व्यवस्थित होने के लिए स्कैनर का उपयोग कैसे करें

कागज दस्तावेजों का डिजिटलीकरण आपकी महत्वपूर्ण कागजी कार्रवाई को व्यवस्थित करते समय मदद कर सकता है। डिजिटल फ़ाइलें, जिनमें शामिल हैं पीडीएफs, का उपयोग करके खोजने योग्य फ़ाइलों में परिवर्तित किया जा सकता है ऑप्टिकल कैरेक्टर रिकग्निशन (ओसीआर) सॉफ्टवेयर जो आमतौर पर एक प्रिंटर के साथ आता है। इसका मतलब है कि आपकी जानकारी जगह नहीं लेती है, और इसे ढूंढना आसान है। इसके अलावा, आप अपनी डिजिटल फाइलों को सीडी या डीवीडी पर, फ्लैश ड्राइव पर, ऑनलाइन स्टोरेज सुविधा में सहेज सकते हैं। यहां अपने स्कैन किए गए दस्तावेज़ों को व्यवस्थित करने का तरीका बताया गया है।

व्यवस्थित होने के लिए स्कैनर का उपयोग कैसे करें

स्कैनर का उपयोग करके अपने व्यवसाय या घर को व्यवस्थित करने के लिए आप यहां कुछ कदम उठा सकते हैं। यह काम करने के लिए आपको एक दस्तावेज़ स्कैनर की आवश्यकता होगी। यह महंगा या फैंसी होने की जरूरत नहीं है। यदि आपके पास एक नहीं है, तो इनसे शुरू करें फोटो स्कैनर और दस्तावेज़ स्कैनर की समीक्षा कुछ बेहतरीन खरीद के लिए।

1. अपनी कागजी कार्रवाई के माध्यम से जाएं और तय करें कि आप क्या डिजिटाइज़ कर सकते हैं और आप सुरक्षित रूप से क्या टॉस कर सकते हैं।

   इसमें कुछ समय लगने की संभावना है। यदि आवश्यक हो तो छोटे वेतन वृद्धि में काम करें।

2. अपनी फ़ाइलों को डिजिटाइज़ करने से पहले, फ़ाइलों को संग्रहीत करने के लिए फ़ोल्डर और सबफ़ोल्डर बनाएँ। उन श्रेणियों के बारे में सोचें जिनकी आपको आवश्यकता है, और प्रत्येक के लिए एक फ़ोल्डर सेट करें। क्रेडिट कार्ड रसीदें एक फ़ोल्डर में रखें, कार बीमा कागजी कार्रवाई दूसरे में। फोन बिल, किराने की रसीदें, घर की मरम्मत के बिल आदि को अलग-अलग फोल्डर में रखा जा सकता है। प्रत्येक फ़ोल्डर में, प्रत्येक वर्ष (या माह) के लिए सबफ़ोल्डर बनाएँ। हर बार एक नई रसीद स्कैन किए जाने पर सिस्टम को पुनर्व्यवस्थित करने की तुलना में एक संगठित प्रणाली के साथ शुरू करना और सही फ़ाइल में नई कागजी कार्रवाई जोड़ना आसान है।

   विंडोज़ में एक नया फ़ोल्डर बनाने के लिए, डेस्कटॉप पर राइट-क्लिक करें और चुनें नया > फ़ोल्डर. सबफ़ोल्डर बनाने के लिए नए फ़ोल्डर के अंदर इस चरण को दोहराएं। Mac में नया फ़ोल्डर बनाने के लिए, चुनें फ़ाइल > नया फोल्डर, या दबाएं खिसक जाना+आदेश+एन.

3. सुनिश्चित करें कि स्कैनर या प्रिंटर ऑप्टिकल कैरेक्टर रिकग्निशन (ओसीआर) सॉफ़्टवेयर के साथ आया है। यह आपको दस्तावेजों को पीडीएफ प्रारूप में स्कैन करने और फाइलों को संपादित करने की अनुमति देता है। एक अच्छा मौका है कि आपके विंडोज कंप्यूटर पर अच्छा ओसीआर सॉफ्टवेयर स्थापित हो।

   यदि आपके कंप्यूटर पर OCR सॉफ़्टवेयर स्थापित नहीं है, तो ABBYY FineReader और Adobe Acrobat Pro DC लोकप्रिय विकल्प हैं।

4. यह आपके दस्तावेज़ों को स्कैन करने का समय है। वास्तव में आप इसे कैसे करते हैं यह आपके द्वारा उपयोग किए जाने वाले स्कैनर और सॉफ़्टवेयर के प्रकार पर निर्भर करता है।

   Lifewire के पास दस्तावेज़ों को स्कैन करने के लिए मार्गदर्शिकाएँ हैं खिड़कियाँ तथा Mac.

5. जब आप दस्तावेज़ों का डिजिटलीकरण कर लें, तो भौतिक कागजी कार्रवाई के शीर्ष पर रहें। सुनिश्चित करें कि आप हर बार नई रसीदें या कागजी कार्रवाई प्राप्त करने पर दस्तावेज़ों को स्वचालित रूप से स्कैन करते हैं। नहीं तो कागज फिर से जमा होने लगेंगे।