Les dossiers automatiques sont la nouvelle arme secrète de Dropbox

Dropbox sera organiser automatiquement vos dossiers pour vous, renommer, déplacer et même traduire tout ce que vous y déposez.

Il existe de nombreuses façons d'automatiser les dossiers de votre Dropbox. Après tout, il ne s'agit que d'un dossier rempli de fichiers, mais avoir un outil intégré pourrait offrir quelques avantages en termes de commodité, de sécurité et fiabilité. Et vous pouvez toujours utiliser tous ces outils tiers que vous aimez. Alors, pourquoi les dossiers automatisés sont-ils une si bonne idée, et que peuvent-ils faire pour vous?

« [Les dossiers automatisés sont] un moyen incroyablement simple de gérer tout type de projet volumineux, multi-fichiers et multi-contributeurs. » Devon Fata, PDG de la société de développement Web Pixoul, a déclaré à Lifewire par e-mail. « Mettre en place un bon système d'organisation qui fonctionne pour tout le monde est une bataille constante dans tout type de travail basé sur des projets, et cela pourrait faire gagner beaucoup de temps dans ces domaines. »

La fin du dépôt

Les dossiers sont souvent un gâchis. Nous vidons les fichiers dans un dossier pour nettoyer, disons, nos bureaux, puis nous vidons certains de ces fichiers dans un sous-dossier pour nettoyer le premier dossier. Imaginez si ces fichiers pouvaient s'organiser d'eux-mêmes.

Même ceux d'entre nous qui gardent tout de côté peuvent bénéficier du classement automatique. Et avec Dropbox, ce sera bientôt facile. Vous n'avez qu'à configurer vos règles d'automatisation une fois, puis Dropbox fait tout le travail.

Par exemple, vous pouvez créer une règle qui place automatiquement vos fichiers dans des dossiers en fonction de la date. Déposez un tas de fichiers dans votre Dropbox, et cela créera des dossiers pour janvier, février, etc., et y rangera vos fichiers. Les futurs fichiers ajoutés au dossier principal seront automatiquement déplacés dans ces sous-dossiers. C'est idéal pour conserver les reçus de vos impôts, par exemple.

C'est bien et déjà assez puissant, mais ça va beaucoup mieux. Dropbox peut également renommer automatiquement les fichiers et les photos, peut-être en fonction de la date à laquelle ils ont été créés/pris. Il peut également marquer vos fichiers et même les convertir dans d'autres formats. Par exemple, vous pourriez avoir un dossier qui convertit n'importe quoi en PDF ou un qui décompresse automatiquement les fichiers zip.

La partie intéressante est que ces actions sont déclenchées en déplaçant des fichiers dans des dossiers, ce qui peut être fait sur n'importe quel appareil connecté.

Alternatives

L'automatisation des dossiers Dropbox arrive finalement à tout le monde, mais elle n'est actuellement déployée que pour les clients professionnels. Néanmoins, il existe de nombreuses options encore plus puissantes pour automatiser vos dossiers Dropbox, ou tout autre dossier.

Il existe deux catégories principales pour l'automatisation des dossiers. L'un est un service Web comme Zapier ou IFTTT (Si ceci alors cela). L'autre est un outil qui s'exécute localement sur votre ordinateur, comme l'excellent Noisette pour Mac. Ensuite, il y a plus de services à but unique comme Conversion en nuage, qui surveillera un dossier Dropbox et convertira tout ce que vous ajoutez. Il est puissant et facile à utiliser.

L'avantage d'un outil Web est qu'il peut se connecter à d'autres services Web. IFTTT peut faire des trucs sauvages. Vous pourriez, par exemple, faire clignoter votre ampoule intelligente en rouge chaque fois qu'un nouvel article est publié ici sur Lifewire News. Zapier propose des automatisations encore plus approfondies, bien que beaucoup plus complexes à mettre en place, qui s'appuient sur votre Gmail, Slack, Twitter, Trello, et plus.

L'inconvénient de ces outils en ligne est que vos données privées doivent quitter votre ordinateur pour qu'ils puissent faire leur travail. D'un autre côté, une grande partie de ces données se trouvent déjà quelque part dans le cloud.

Local

Si vous voulez vraiment prendre au sérieux l'automatisation sur votre ordinateur, il existe de nombreux outils. Sur Mac et iOS, vous pouvez utiliser l'application Raccourcis intégrée, qui comprend une galerie d'automatisations prédéfinies. Certains d'entre eux fonctionnent également avec Dropbox.

Pour automatiser les dossiers, essayez Hazel. Cela surveille les dossiers pour les nouveaux fichiers et agit sur eux.

Une règle Hazel que j'utilise surveille mon bureau pour les images. Il redimensionne les captures d'écran à 2 000 pixels de large, je peux donc les utiliser pour des articles en ligne comme celui-ci. Une autre règle prend des images webp et les transforme en JPG. J'ai également une règle qui copie les chansons dans l'application anciennement connue sous le nom d'iTunes.

Hazel propose son propre ensemble d'actions intégrées, mais vous pouvez également l'utiliser pour exécuter des raccourcis, des AppleScripts, des actions Automator et même écrire vos propres scripts dans le langage de programmation de votre choix. Cette modularité le rend à la fois extrêmement facile à démarrer mais aussi illimité dans son potentiel. Et, bien sûr, il peut agir sur n'importe quel dossier de votre Dropbox.

La nouvelle automatisation intégrée de Dropbox a fière allure et couvre les bases, mais j'espère qu'elle suscitera également l'intérêt pour des automatisations plus puissantes. Car à quoi sert un ordinateur s'il ne peut pas s'occuper de tout le travail chargé à votre place ?