में रिकॉर्ड्स समूह में। या आप अंतिम फॉर्म फ़ील्ड में टैब दबा सकते हैं। इनमें से कोई भी विकल्प आपके परिवर्तन को सहेज लेगा।
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उपयोग > एक नया रिकॉर्ड दर्ज करने के लिए तुरंत कूदने के लिए इसके दाईं ओर एक स्टार के साथ आइकन, इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि आप वर्तमान में कौन सा रिकॉर्ड देख रहे हैं।
एक बार आपके पास पर्याप्त डेटा हो जाने पर, आप नई तालिकाएँ जोड़ना और जोड़ना शुरू कर सकते हैं और उपयोगी रिपोर्ट बनाना.
माइक्रोसॉफ्ट व्यक्तिगत पुस्तक पुस्तकालय से लेकर आपके पूरे छोटे व्यवसाय तक सब कुछ ट्रैक करने के लिए एक्सेस एक बहुत ही शक्तिशाली उपकरण है। फ़ॉर्म आपको अपने एक्सेस टेबल में संग्रहीत सभी डेटा तक अधिक आसान पहुँच प्रदान करते हैं।